Imaginez la scène : Ma journée de travail a commencé depuis 30 minutes et j’ai déjà coché trois choses sur ma liste de choses à faire. Je me suis occupé de mes finances, j’ai finalisé une réunion de réseautage, j’ai peaufiné un argumentaire et je suis prêt à écrire sérieusement. Et puis, tout à coup, ma connexion internet est coupée. Comment peut-on faire quelque chose sans Internet ? Après quelques minutes de panique et d’énervement, je commence à faire ce que je peux, hors ligne. Et puis, finalement, l’absence d’internet révèle certaines croyances que j’avais à tort sur le multitâche, car – surprise – le travail se déroule sans encombre jusqu’à la fin d’une journée très productive, bien que je ne sois pas en mesure de vérifier et de répondre aux messages ou de faire des recherches rapides sur certains points.

Si la possibilité de travailler sur des tâches simultanées a ses mérites, le fait de savoir où nous nous sommes trompés sur le multitâche nous permet de contrôler le processus de travail. Voici 10 erreurs que nous avons commises à propos du multitâche :

1. Ce n’est pas vraiment du multitâche.

Le multitâche consiste en fait à passer d’une tâche à l’autre. Des études menées par le psychologue René Marois à l’université Vanderbilt ont révélé que lorsque les humains tentent d’effectuer deux tâches à la fois, l’exécution de la première tâche entraîne un retard dans la seconde, car un goulot d’étranglement se produit dans la zone de traitement de l’information du cerveau. En d’autres termes, le cerveau ne peut pas faire deux choses à la fois.

2. Toutes les tâches ne peuvent pas être effectuées en mode multitâche.

Le multitâche n’est possible que lorsque l’une des tâches est automatique, comme prendre une douche ou marcher. Dans The Multitasking Mind, les auteurs Dario Salvucci et Niels Taatgen citent la lecture tout en mélangeant un bol d’ingrédients et l’arrachage des mauvaises herbes dans le jardin tout en écoutant la radio comme exemples de multitâches sans effort. Des difficultés apparaissent lorsque les tâches impliquent le même traitement cérébral ou la même partie du corps, comme la frappe et l’utilisation d’une souris (les deux requièrent la main droite) ou la conduite et le balayage d’un appareil de navigation (les deux requièrent la vision). Le conflit le plus intense est le multitâche dans la tête, où les processus cérébraux cognitifs et linguistiques créent des interférences, comme lire tout en ayant une conversation.

3. Tout le monde ne peut pas être multitâche.

Certaines personnes sont plus douées que d’autres pour le multitâche, mais ce ne sont pas nécessairement celles qui font beaucoup de multitâches. « En fait, plus elles sont susceptibles de le faire, plus elles sont susceptibles d’être mauvaises dans ce domaine. C’est ce qu’ont découvert David Sanbonmatsu et David Strayer, professeurs de psychologie à l’université de l’Utah, dans le cadre d’une étude. L’étude suggère que les gens font plusieurs tâches à la fois non pas parce qu’ils en ont la capacité, mais « parce qu’ils sont moins capables de bloquer les distractions et de se concentrer sur une tâche unique ».

4. Le multitâche ne permet pas de gagner du temps.

Le gain de temps est un autre point important sur lequel je me suis trompé à propos du multitâche. Passer d’une tâche à l’autre ou effectuer deux tâches ou plus en succession rapide fait perdre des secondes. Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans et David Meyer ont mené des expériences au cours desquelles de jeunes adultes passaient d’une tâche à l’autre, par exemple pour résoudre des problèmes de mathématiques ou classer des objets géométriques. Ils ont constaté que le multitâche prenait en réalité jusqu’à 40 % du temps productif.

5. Le multitâche n’est pas efficace.

L’étude de Rubinstein, Evans et Meyer a également montré que le multitâche implique davantage d’erreurs dues à la charge cognitive du cerveau. Le cerveau doit non seulement s’adapter à la seconde tâche, mais aussi se souvenir de l’endroit où il s’est arrêté dans la tâche initiale. Si le comptage est interrompu par une seconde tâche, il faut se réorienter et se souvenir de l’endroit où l’on s’est arrêté pour continuer à compter avec précision. Des erreurs se produisent également lors d’activités impliquant une réflexion critique.

