Depuis 25 ans que je travaille en entreprise et que je coache des entrepreneurs, les gens cherchent toujours à améliorer leurs compétences en matière de gestion du temps.

En tant que coach, les gens viennent souvent me voir parce qu’ils pensent qu’ils n’ont pas assez de temps pour réaliser tout ce qu’ils veulent chaque jour. Ils sont occupés, mais ne travaillent pas sur les choses qui leur procurent une grande joie ou qui ont un réel impact sur leur entreprise et leur vie.

Le fait d’être constamment en action tout au long de la journée est la norme. Ils sont coincés dans un cycle sans fin d’occupation et de remplissage du temps par des tâches.

L’une des choses que j’ai remarquées à propos du travail intensif, c’est qu’il ne rend pas les gens plus productifs ou plus créatifs. En fait, il crée davantage de complications et de complexité.

Traiter des courriels, participer à de nombreuses réunions, faire plusieurs choses à la fois et travailler sur des activités à faible valeur ajoutée n’est souvent pas la meilleure façon d’utiliser son temps.

Et s’il existait une autre façon de gérer son temps ? Aimeriez-vous pouvoir gérer votre temps plus efficacement et terminer chaque journée en étant satisfait de ce que vous avez accompli ?

Il existe quelques stratégies simples de gestion du temps que les personnes très occupées peuvent utiliser pour devenir plus efficaces, plus productives et accomplir davantage de choses importantes.

Vous trouverez ci-dessous 8 stratégies de gestion du temps que les personnes très occupées peuvent mettre en œuvre dès maintenant pour se simplifier la vie et changer leur façon d’envisager la gestion de leur temps.

1. Faire un audit du temps

Si vous voulez prendre le contrôle de votre temps, la première étape consiste à comprendre comment vous l’utilisez actuellement.

Vous ne pouvez pas changer tant que vous ne savez pas clairement où vous en êtes, ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Cet audit vous donne une vue d’ensemble de la valeur que vous créez et des résultats que vous obtenez en fonction du temps que vous investissez dans chaque projet ou tâche. Il vous aidera à tout simplifier afin que vous puissiez comprendre très rapidement si vous utilisez votre temps de manière productive ou non.

Lorsque mes clients effectuent un audit de leur temps, ils le font généralement pendant sept jours d’affilée et je vous recommande d’en faire autant.

Comment réaliser un audit du temps

1. Prenez une feuille de papier vierge
2. Mettre une date en haut de la page
3. Tracer trois lignes sur la page
4. Intitulez la première colonne « Travail à haute valeur ajoutée ».
5. Intitulez la deuxième colonne « Bon travail ».
6. Intitulez la troisième colonne « Travail de faible valeur »

Le travail à haute valeur ajoutée est un travail que vous aimez faire et pour lequel vous êtes excellent. C’est le travail qui donne les meilleurs résultats.

Un bon travail est un travail que l’on apprécie. Il donne de bons résultats, mais il s’agit d’un travail souvent répétitif que quelqu’un d’autre pourrait faire aussi bien, voire mieux.

Le travail à faible valeur ajoutée ne vous enthousiasme pas et vous frustre probablement. Il ne donne pas de bons résultats, diminue votre niveau d’énergie et pourrait être arrêté ou confié à quelqu’un d’autre.

Pour chaque projet ou tâche que vous entreprenez, attribuez-le à l’une des trois colonnes en indiquant le nom du travail et le temps passé.

À la fin des sept jours, faites le total du temps passé dans chaque colonne et sur chaque projet.

Je préfère le papier, mais vous pouvez également utiliser un outil tel qu’une grenouillère ou une moissonneuse-batteuse .

Cet exercice peut vous ouvrir les yeux. À la fin de l’audit, cherchez des moyens d’améliorer la façon dont vous passez votre temps. Demandez-vous comment vous pouvez passer plus de temps à faire du travail à haute valeur ajoutée qui a le plus d’impact, apporte plus de joie et produit les résultats que vous souhaitez.

