Le courrier électronique est un outil puissant pour atteindre de nouveaux prospects. L’efficacité d’un courriel bien conçu peut être déterminante pour atteindre de nouveaux sommets professionnels et instaurer une relation de travail.
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Lorsque vous communiquez par courrier électronique, vous devez comprendre la fonctionnalité du message que vous envoyez. Il est important de savoir qu’un courriel formel doit viser à initier quelque chose de réfléchi plutôt que de commencer par des mots et de présenter un message irréfléchi.
Un courriel formel doit être suffisamment efficace et réfléchi pour entamer ou construire une relation de travail. Votre choix de mots peut être suffisamment riche et évocateur pour vous permettre d’obtenir la réponse que vous souhaitez, mais il peut aussi être dépourvu de tact et vide de sens pour vous valoir le silence ou la réponse que vous détestez. Voici donc les mots que vous devez éviter d’utiliser dans votre prochain courriel formel.
1. « Je fais suivre… » ou « J’ai fait suivre… »
Plutôt que d’utiliser une variante du mot « forward », utilisez plutôt le mot « send ». Dans le domaine du courrier électronique, l’utilisation d’un mot comme « transférer » signifie que vous envoyez des documents d’une personne à une autre. Utilisez plutôt le mot « envoyer ».
2. « Veuillez noter que… »
Les gens ont tendance à utiliser ces mots poliment et innocemment, peut-être parce qu’ils essaient simplement d’indiquer quelque chose et qu’ils veulent que le lecteur prête une attention active. En réalité, cette expression est passive. L’utilisation d’une expression telle que « soyez avisé » montre que vous êtes plus assertif, proactif et professionnel que prétentieux.
3. « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
« Sincèrement vôtre », « Très sincèrement vôtre », « Très sincèrement » – ces mots si attachants pouvaient s’appliquer à l’époque victorienne, mais pas à l’ère numérique. Vous n’appartenez sincèrement à personne. Même si vous connaissez déjà la personne, vous n’avez pas besoin d’utiliser cette familiarité dans un courriel formel. Plutôt que d’utiliser ces mots désuets, remplacez-les par un mot formel comme « fidèlement » ou « salutations » – même si cela doit être fait avec prudence et en fonction de la situation et de la relation.
4. « J’espère que vous allez bien ».
Le mot « espoir » n’a pas sa place dans un courriel formel. Essayez-vous de passer pour une personne bienveillante et concernée ? Ou essayez-vous de forcer une relation de travail en vous montrant concerné ? Montrez plutôt que vous respectez le temps du destinataire et allez à l’essentiel rapidement.
5. « Respectueusement, »
Cela semble négatif, comme si vous refusiez respectueusement une demande ou une décision. Elle ajoute un ton sombre à votre courriel et n’adoucit pas vraiment la position ou le contenu de votre courriel.
6. « Avec gentillesse »
Je vois rarement ce mot dans les courriels formels. Si vous l’utilisez encore, il est préférable que vous arrêtiez. Il est démodé et semble dépassé. Il est préférable d’utiliser « s’il vous plaît » plutôt que « gentiment ».
7. « N’hésitez pas à me contacter.
Le mot « hésiter », lorsqu’il a été inventé et utilisé il y a un demi-siècle, signifiait que vous souhaitiez apporter une touche plus légère ou plus douce à votre demande. Cependant, lorsque le mot est devenu populaire, il s’est rapidement transformé en cliché. En utilisant un cliché dans votre courrier électronique, vous donnez l’impression de manquer d’originalité et de sincérité. Soyez personnel dans vos propos et utilisez quelque chose comme « appelez-moi s’il vous plaît » ou « envoyez-moi un courriel », qui reste poli mais n’est pas associé à un cliché.
8. « J’ai pensé que je devais tendre la main ».
Les gens aiment être indirects et s’exprimer sur un ton doux pour obtenir ce qu’ils veulent. Cette expression, qui est soudainement devenue populaire, ressemble à une approche enfantine pour obtenir une réponse de la personne à qui vous envoyez votre courrier électronique. Cette approche prétendument douce ne vous donne pas l’air direct ou actif. Soyez clair plutôt qu’obscur ou vague dans vos propos. Plutôt que de dire que vous essayez de prendre contact, exprimez simplement l’action que vous demandez au destinataire de faire. Être direct et clair peut vous permettre d’obtenir la réponse que vous souhaitez.
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