En tant que jeune professionnel, il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup de temps en réunion. Les employés du 21e siècle ont développé une relation amour-haine avec les réunions. D’une part, les réunions sont une excellente occasion de rassembler une équipe pour résoudre des problèmes et générer des idées de manière interactive. D’autre part, de nombreuses réunions ont tendance à s’écarter rapidement du sujet et ne parviennent pas à atteindre les objectifs fixés. La bonne nouvelle, c’est que les réunions ne doivent pas nécessairement être fades et improductives. La mise en œuvre des cinq stratégies suivantes lors de votre prochaine réunion vous aidera à tirer le meilleur parti de vos réunions et à minimiser les pertes de temps.
🔥 Produits recommandés : Canon EOS R6 II • DJI Mini 4 Pro • MacBook Pro M4
1. Distribuer l’ordre du jour à l’avance
Chaque réunion doit avoir un objectif précis. Chaque participant à une réunion doit savoir exactement quel sera le sujet de la réunion bien avant celle-ci. En général, il est préférable de distribuer l’ordre du jour 24 heures à l’avance, ce qui laisse à chacun le temps de faire des recherches et de préparer les contributions nécessaires. Ainsi, tout le monde se présente à la réunion prêt à engager un dialogue constructif.
2. Limiter le nombre de participants
Pour certaines réunions, il n’est pas nécessaire que toute l’équipe soit présente. Bien qu’il soit facile d’envoyer l’invitation à toutes les personnes figurant sur la liste de distribution par courrier électronique, le fait d’être un peu plus sélectif dans le choix des personnes invitées peut s’avérer très payant. Les gens ont tendance à être plus ouverts et plus francs dans les petits groupes que dans les grands. N’invitez que les membres de l’équipe qui sont nécessaires à la réalisation de l’objectif de la réunion. Tous les autres peuvent être remplacés plus tard.
3. mettre à l’écart les conversations hors sujet
Comme indiqué précédemment, chaque réunion doit avoir un objectif spécifique. Toutes les discussions qui ont lieu au cours d’une réunion doivent s’aligner sur l’objectif de la réunion. Vous souhaitez certainement accueillir de nouvelles idées et perspectives, mais pas au détriment de la tâche à accomplir. Si quelqu’un soulève un point qui risque de faire dérailler la réunion vers une tangente qui prend du temps, suggérez rapidement au groupe de reporter ce sujet à un moment plus approprié. En évitant les dérives potentielles, vous permettez à chacun de se concentrer sur la mission en cours.
4. Respectez vos contraintes de temps
Il est extrêmement important d’acquérir la réputation de commencer et de terminer vos réunions à l’heure. Si les invités savent qu’ils peuvent compter sur vous pour respecter leur temps, ils seront plus enclins à arriver à l’heure et à participer pleinement. Veillez à prévoir suffisamment de temps pour discuter pleinement de chaque point de l’ordre du jour. En règle générale, une réunion ne doit pas durer plus de 60 minutes. Si vous pensez que votre réunion durera plus longtemps, envisagez de diviser l’ordre du jour en deux parties afin de ne pas monopoliser trop de temps des participants en une seule fois.
5. donner des devoirs
L’un des problèmes que posent de nombreuses réunions est que personne ne prend de mesures sur les sujets qui y ont été abordés. Cela conduit à de nouvelles « réunions sur les réunions » redoutées, afin de rappeler à l’équipe les mesures à prendre à la suite d’une discussion antérieure. Pour éviter cette situation, avant de clore chaque réunion, veillez à identifier les personnes responsables des actions à entreprendre à l’issue de la réunion. Envoyez un courriel de suivi confirmant l’engagement de chaque personne à l’égard de chaque action et fixez un rendez-vous pour une réunion de suivi afin de vous assurer que tout le monde reste sur la bonne voie. Il est essentiel de donner des devoirs à la fin de chaque réunion pour s’assurer que le temps a été bien utilisé. Après tout, l’objectif des réunions n’est pas simplement de parler de plans et de stratégies. Les réunions doivent porter sur la mise en œuvre de ces plans et stratégies. Le devoir est la mise en œuvre.
Crédit photo : Benjamin Child via unsplash.com