75 erreurs courantes dans les courriels que vous commettez probablement au travail

Vous vous êtes toujours demandé, n’est-ce pas ? Quel genre d’erreurs commettez-vous chaque jour dans vos courriels ?

Ne vous inquiétez pas, j’ai dressé cette liste de 75 erreurs courantes dans les courriels afin que vous puissiez voir de quoi vous êtes coupable. Commençons par le commencement :

Netiquette

1. Vous n’utilisez pas les formules de politesse de base. N’oubliez pas de commencer par « Hello », « Hi », « Dear », etc.
2. Vous utilisez des lignes d’objet ambiguës ou vous les évitez complètement. Indiquez exactement ce que vous voulez dans votre ligne d’objet et facilitez la recherche de vos courriels par la suite.
3. Vous envoyez tous les courriels avec le drapeau « haute priorité ». N’utilisez ce drapeau qu’en cas d’urgence.
4. Vous attendez des gens qu’ils répondent immédiatement à vos courriels et vous leur envoyez des courriels de suivi lorsqu’ils ne le font pas. N’oubliez pas que le courrier électronique est une forme de communication plus lente.
5. Vous avez appuyé sur Répondre à tous alors que vous vouliez appuyer sur Répondre. Vérifiez toujours avant d’envoyer.
6. Vous confondez la différence entre To et CC. To est destiné aux personnes qui ont besoin d’agir ; CC est destiné aux personnes qui ont besoin d’être tenues au courant.
7. Vous envoyez des CC à des centaines de personnes alors qu’un BCC serait plus approprié. Veillez à utiliser la fonction BCC lorsque vous envoyez des courriels généraux à des personnes qui ne se connaissent pas.
8. Vous terminez vos courriels de manière abrupte. Il n’y a pas de mal à dire merci, sincèrement, meilleures salutations ou toute autre formule de politesse.
9. Votre courriel ne contient pas d’informations de contact. Ajoutez-les à votre signature dès que possible.
10. Votre signature est très longue. Raccourcissez votre courriel si vous le pouvez, et demandez-vous si tout ce jargon juridique est vraiment nécessaire.

Rédaction

1. Vous envoyez des courriels incomplets. Prenez quelques minutes de plus pour terminer ce que vous écrivez.
2. Vous posez des questions ouvertes par courrier électronique. Cela peut provoquer des discussions qu’il vaut mieux mener ailleurs.
3. Vous utilisez des phrases compliquées et des mots que les destinataires doivent chercher. Utilisez un langage courant.
4. Vous utilisez le langage TXT, une mauvaise ponctuation et une mauvaise grammaire dans les courriels que vous envoyez à votre patron. Au lieu de cela, tapez des phrases complètes qui ont du sens.
5. Vous envoyez des courriels en TOUTES CAPS à vos collègues. Arrêtez de me crier dessus !
6. Vous incluez du contenu dans le corps d’un courrier électronique lorsque l’objet est une question fermée, par exemple « Déjeuner à 13 heures ? ».
7. Vous posez une question ouverte dans la ligne d’objet et n’incluez pas de contenu explicatif dans le corps du message, par exemple « J’ai faim. Qu’allons-nous faire ?
8. Vous ne vérifiez pas l’orthographe et ne relisez pas vos courriels. Indice : ces lignes rouges gribouillées signifient normalement qu’il y a quelque chose qui ne va pas.
9. Vous écrivez de longs paragraphes et vous vous attendez à ce que les gens les lisent. Rédigez plutôt des résumés et utilisez des puces chaque fois que cela est possible.
10. Vous pensez que des polices inhabituelles rendent les choses intéressantes. Tenez-vous en à Arial, Times New Roman ou à la police par défaut de votre entreprise. Et utilisez une variante du noir ; c’est plus facile à lire.

