Le courrier électronique est l’un de nos principaux moyens de communication, et pourtant, de nombreuses personnes commettent des erreurs à son sujet. Si quelqu’un ne répond pas à quelqu’un qui lui parle en personne, c’est considéré comme extrêmement impoli ; pourtant, il est acceptable de quitter brusquement une conversation par courrier électronique ? Ce n’est pas bien. Voici 9 choses à ne pas faire avec les e-mails.
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1. Il ne faut pas laisser quelqu’un en plan.
Pour de nombreuses correspondances, deux lettres suffisent pour répondre à un courriel : o et k . En fait, la personne qui reçoit le courriel vous comprendra probablement avec un simple k. Envoyez une ou deux lettres pour confirmer que vous avez reçu le courriel de quelqu’un. Mieux encore, donnez-lui une idée de la date à laquelle vous lui répondrez. Mais, à tout le moins, laisser quelqu’un en suspens est une chose que vous ne devriez pas faire avec le courrier électronique.
2. Il ne faut pas demander quelque chose d’urgent par courrier électronique.
Même si nous disposons tous d’un compte de messagerie sur notre smartphone, tout le monde ne consultera pas son courrier électronique, à moins que vous ne lui donniez une véritable raison de le faire. Si vous avez besoin d’une réponse avant la fin de la journée, n’hésitez pas à décrocher le téléphone. Attendre qu’ils consultent leurs messages est une chose que vous ne devez absolument pas faire avec le courrier électronique.
3. Il ne faut pas écrire un roman dans un courriel.
Presque personne ne lira un message de plus de 1 000 mots, et c’est même un comble. Comprimez la plupart de vos messages en 500 mots ou moins.
4. Vous ne devez pas utiliser votre boîte de réception comme une liste de choses à faire.
Un courriel est une terrible liste de choses à faire. À moins que vous ne vous envoyiez régulièrement des mémos par courrier électronique, tout ce que vous devez faire en une journée n’apparaîtra pas dans votre boîte de réception. Cependant, le courrier électronique peut constituer une excellente deuxième liste de choses à faire. Utilisez l’application Mailbox (pour iOS, Android et en version bêta pour OS X) pour sauvegarder les chaînes de courrier électronique que vous n’êtes pas prêt à archiver.
5. Vous ne devez pas laisser votre boîte de réception s’empiler.
Il est déconseillé de laisser s’accumuler les messages dans la boîte de réception. Votre objectif doit être de réduire votre boîte de réception à zéro, ou à un niveau aussi proche que possible. L’application Boîte aux lettres s’avère une fois de plus très utile, car elle vous permet de classer certains messages dans des listes et d’en conserver d’autres pour plus tard, afin d’atteindre le niveau zéro avec une relative facilité.
6. Il ne faut pas trop réfléchir à un courriel.
Vous pouvez certainement passer trop de temps à rédiger un courriel. Au bout d’un certain temps, vous ne pourrez plus rien faire pour améliorer votre message. Lorsque vous êtes sûr à 95 % de son contenu, laissez-le s’envoler.
7. Il ne faut pas sous-estimer un courriel.
J’ai indiqué plus haut qu’il fallait envoyer un courrier électronique lorsque l’on avait une certitude de 95 %. Tout niveau d’examen inférieur est dangereux. Les fautes de grammaire et de frappe sont fatales lorsque vous postulez à un emploi ou que vous essayez d’attirer un nouveau client. De même, si vous envoyez un courriel très sérieux et très personnel, veillez à ce que le message ait exactement le bon ton.
8. Vous ne devez pas écrire quelque chose d’original pour chaque e-mail.
Seuls les nouveaux adeptes du lifehacking rédigent un message entièrement nouveau pour chaque personne à qui ils envoient un courriel. C’est une habitude que vous ne devez absolument pas prendre avec le courrier électronique. Les experts en productivité enregistrent des modèles de messages courants qu’ils doivent envoyer par courrier électronique dans un service de prise de notes comme Evernote ou OneNote. Les vrais professionnels disposent même d’une application d’expansion de texte qui ne nécessite que quelques frappes pour envoyer un long message.
9. Il ne faut pas être trop exclamatif dans ses courriels.
Un excès de points d’exclamation est vraiment ennuyeux !!!! Il en va de même pour les points d’interrogation, les points de suspension et surtout les émoticônes. Si vous écrivez des courriels de manière très décontractée, votre interlocuteur ne vous prendra pas au sérieux. Même si vous n’échangez que des courriels avec un ami, vous pouvez essayer d’utiliser un langage professionnel pour prendre l’habitude de le faire.
Crédit photo : Recrea HQ via flickr.com