Vous arrive-t-il de passer des heures entières à votre bureau, sans parvenir à faire grand-chose ? Souhaitez-vous être plus productif?

Si c’est le cas, je peux vous aider. Passionné par le développement personnel et l’obtention de résultats optimaux, je cherche constamment des moyens d’optimiser mon temps. Je suis également passionnée par l’idée d’aider les autres – y compris vous – à obtenir les meilleurs résultats possibles dans la vie. Au cours des cinq dernières années, j’ai aidé des centaines de personnes à atteindre leur plus haut niveau de réussite, et je les ai fait passer du statut de procrastinateur à celui d’étudiant A motivé, et de personnes blasées et épuisées à celui de personnes autonomes et super productives.

Si certains pensent que la productivité n’est qu’une question de travail et de discipline, j’ai découvert que ce n’est pas nécessairement le cas. Il existe plutôt des habitudes clés qui différencient les personnes super productives des personnes moins productives, et le fait de ne pas pratiquer ces habitudes entraîne naturellement une baisse de votre productivité – peu importe qui vous êtes. Si vous avez du mal à accomplir vos tâches, il est probable qu’un (ou plusieurs) de ces facteurs s’applique :

1. Vous ne vous êtes pas fixé d’objectifs

Dans mon dernier livre publié par Lifehack, 10 Rules of Super Productive People (achetez-le dès maintenant à la librairie Lifehack Book Store avec le coupon READNOW pour une réduction limitée dans le temps), je partage les 10 principes fondamentaux de la productivité qui différencient les personnes super productives des personnes improductives. La première règle concerne la règle la plus ancienne et la plus importante du développement personnel : la fixation d’objectifs. Plus précisément, il s’agit de se fixer les bons objectifs.

Le problème de la plupart des gens est que soit (a) ils ne se fixent pas d’objectifs, soit (b) ils se fixent de mauvais objectifs (voir la section suivante sur les « bons » objectifs). Sans objectifs, ils n’ont pas de vision personnelle de ce qu’ils veulent faire de leur vie. Bien que cela puisse sembler être une vie agréable et sans stress, la vérité est que cela crée un syndrome de « flotteur » – où ils passent chaque jour à « flotter » d’une chose à l’autre, à être soumis aux caprices et aux exigences des autres, et à n’avoir fondamentalement aucun but plus élevé à atteindre. Les jours et les semaines passent sans que rien ne soit fait et, avant même de s’en rendre compte, ils ont déjà atteint la quarantaine, la cinquantaine ou la soixantaine et se demandent où est passée la moitié de leur vie.

Comment résoudre ce problème:

• Fixez-vous des objectifs, en particulier dans les domaines les plus importants de votre vie : habituellement la carrière, les relations, les finances, la santé et le développement personnel. Où vous voyez-vous dans ces domaines dans les un, trois et cinq ans à venir ?
• Écrivez ces objectifs, puis travaillez à leur réalisation. Créez votre tableau de bord et gardez-le en vue tous les jours afin de vous rappeler vos objectifs.

2. Vous n’avez pas les bons objectifs

Il ne suffit pas de se fixer des objectifs, il faut aussi se fixer les BONS objectifs. Fixer de mauvais objectifs, c’est s’engager sur la voie de l’échec !

Mais qu’est-ce qui définit les « bons objectifs » ? Dans Super Productive People, je partage les quatre critères des grands objectifs : (1) inspirants, (2) immenses, comme BHAG-immenses (c’est-à-dire grands, poilus et audacieux), (3) spécifiques et (4) limités dans le temps. Les objectifs qui répondent à ces critères ont tendance à connaître le plus grand succès, toutes choses étant égales par ailleurs.

Malheureusement, beaucoup d’entre nous se fixent de « mauvais » objectifs – des objectifs qui ne nous inspirent pas, qui sont trop modestes, trop vagues ou qui n’ont pas de date limite. Étant donné que nos objectifs ont un impact direct sur nos actions, qui ont un impact sur nos résultats, le fait de se fixer de mauvais objectifs a pour conséquence que nous n’obtenons que peu ou pas de résultats, ce qui crée une situation d’impasse pour nous-mêmes.