2. Fixer des objectifs de gestion du temps

En l’absence d’une vision ou d’objectifs clairs, il est facile de dériver, de se déconcentrer et de se laisser distraire.

En clarifiant votre situation actuelle et votre objectif, il devient beaucoup plus facile de concentrer votre temps sur les activités à forte valeur ajoutée qui vous aideront à atteindre vos objectifs.

En fixant des objectifs spécifiques et mesurables, vous pouvez clairement identifier votre avenir idéal et créer un plan et un chemin pour y parvenir.

Cette clarté vous permet de tout simplifier. Vous connaissez clairement votre destination et savez comment gérer au mieux votre temps, vos ressources et vos collaborateurs pour y parvenir,

En comprenant ce que vous faites le mieux et ce qui peut avoir le plus d’impact, vous saurez mieux comment utiliser votre temps et qui d’autre peut vous aider à atteindre vos objectifs.

La maîtrise de votre temps dépend en partie des changements que vous pouvez apporter. Il s’agit aussi de savoir qui peut vous aider à devenir encore plus efficace.

Se fixer des objectifs peut vous donner la volonté et la motivation nécessaires pour avancer dans la bonne direction, ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire l’ennui et la procrastination.

Fixez des objectifs pour chaque période de 90 jours et examinez vos résultats à la fin du cycle. Examinez ce qui a fonctionné et les avancées que vous avez réalisées. Fixez ensuite vos prochains objectifs à 90 jours.

Pour en savoir plus sur la fixation d’objectifs pour accomplir des tâches, consultez cet article : 17 conseils intelligents pour se fixer des objectifs afin d’accomplir davantage de choses

3. Déléguer et externaliser

Lorsque vous réalisez un audit du temps, vous savez exactement où vous passez votre temps et à quelles activités.

La clé d’une délégation efficace est de comprendre vos forces uniques et la plus grande valeur que vous créez, et de déterminer comment vous pouvez passer de plus en plus de temps à faire ce travail.

Nous avons parfois l’impression d’être les seuls à pouvoir faire le travail, alors nous nous accrochons à des tâches qui ne nous plaisent pas et qui nous éloignent de ce que nous faisons le mieux.

Nous pouvons tous récupérer des heures de travail en effectuant un travail de meilleure qualité et plus productif. Un travail que nous aimons vraiment faire.

Plutôt que de vous demander comment vous pouvez tout intégrer dans votre emploi du temps, réfléchissez aux personnes qui peuvent prendre en charge des projets et des tâches.

Réfléchissez à la meilleure façon d’utiliser votre énergie créatrice et vos compétences uniques.

La directrice générale d’une agence de voyage avec laquelle j’ai travaillé a récupéré 15 heures par semaine simplement en engageant une assistante pour travailler avec elle. Elle a pu consacrer plus de temps à ce qu’elle faisait le mieux et qu’elle aimait faire. Elle a ainsi pu gagner de nouveaux contrats, passer du temps avec ses clients et obtenir davantage de recommandations.

Essayez ce conseil :

Tous les 90 jours, réfléchissez à la manière d’éliminer de votre liste de tâches à faible valeur ajoutée trois choses qui vous frustrent, vous ennuient ou ne vous apportent aucune valeur réelle.

Pensez à trois choses de votre liste de bonnes actions que vous pouvez déléguer ou externaliser.

Pensez à trois choses de votre liste de valeurs élevées que vous voulez faire plus souvent.

Continuez à suivre ce processus tous les 90 jours pour vous libérer encore plus et consacrer plus de temps aux choses que vous faites le mieux et qui vous apportent les meilleurs résultats.

Ce guide sur la façon de déléguer vous sera utile : Êtes-vous tombé dans le piège du « tout occupé » ? Voici comment en sortir

4. Commencer à établir des priorités

Lorsque vous savez clairement et intentionnellement comment vous voulez passer votre temps et quels sont vos objectifs futurs, la clé est de commencer à hiérarchiser votre temps pour faire de ces objectifs une réalité.

