Alors que les bons assistants peuvent nous libérer des opérations de bureau routinières et surveiller notre emploi du temps, les grands assistants peuvent accomplir des tâches routinières non supervisées normalement effectuées par un directeur ou un cadre, ce qui nous permet de nous concentrer sur des tâches de plus haut niveau.
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Ceux d’entre nous qui ont la chance d’avoir de bons assistants savent à quel point ils peuvent améliorer leur efficacité. J’ai eu la chance d’avoir deux assistants incroyablement doués et, bien que chacun d’eux ait accédé à des postes de plus grande responsabilité, leurs contributions restent avec moi.
Contributions à forte valeur ajoutée
Les quatre points suivants sont des tâches (ou des domaines de performance) qu’un assistant de confiance peut facilement entreprendre, vous libérant immédiatement jusqu’à deux heures par jour et améliorant considérablement le fonctionnement de votre bureau – à moins qu’il ne s’agisse déjà d’une machine bien réglée.
- Encouragez votre assistant à s’approprier l’efficacité de votre emploi du temps. Assurez-vous qu’il ou elle comprenne vos priorités de travail et qu’il ou elle sache qui peut – et doit – être autorisé(e) à déroger à votre journée planifiée. Laissez ensuite votre assistant gérer vos rendez-vous à votre place. Rencontrez-le tous les matins et tous les après-midi pour faire le point pendant quelques semaines, puis réduisez les réunions à une fréquence qui vous convienne à tous les deux.
- Filtrez et ordonnez votre courrier électronique. C’est vrai. Pourquoi devez-vous décider quels e-mails vous lisez – et pourquoi devriez-vous prendre cette décision à plusieurs reprises en fonction du moment où quelqu’un vous l’envoie ? Les gens envoient beaucoup trop d’e-mails et ne font preuve d’aucun discernement pour les rendre plus efficaces. Laissez votre assistante décider de ce que vous devez lire, et quand. La manière dont vous organisez ce processus à deux vous appartient.
- Prenez des notes sur les sujets qui vous intéressent lors des réunions. Si vous utilisez votre assistant de manière efficace, il ou elle a déjà une idée du type d’informations dont vous avez besoin pour bien faire votre travail. Laissez-le vous aider à les obtenir et encouragez-le à vous faire part de ce que vous n’avez pas demandé.
- Identifier les améliorations à apporter au fonctionnement du bureau. Cette tâche est facile. Mais vous pouvez aussi la rendre difficile. Si vous n’avez pas d’autre personne pour gérer le bureau, votre assistant sera très bien placé pour recommander – ou simplement réaliser – des améliorations dans la manière dont les personnes et les informations entrent et sortent de votre organisation. Donnez-lui la responsabilité et l’autorité de le faire.
Changeurs de jeu potentiels
Les quatre points restants contiennent des éléments avec lesquels certains managers sont à l’aise, et d’autres avec lesquels beaucoup sont très mal à l’aise. Personne n’a promis que le management était facile ; ces changements potentiels peuvent permettre à un excellent assistant de vous aider à être beaucoup plus efficace.
- Répondre aux courriels de routine pour vous : beaucoup d’entre eux sont assez faciles à traiter. Il s’agit par exemple de demandes d’information courantes, de réponses à des courriels de planification et de demandes pour lesquelles votre expertise en la matière ou des décisions spécifiques ne sont pas nécessaires. Dans d’autres cas, en permettant à votre assistant de comprendre comment vous répondriez à des messages similaires, vous lui permettrez de rédiger les réponses pour que vous les examiniez et les transmettiez.
- Assister à des réunions non décisionnelles en votre nom. Si l’objectif de la réunion est la diffusion d’informations plutôt que la prise de décision, votre assistant peut vous libérer un peu de votre temps pour d’autres tâches en assistant à ces réunions et en recueillant les informations. Il pourra ensuite les résumer pour vous.
- Démontrez votre potentiel d’évolution : certains assistants très compétents sont très heureux dans leur rôle et n’ont aucune envie d’évoluer vers d’autres postes ou d’acquérir des responsabilités supplémentaires, même s’ils ont démontré qu’ils en avaient les capacités. D’autres ont les capacités et le désir d’assumer des responsabilités accrues. Envisagez de les leur confier. Dans le cas contraire, vous perdrez un excellent assistant, ainsi qu’un collaborateur potentiellement performant pour un autre poste.
- Identifier les talents potentiels pour vous. Quoi ? Laissez votre assistant trouver des talents pour vous ! Pourquoi pas ? Si un assistant a la capacité, pourquoi la gaspiller ? Peu de personnes connaissent vos besoins organisationnels et votre programme de gestion aussi bien que votre assistant, et peu de personnes sont aussi bien placées pour « vendre » le fait de travailler pour vous. Cela signifie-t-il qu’il faut les laisser embaucher les talents ? Non. Je ne suggère pas de déléguer le pouvoir d’embauche. Je suggère de tirer parti des atouts disponibles pour atteindre une plus grande efficacité avec un temps et des ressources limités.
(Crédit photo : Jeune femme portant un casque d’écoute via Shutterstock)