6. Le multitâche peut être dangereux.

Les contrôleurs aériens travaillent avec un niveau de stress élevé en raison des efforts considérables qu’ils doivent fournir pour se concentrer sur leurs tâches. Ils sont conscients des conséquences dangereuses d’une seule erreur. Des résultats presque fatals peuvent également se produire dans le domaine médical, comme dans le cas d’un homme de 56 ans atteint de démence. Lors d’une visite à l’hôpital, son médecin traitant a demandé au résident d’arrêter son traitement anticoagulant. Le système informatisé de saisie des ordonnances de l’hôpital (CPOE) permet de le faire en temps réel. La résidente a commencé à saisir l’ordonnance sur son smartphone, mais elle a reçu un SMS d’un ami au sujet d’une fête, auquel elle a répondu. Le médecin et l’interne ont ensuite poursuivi leur tournée. L’interne n’a pas terminé la saisie de l’arrêt du médicament, ce qui a entraîné une opération d’urgence à cœur ouvert, à laquelle le patient a heureusement survécu.

7. Un patron multitâche envoie un mauvais signal.

Dans son livre The Silent Language of Leaders : How Body Language Can Help-or Hurt-How You Lead, Carol Kinsey Goman parle des messages non verbaux des dirigeants. L’exemple d’un patron qui dit verbalement à son équipe qu’elle est importante et qu’elle est toujours la bienvenue dans son bureau en est un bon exemple. Pourtant, lorsqu’un membre de l’équipe la sollicite, cette patronne répond aux questions tout en rédigeant un courriel ou en mélangeant des papiers, sans établir de contact visuel. Résultat : les membres de l’équipe ont l’impression qu’ils n’obtiennent même pas la moitié de l’attention de cette patronne.

8. le multitasking entrave les réunions.

On pourrait penser qu’avec tous les appareils disponibles, les réunions couvriraient plus de choses en moins de temps. Les participants devraient pouvoir noter les sujets de leurs rapports et les actions à entreprendre. Nous nous sommes également trompés sur le multitâche. Ce qui se passe généralement, c’est que les participants perdent le fil de la discussion parce qu’ils sont en train de peaufiner leurs rapports ou de noter les actions à entreprendre. Dans une réunion productive, les participants sont également présents mentalement et participent activement à la discussion. Une personne désignée rédige le procès-verbal de la réunion pour le distribuer ultérieurement.

9. Le multitâche affaiblit la mémoire et la capacité d’organisation.

Ce que nous croyons souvent être des problèmes de mémoire sont en fait des problèmes d’attention. On ne peut pas se souvenir plus tard de ce à quoi on ne prête pas attention maintenant. Edward Hallowell, psychiatre pour enfants et adultes, décrit le déficit d’attention comme une réponse à notre environnement hypercinétique. Lorsqu’un individu est confronté à plus d’informations qu’il ne le peut, ses circuits cérébraux sont surchargés. Il est incapable de rester organisé, de fixer des priorités ou de gérer son temps.

10. Le multitâche nuit aux relations.

Nous justifions le travail multitâche par le fait qu’il nous permet de consacrer plus de temps à nos relations. Eh bien, nous nous trompons aussi sur le multitâche. Alors que de plus en plus d’applications mobiles sont disponibles pour le travail, les tâches ménagères et les courses, le rôle du multitâche avec les téléphones portables a atteint un statut infâme. Vous avez sans doute déjà éprouvé la frustration d’avoir une conversation avec votre partenaire ou un ami qui est interrompue par des messages textuels, des courriels ou des appels téléphoniques. Une étude de l’université d’Essex a montré que la simple présence d’un téléphone portable – même lorsqu’il n’est pas utilisé – lors d’une conversation personnelle devient un obstacle à la proximité, à la confiance et à l’empathie.

Pourquoi ce que nous avons mal compris à propos du multitâche est une bonne nouvelle.

Il n’y a pas de mal à ne pas faire plusieurs choses à la fois. Se concentrer sur une seule tâche permet de la terminer plus rapidement et de commencer la suivante. Vous pouvez également mieux vous concentrer sur les rencontres importantes en face à face.

Lorsque vous devez effectuer plusieurs tâches à la fois, vous pouvez le faire correctement. Selon l’étude de Strayer et Sanbonmatsu, les personnes qui n’ont pas l’habitude d’être multitâches sont celles qui le sont le plus.

Vous pouvez choisir des combinaisons de tâches et des appareils efficaces. Disposez d’un double écran pour faciliter la recherche, utilisez des pédales pour la transcription et écoutez certains livres audio en conduisant.

Oh, et surtout, sifflez pendant que vous travaillez !

Crédit photo : Arthur Gebuys via flickr.com