Si vous ne fixez pas de priorités, vous risquez de vous déconcentrer, de vous laisser distraire et de commencer à remettre les choses au lendemain. Votre temps sera occupé par des activités à faible valeur ajoutée et le perfectionnisme risque de s’installer.

Si vous avez 20 choses à faire par jour, vous n’établissez pas de priorités. Lorsque votre liste de tâches est interminable et que votre boîte de réception est pleine à craquer, votre charge de travail ne cesse de s’alourdir, ce qui vous submerge et vous fait perdre votre lucidité et votre concentration.

Si vous êtes très occupé, la clé de la gestion du temps consiste à se concentrer sur les activités qui vous aideront à atteindre vos objectifs et à les classer par ordre de priorité.

Une stratégie simple de gestion du temps consiste à fixer un maximum de cinq choses à réaliser chaque jour. Ce sont vos priorités.

Si vous parvenez à les compléter, vous pouvez travailler sur d’autres choses, mais les cinq que vous avez identifiées sont prioritaires.

Cette intentionnalité vous permettra de ne pas vous laisser distraire et de ne pas passer à des éléments et des tâches qui ne figurent pas sur votre liste de priorités.

Consultez cet article sur la manière de mieux hiérarchiser les priorités : How to Prioritize Right in 10 Minutes and Work 10X Faster et regardez la vidéo ci-dessous pour apprendre à créer plus de temps :

5. Faire d’abord ce qui est le plus important

Cette stratégie est l’une des clés d’une gestion efficace du temps.

Commencez votre journée en vous posant la question :

« Quelle est la première chose que je dois absolument accomplir aujourd’hui ? »

Une fois que vous êtes clair sur ce point et que vous vous engagez à atteindre cet objectif, il y a de fortes chances que vous fassiez le travail.

Cette technique empêchera le désordre, les distractions et le chaos d’avoir un impact sur votre journée.

La raison ? Vous avez pris une décision consciente au début de la journée, lorsque votre volonté est forte.

Avez-vous remarqué qu’au fil de la journée, vous avez de moins en moins de volonté et d’énergie pour vous concentrer ?

Il faut donc commencer par la ou les choses les plus importantes.

Si vous avez prévu des appels avec des clients potentiels, faites-les le matin.

Si vous avez une présentation importante à rédiger, faites-le également le matin.

Ne pas faire plusieurs choses à la fois. Concentrez-vous sur un projet à la fois et travaillez-y jusqu’à ce qu’il soit terminé.

Quelle que soit la chose la plus importante pour vous, si vous la faites en premier, vous n’aurez jamais un jour où vous n’aurez pas fait quelque chose d’important.

En suivant cette simple stratégie de gestion du temps, vous finirez généralement par avoir une journée très productive.

Parfois, vous devrez commencer à dire non plus souvent si ces choses ne sont pas prioritaires ou ne correspondent pas à vos objectifs. Comment faire ? Apprenez à dire non en lisant cet article : L’art délicat de dire non

6. Créer la routine parfaite du matin et du soir

Si vous êtes au meilleur de votre forme physique et mentale, vous serez beaucoup plus concentré et productif.

La création d’une routine matinale parfaite peut vous donner la clarté, la concentration et l’énergie nécessaires pour mener à bien vos principales priorités de la journée.

Si vous le pouvez, consacrez 60 à 90 minutes à la mise en place d’une journée « performante » chaque jour en vous concentrant sur ce que VOUS voulez accomplir.

Prenez un petit-déjeuner sain, lisez, méditez, faites une promenade – ce qui vous convient le mieux. Ensuite, définissez clairement vos priorités pour la journée.

Quelle est la seule chose sur laquelle vous voulez vous concentrer – faites cette chose en premier jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Cela demande de l’engagement et de la constance.

Cela peut être difficile au début mais, tout comme aller à la salle de sport, cela peut devenir plus facile avec le temps, si vous commencez à obtenir les résultats que vous souhaitez.