Comment résoudre ce problème:

1. Veillez à ne fixer que les objectifs que vous voulez pour VOUS, et non ceux que les autres veulent. Ne vivez jamais votre vie pour quelqu’un d’autre que vous.
2. Fixez-vous des objectifs ambitieux, et non pas modestes. Augmentez ma clientèle de 200 % et devenez le leader du marché », et non pas « Obtenez un ou deux clients de plus pour que je puisse joindre les deux bouts ».
3. Soyez aussi précis que possible. « Gagner 10 000 dollars par mois d’ici décembre 2014 », et non pas « Augmenter mes revenus ».
4. Fixez une date limite pour chaque objectif, ce qui nous amène au point suivant…

3. Vous n’avez pas de délai

Dans la Règle n°2 des gens super productifs, je parle de l’importance de fixer des délais, plus précisément des échéances. Si vous êtes familier avec les conseils en matière de productivité personnelle, vous avez certainement entendu parler de la loi de Parkinson – l’adage selon lequel « le travail se développe de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement ». Cela signifie que, contrairement à la croyance commune selon laquelle le temps nécessaire à une tâche dépend de sa difficulté et/ou de notre efficacité, la loi suggère que le principal facteur est en fait… le temps que nous lui allouons !

Cela signifie que si vous fixez un délai de quatre heures pour une tâche qui nécessite en réalité deux heures, vous prendrez inévitablement quatre heures pour la réaliser. Si vous fixez un délai d’une semaine pour une tâche qui nécessite en réalité deux jours, vous prendrez une semaine entière pour la réaliser. Et… si vous ne fixez pas de délai du tout, la tâche peut pratiquement prendre une éternité. En d’autres termes, elle ne sera jamais achevée.

Comment y remédier? Fixez des échéances pour vos tâches et vos objectifs. En particulier, établissez un calendrier, c’est-à-dire une répartition détaillée des étapes et des jalons nécessaires à la réalisation de vos objectifs. (Dans Super Productive People, j’explique étape par étape comment créer une feuille de route pour atteindre vos objectifs, avec des exemples pratiques et des points de repère).

4. Vous essayez de tout faire

Vous avez déjà entendu ce dicton : « Moins, c’est plus » ? En voici un autre : « Essayer de tout faire ne mène à rien ». Aujourd’hui, notre société met l’accent sur la nécessité de faire plus et d’obtenir plus. Bien que je sois tout à fait d’accord avec l’importance de faire plus et d’accomplir plus, essayer de tout faire peut entraîner un manque de concentration, sans parler de l’accablement et du stress. En fait, au cours de mes cinq années de coaching, c’est l’un des problèmes les plus fréquents chez mes clients – et nous parlons ici de personnes très talentueuses qui ont accompli beaucoup de choses sous leur nom !

Comment y remédier? Cessez d’essayer de tout faire. Concentrez-vous plutôt sur les choses les plus importantes et faites-les bien. Quelles sont les 20 % de tâches à fort impact qui figurent sur votre liste et comment pouvez-vous vous y atteler ? Pour les tâches moins importantes, vous pouvez soit les abandonner, soit les regrouper (pour les faire en une seule fois), soit les déléguer. Cela nous amène au point suivant…

5. Vous essayez de tout faire vous-même

Je remarque ce problème chez de nombreux perfectionnistes, moi y compris : nous insistons pour tout faire nous-mêmes. Pourquoi ? Parce que nous refusons de lâcher prise. Nous pensons que si nous lâchons prise, nous perdrons le contrôle, les gens risquent de tout gâcher, tout deviendra un désastre et nous devrons nettoyer le « désordre » plus tard.

Je comprends, car il m’arrive d’être comme ça. Avant, j’étais aussi beaucoup plus « possessif » sur mon travail, je choisissais de tout faire moi-même pour que tout soit comme je le voulais. Mais j’ai appris qu’aucun homme n’est isolé. Pensez-y : quelle que soit votre productivité, vous ne pourrez jamais accomplir la même quantité de travail que dix ou cent fois plus de personnes (tout aussi compétentes que vous) dans le même laps de temps. L’union fait la force, et deux esprits valent mieux qu’un (la plupart du temps).

Comment y remédier? Laissez tomber le besoin de tout faire vous-même. Déléguez des tâches aux membres de votre équipe, à vos employés et/ou à vos fournisseurs. Des problèmes peuvent survenir, mais il s’agit de les aider à faire les choses correctement. (Pour en savoir plus sur la délégation, voir la règle n° 9 de Super Productive People).

6. Vous ne disposez pas d’un environnement de travail propice

Évaluez votre environnement de travail actuel. Sur une échelle de 1 à 10, 10 étant le meilleur environnement de travail possible, quelle note lui donneriez-vous ? Lui donneriez-vous une note de 1 à 3 (mauvais) ? 3 à 5 (moyen) ? 6 à 8 (correct) ? Ou 9 à 10 (très bon) ?

La plupart d’entre nous travaillent dans un environnement moyen, de type « 3 à 5 ». Qu’il s’agisse d’espaces de travail désorganisés, de tables mal placées entraînant un trafic bruyant (en particulier pour ceux d’entre nous qui travaillent à domicile), de personnes qui bavardent ou de postes de travail ennuyeux, nous luttons constamment contre notre environnement pour accomplir nos tâches. C’est une mauvaise chose, car au lieu de consacrer notre énergie à notre travail et de la convertir en résultats constructifs, notre énergie est drainée par notre environnement.

