Êtes-vous sûr de connaître toutes les fonctionnalités intéressantes que Google Docs Suite a à vous offrir ? Que vous utilisiez ce service de stockage en nuage depuis des années ou que vous veniez tout juste de mettre la main dessus, il y a toujours quelque chose à découvrir. Voici 8 astuces astucieuses dont vous n’avez peut-être aucune idée !

1. Vous pouvez effectuer des recherches dans des photos et des fichiers PDF

Saviez-vous que les fichiers PDF et les fichiers image téléchargés deviennent entièrement consultables lorsque vous les téléchargez sur Google Drive ? Non ? Vous devriez profiter de cette fonctionnalité dès maintenant.

Vous pouvez également modifier ce type de fichiers dans l’application. Il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur un fichier PDF ou un fichier image téléchargé, puis de choisir Ouvrir avec Google Documents. En fonction de la qualité du fichier, Google Drive sera en mesure de transformer ces images en textes – une fonction très pratique lorsqu’il s’agit de documents numérisés.

En outre, vous pouvez stocker autant de photos que vous le souhaitez sur Google Drive (sans perdre d’espace libre), à condition que leur résolution soit inférieure à 2048×2048.

2. Vous pouvez numériser des documents avec Google Drive

Si vous possédez un téléphone Android et que vous avez installé l’application Google Drive pour Android, vous pouvez utiliser votre smartphone comme scanner portable (désolé pour les fans d’Apple, cette fonctionnalité n’est pas encore disponible pour iOS).

Accédez à l’écran principal de l’application, appuyez sur la grande icône plus et choisissez ensuite Numériser dans le menu contextuel. La détection automatique est assez précise, mais vous pouvez également faire pivoter et recadrer les images manuellement si nécessaire. Toutes vos numérisations sont instantanément téléchargées sur votre Google Drive et enregistrées au format PDF.

3. Vous pouvez dicter vos documents

Il n’est pas nécessaire d’installer un logiciel de dictée supplémentaire. Il vous suffit d’ouvrir un nouveau document texte dans Google Drive, de sélectionner Outils, puis la fonction Saisie vocale. Cliquez sur l’icône du micro et vous êtes prêt à commencer. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur les mots soulignés pour obtenir des suggestions alternatives. L’application est assez précise et prend en charge les commandes vocales courantes telles que « gras », « italique », « aller à la fin de la ligne », etc.

4. Vous pouvez ajuster les autorisations de partage

Google Drive est un excellent outil de collaboration, en particulier pour les équipes distribuées. Vous connaissez probablement la fonction de partage de documents en un clic, mais vous n’avez peut-être pas examiné toutes les options disponibles.

Tout d’abord, vous pouvez déterminer si un autre utilisateur peut commenter, consulter ou modifier le fichier partagé. Ensuite, vous pouvez vérifier qui a accès au document en premier lieu et quels sont leurs rôles/permissions. Enfin, vous pouvez ajuster diverses options de partage de liens et définir l’accès comme étant public, réservé à certaines personnes, etc.

5. Vous pouvez utiliser Google Drive hors connexion

Vous pouvez profiter de Google Drive Suite même en mode hors connexion, mais vous devez d’abord activer cette fonctionnalité. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Paramètres » dans le coin supérieur droit de la page d’accueil de Google Drive, allez dans « Paramètres » et, dans l’onglet « Général », cochez la case « Synchroniser… hors connexion ». L’application commencera alors à mettre en cache tous les fichiers récents de Google Drive pendant que vous êtes hors connexion.

Bien que vous ne puissiez pas regarder des vidéos ou ouvrir des photos en mode hors connexion, vous pourrez afficher, modifier et créer de nouveaux fichiers dans les formats natifs de Google Drive, même lorsque vous n’êtes pas connecté au web.

6. Vous pouvez parcourir vos fichiers à l’aide de la voix

Là encore, il n’est pas nécessaire de taper des termes de recherche chaque fois que vous recherchez un fichier spécifique. Il vous suffit de prononcer les mots.

Pour ce faire, vous devez activer Google Now, l’application d’assistance vocale intelligente disponible pour les utilisateurs d’Android. Lancez l’application et dites « rechercher Drive pour + votre nom de fichier ».

7. Vous pouvez rapidement découvrir le fichier le plus volumineux de votre disque dur

Ces 17 Go d’espace gratuit peuvent s’envoler plus vite que vous ne le pensez, si vous utilisez régulièrement ce service de stockage en nuage. Si vous n’êtes pas encore prêt à passer à la version supérieure et à payer pour de l’espace supplémentaire, planifiez un nettoyage de printemps. Ce nettoyage peut être effectué très rapidement grâce à cette astuce.

Pour identifier le fichier le plus volumineux, accédez à l’écran principal du lecteur et regardez dans le coin inférieur gauche. Vous verrez exactement combien d’espace vous avez utilisé jusqu’à présent. Cliquez ensuite sur la petite entrée Drive (ou directement sur ce lien ). Les fichiers les plus volumineux s’afficheront en haut de la liste et vous pourrez commencer à nettoyer à partir de là.

8. Synchronisation rapide des fichiers depuis et vers le bureau

Lorsque vous installez le client Google Drive pour Windows ou Mac, vous avez accès à tous les fichiers présents sur votre ordinateur et vous pouvez choisir les dossiers ou les documents à synchroniser en un seul clic.

Il réduit le temps et les efforts nécessaires pour télécharger les documents, car le client vous donne également un accès hors ligne à tous les fichiers de votre disque. En d’autres termes, si vous pouvez apporter des modifications hors ligne, elles seront synchronisées dès que vous serez connecté à un réseau.