Travailler de longues heures est inévitable lorsqu’on travaille dans une entreprise, en particulier pour les personnes chargées des opérations et les professionnels, tels que les comptables, les juristes, les ingénieurs et les spécialistes de la finance. Les échéances sont constantes et la charge de travail interminable.

En tant que comptable professionnel, je me retrouve souvent à travailler de longues heures pour terminer les rapports financiers et les déclarations fiscales afin que mes clients puissent les soumettre avant la date limite. Certains jours, je suis la première à arriver au bureau et la dernière à en sortir. C’était particulièrement le cas au cours des premiers mois de la création de mon cabinet comptable.

Au début, je n’avais pas de personnel et je faisais donc tout moi-même : répondre aux demandes de renseignements, rencontrer les clients, clôturer les missions, ramasser et trier les documents, tenir la comptabilité et préparer les impôts, remplir et payer la déclaration d’impôts à la banque et dans les bureaux du gouvernement. Le nombre de clients augmentant, la charge de travail s’est également accrue en conséquence, ce qui m’a amenée à travailler plus longtemps.

Les longues heures de travail ont fini par m’épuiser et me stresser. L’idée d’abandonner m’a traversé l’esprit. L’entreprise a commencé à être ressentie comme un fardeau plutôt que comme une bénédiction. Ces émotions négatives ont été déclenchées par le stress et l’épuisement.

Pour m’aider à faire face à la situation, j’ai demandé conseil à mon mari et j’ai commencé à lire des ouvrages sur la gestion du temps et des affaires. Grâce à ces deux sources, j’ai appris comment arrêter (ou du moins minimiser) de travailler de longues heures, sans sacrifier la productivité, la qualité du travail et, bien sûr, le revenu.

Dans cet article, je vais partager avec vous 8 moyens pour vous aider à réduire ou à arrêter de travailler de longues heures.

1. Commencer en pensant à la fin

Mon mari m’a rappelé un principe important que j’ai appris dans le livre 7 Habits of Highly Effective People (Les 7 habitudes des gens très efficaces). Ce principe est le suivant : commencer en pensant à la fin. Ce principe signifie simplement qu’avant de commencer quoi que ce soit, vous devez déjà penser à la fin, c’est-à-dire au résultat futur. Allouez votre temps et alignez vos actions sur cette fin.

2. Identifier les éléments qui apportent une valeur ajoutée et ceux qui n’en apportent pas.

Maintenant que vous avez la finalité en tête, l’étape suivante consiste à identifier les activités à valeur ajoutée, c’est-à-dire les tâches ayant une grande valeur pour le résultat final, et les activités sans valeur ajoutée, c’est-à-dire les tâches ayant une moindre valeur pour le résultat final. Pour vous aider, dressez la liste de toutes les tâches que vous effectuez, puis classez chacune d’entre elles en activités à valeur ajoutée et en activités sans valeur ajoutée. Votre objectif est de faire davantage d’activités à valeur ajoutée tout en éliminant les activités sans valeur ajoutée.

3. Établir des priorités

Après avoir identifié les activités à valeur ajoutée, vous devez fixer des priorités afin de déterminer quelle tâche doit être effectuée en premier et laquelle doit être effectuée en dernier. Lorsque vous définissez des priorités, vos critères peuvent être basés sur la valeur, l’importance, le temps et l’urgence.

4. Le plan

Maintenant que vous connaissez les résultats que vous souhaitez obtenir, que vous avez identifié les tâches à valeur ajoutée et que vous avez fixé des priorités, l’étape suivante consiste à établir un calendrier d’exécution des tâches dans un laps de temps donné. Il est préférable d’établir un plan hebdomadaire et mensuel et de s’y tenir.

5. Délégué

Souvent, la raison pour laquelle nous travaillons pendant de longues heures est que nous voulons tout faire par nous-mêmes. C’est surtout parce que nous ne faisons pas confiance aux autres pour faire le travail comme nous le voulons. Mais pour arrêter de travailler de longues heures et vous développer, vous devez commencer à faire confiance aux autres et à leur déléguer des tâches. Rappelez-vous le dicton : « deux têtes valent mieux qu’une ». Lorsque vous déléguez des tâches à d’autres personnes, vous disposez de plus de temps pour vous concentrer sur des activités à valeur ajoutée, ce qui vous permet d’obtenir davantage de résultats.

6. Focus

Un autre moyen important d’être plus efficace au travail est de rester concentré. J’avais l’habitude de croire au multitâche, c’est-à-dire de faire beaucoup de choses en même temps. Mais cela ne me menait qu’à l’épuisement. C’est mon mari qui m’a fait comprendre l’importance de la concentration – faire une seule chose à la fois. Il m’a expliqué que lorsqu’on se concentre sur une seule activité à la fois, on est plus efficace et plus performant dans l’accomplissement de la tâche. Cela élimine la confusion et l’épuisement engendrés par le multitâche.

7. Éviter les distractions telles que les médias sociaux, la navigation sur Internet et les courriels.

L’une des raisons possibles pour lesquelles les gens passent plus d’heures au travail est qu’ils se laissent distraire par des activités improductives telles que la lecture de courriels personnels, l’envoi de SMS, la navigation sur le web et la connexion permanente à des médias sociaux tels que Facebook, LinkedIn, Twitter, etc. Évitez ces activités distrayantes pendant les heures de travail. Il est préférable de les limiter à quelques minutes pendant les pauses.

8. Fixez une date limite pour vos tâches

Le dernier moyen, mais non le moindre, d’arrêter de travailler de longues heures est de fixer une date limite pour chaque tâche. Cela est utile pour les activités professionnelles et non professionnelles. La fixation d’une date limite vous permet de savoir quand commencer et quand terminer chaque tâche. Vous éliminerez ainsi les temps morts passés à essayer de savoir ce qu’il faut faire ensuite ou quand il faut s’arrêter.

Enfin, permettez-moi de partager avec vous une citation importante sur la gestion du temps :

Outre le noble art de faire les choses, il y a le noble art de laisser les choses en suspens. La sagesse de la vie consiste à éliminer ce qui n’est pas essentiel. – Lin Yutang