Comment y remédier: dans la règle n° 4 des personnes super productives, j’introduis le concept d’environnement de flux – un terme que j’ai inventé pour désigner « un environnement qui vous offre une expérience de travail maximale et vous permet d’entrer facilement dans le flux ». Vous savez que vous êtes dans votre environnement de flux lorsque vous pouvez vous mettre facilement en mode travail et que vous vous sentez énergisé en permanence ! Trouvez votre environnement de flux (ou créez-le si nécessaire) et voyez votre productivité grimper en flèche !

7. Vous pensez que l’on ne peut travailler que si l’on a des blocs d’heures entières pour soi

Vous pensez qu’une pause de cinq ou dix minutes ne peut rien changer à votre liste interminable de tâches à accomplir ? Détrompez-vous. Connues sous le nom de « poches de temps », ces petites fenêtres de temps entre les activités peuvent faire une énorme différence lorsqu’elles sont utilisées efficacement.

Un exemple concret : Lorsque j’étais à l’université, j’étais sur la liste du doyen pour chaque semestre universitaire, et j’ai fini par obtenir le diplôme de meilleur étudiant en marketing dans le domaine de l’administration des affaires. Et ce, malgré le fait que je jonglais avec les activités de base, que je donnais des cours particuliers et que je gérais mon entreprise de graphisme. Comment en est-on arrivé là ?

Eh bien, c’est grâce à l’utilisation que j’ai faite des pochettes de temps. Parce que j’étais très occupée et que je n’aimais pas étudier lorsque j’étais à la maison (pour les étudiants, vous n’êtes pas les seuls !), je cherchais des plages de temps entre les cours, pendant les cours et après les cours pour travailler. Plutôt que de me relâcher, de bavarder avec mes camarades de classe ou de m’endormir pendant ces plages horaires, je travaillais sur mes prochains devoirs ou je révisais mes notes, afin d’avoir plus de temps pour d’autres activités par la suite.

Par conséquent, je n’ai jamais eu besoin de passer du temps supplémentaire en dehors de l’école pour étudier, et je n’ai eu besoin de réviser pour les examens que quelques jours avant les épreuves (parfois même la veille) !

Comment y remédier? Saisissez vos poches de temps, même si elles ne durent que cinq minutes. Ne sous-estimez pas la différence qu’une petite poche peut faire dans votre vie. Vous serez surpris de voir à quel point la pratique de cette seule habitude peut changer les choses.

8. Vous négligez d’autres aspects de votre vie

L’idée la plus fausse en matière de productivité est peut-être celle selon laquelle il faut mettre de côté les domaines non professionnels – par exemple la famille, la vie sociale, les relations amoureuses et la santé – pour avancer dans le travail. La plupart d’entre nous se disent : « Je m’en occuperai plus tard ».

Mais ce n’est pas vrai. Le travail ne constitue pas la totalité de votre vie, et le travail ne peut pas combler les lacunes que seuls les domaines non professionnels peuvent combler. Si le fait de négliger les autres domaines de la vie (qu’il s’agisse de la vie sociale, amoureuse, familiale, de la santé ou du bien-être personnel) peut vous donner un avantage dans votre productivité au travail dans un premier temps, cet avantage est temporaire – une telle configuration ne peut pas durer sur le long terme. Elle ne fera que créer un contrecoup à terme, car vous deviendrez « affamé » dans vos autres domaines de vie et vous ne serez même plus motivé pour travailler. Certains parlent de « burn out », d’autres de « marasme ».

Comment y remédier ? Identifiez les domaines de votre vie que vous négligez. La productivité découle de la gestion holistique de votre vie ; une personne, un parent, un conjoint ou un enfant heureux sera naturellement inspiré et motivé pour travailler dur et donner le meilleur de lui-même dans son travail.

10% de réduction : Les 10 règles des personnes super productives

Si vous vous sentez d’accord avec les idées de ce billet, vous allez adorer Les 10 règles des gens super productifs. Rempli d’astuces et de conseils pratiques, ce livre traite des 10 principes essentiels de la productivité que j’ai identifiés au cours de mes années d’accompagnement des autres et de moi-même pour obtenir des résultats optimaux en moins de temps.

Pour une période limitée allant de maintenant au 4 août 2014, le livre est disponible à l’achat avec une réduction spéciale de 10 %. Il suffit de saisir le coupon READNOW au moment du paiement pour bénéficier de cette réduction. Dépêchez-vous, car l’offre va bientôt expirer !

N’hésitez pas à me poser des questions, que ce soit dans les commentaires, sur Facebook ou sur Twitter – je me ferai un plaisir d’y répondre !

Crédit photo : anieto2k via flickr.com