Si vous voulez doubler votre productivité et optimiser votre temps, créez une routine du soir pour soutenir votre routine du matin.

À la fin de chaque journée, accordez-vous 15 minutes pour réfléchir à la journée écoulée. Notez trois aspects positifs de la journée. Il peut s’agir de l’obtention d’un nouveau client, d’une réunion intéressante, de commentaires positifs sur votre travail. Tout ce qui vous permet de vous sentir positif et confiant. Cette stratégie vous permet également de vous sentir reconnaissant de ce que vous avez accompli.

Notez ensuite les 3 à 5 choses que vous voulez accomplir le lendemain, en les classant par ordre de priorité. Cela vous permettra d’avoir tout à l’esprit le lendemain matin et de créer un état d’esprit confiant.

Pour ajouter une couche supplémentaire à cette stratégie, consacrez 30 minutes le dimanche à la définition de vos principales priorités pour la semaine à venir.

7. Travail par blocs de temps

Si vous voulez vraiment mieux maîtriser votre temps, jouir d’une plus grande liberté et vaincre les sentiments de stress et d’accablement, vous ne devez pas faire plusieurs choses à la fois.

Au lieu de cela, travaillez par tranches de temps sur vos projets prioritaires. Ne passez pas d’une tâche ou d’un projet à l’autre.

Je travaille selon le principe 60/60/30, par tranches de 50 minutes, puis je fais une pause de 10 minutes pour les deux premières tranches, avant de prendre 30 minutes pour lire, marcher ou méditer.

Cette stratégie peut vous aider à garder votre énergie tout au long de la journée et vous donner un réel sentiment d’accomplissement au fur et à mesure que les projets sont menés à bien.

De nombreuses personnes utilisent la technique Pomodoro pour suivre leur temps, mais vous pouvez tout simplement utiliser la fonction de minuterie de votre téléphone.

8. Prendre du temps pour soi

Combien de fois prenez-vous du temps pour vous ou célébrez-vous chaque jour vos petites ou grandes réussites ?

Pour certains, c’est un signe de réussite que de travailler plus dur et plus longtemps pour accomplir le plus de choses possible.

Si vous continuez à agir de la sorte, vous risquez de vous épuiser.

En utilisant votre temps au maximum, en rationalisant votre flux de travail et en vous concentrant sur les activités à forte valeur ajoutée qui vous aideront à atteindre vos objectifs, vous aurez plus de temps à consacrer à vous-même et aux personnes qui comptent.

Vous devez vous donner la permission de prendre du temps en dehors de votre entreprise, que ce temps soit consacré au développement personnel, à la famille ou aux amis, c’est à vous de décider, mais accordez-vous ce temps.

Dan Sullivan, fondateur de Strategic Coach, a créé un système unique de gestion du temps pour vous aider à concentrer votre temps, votre énergie et votre créativité afin d’obtenir les meilleurs résultats^[1].

Une partie de ce système de gestion du temps consiste à prendre des jours libres, c’est-à-dire une journée de 24 heures, de minuit à minuit, pendant laquelle il n’y a pas d’activités liées au travail.

L’objectif de cette journée est d’aider les gens à se ressourcer et à faire le plein d’énergie pour maintenir des niveaux élevés de productivité et de créativité.

Le bilan

Lorsque des personnes très occupées disent qu’elles n’ont pas assez de temps, c’est généralement parce qu’elles n’ont pas compris la valeur de leur temps et qu’elles ne l’ont pas hiérarchisé comme il se doit.

La façon dont nous utilisons notre temps est souvent un choix. En réalité, nous avons un grand contrôle sur notre temps. Pas totalement, mais plus que nous ne le pensons.

Essayez une ou plusieurs de ces stratégies de gestion du temps. Si vous en trouvez une ou plusieurs qui vous conviennent, persévérez pendant 90 jours et voyez la différence que cela fait dans votre vie professionnelle et personnelle.

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Crédit photo : Alvaro Reyes via unsplash.com