Aider vos collègues

1. Vous envoyez des pièces jointes volumineuses et vous vous demandez ensuite pourquoi les autres ne les reçoivent pas. Sauvegardez-les sur le réseau, utilisez le stockage en nuage ou comprimez-les.
2. Vous n’envoyez pas aux gens des mises à jour sur les projets importants dans lesquels ils sont impliqués. Tenez vos collègues au courant.
3. Vous envoyez trop de mises à jour sur des projets sans importance dans lesquels les gens ne sont pas impliqués. Il suffit de tenir les collègues concernés au courant.
4. Vous envoyez des courriers électroniques lorsque vous avez besoin d’une information urgente. Un appel téléphonique, un message instantané ou une conversation sont tous plus efficaces et plus rapides.
5. Vous retournez à votre bureau après une pause et répondez à vos courriels un par un sans les avoir tous vérifiés au préalable. Vous pouvez faire gagner du temps à tout le monde en lisant d’abord tous vos courriels.
6. Vous envoyez un courriel à la personne à côté de vous et lui demandez ensuite verbalement si elle l’a déjà reçu.
7. Vous passez des heures à remplir un courriel avec des informations utiles. Au lieu de cela, écrivez un article de blog ou mettez à jour le wiki de l’entreprise pour que tout le monde puisse en profiter.
8. Vous envoyez des chaînes de courriels parce que c’est un bon moyen de passer le temps. Il vaut mieux les réserver aux comptes de messagerie personnels et, même dans ce cas, je les éviterais.
9. Vous détestez les chaînes de courriels (c’est bien) et vous ne répondez pas aux courriels importants parce que vous les avez manqués (ce n’est pas bien).
10. Vous ne respectez pas le temps des personnes à qui vous envoyez des courriels. Faites en sorte que vos courriels soient courts et précis.
11. Vous utilisez des accusés de réception par courriel. La plupart des gens trouvent cela ennuyeux et même impoli. À éviter !
12. Vous utilisez le courrier électronique pour poser des questions aux gens, alors que les réponses sont disponibles par le biais d’une recherche rapide sur Google.
13. Vous oubliez de dire aux destinataires ce que vous voulez dans votre courriel. Dites ce que vous voulez dans l’objet ou dans la première ligne.
14. Vous envoyez des courriels torrides à des collègues avec lesquels vous avez une liaison. Vous savez que l’entreprise peut probablement accéder à vos courriels, n’est-ce pas ? La rumeur circulera, alors ne soyez pas si peu professionnel.
15. Vous envoyez des courriels à caractère sexuel à des collègues avec lesquels vous n’avez pas de liaison. Idem pour le point 14, avec en plus des accusations de harcèlement sexuel.

Être professionnel

1. Vous ne répondez pas aux courriels de votre patron. Il faut toujours répondre à son patron.
2. Vous jurez ou transmettez des pièces jointes inappropriées à vos collègues par courrier électronique. N’oubliez pas que vous êtes au travail avant d’envoyer votre message.
3. Vous mélangez les courriels personnels et les courriels professionnels. Gardez-les dans des comptes séparés.
4. Vous répondez aux courriels immédiatement et en dehors des heures de bureau. Ne donnez pas l’impression d’être toujours disponible.
5. Vous envoyez des courriels lorsque vous êtes ivre. Dégrisez d’abord !
6. Vous confondez les longs courriels avec la rigueur.
7. Vous confondez la brièveté des courriels avec l’impolitesse.
8. Vous envoyez un courrier électronique à votre équipe et en informez le client. Séparer les communications avec les clients.
9. Vous adorez envoyer des pièces jointes sans intérêt, comme des photos de votre chat, de l’endroit où vous êtes allé en vacances et de ce que vous avez mangé pour le dîner. Si vous devez le faire, n’envoyez ces documents qu’à vos amis.
10. Vous répondez aux courriels lorsque vous êtes en colère. Comptez jusqu’à 10 et respirez profondément.

Baisse de productivité

1. Vous recevez chaque jour des dizaines d’e-mails de notification (inutiles) de la part des différents services que vous utilisez. Désactivez-les dans la mesure du possible.
2. Vous n’avez pas lu la Charte de l’Email. Oui ! Il y a une charte.
3. Vous recherchez un environnement de travail zen, dans lequel vous vous concentrez sur une tâche sans cesser de consulter votre courrier électronique. Que vous le vouliez ou non, le travail vous parviendra par le biais du courrier électronique ; ayez un système pour le gérer.
4. Votre téléphone vous avertit par un signal sonore chaque fois que vous recevez un e-mail. Désactivez cette fonction si vous voulez rester concentré.
5. Vous utilisez le courrier électronique comme liste de tâches. Séparez vos listes de tâches en utilisant des applications telles que Wunderlist, Reminders ou Asana.
6. Vous arrêtez constamment ce que vous êtes en train de faire pour voir si vous avez un nouveau courriel. Au lieu de cela, vérifiez votre courrier électronique toutes les heures ou toutes les deux heures.
7. Votre boîte de réception indique que vous avez 13 463 courriels non lus et vous n’y voyez pas d’inconvénient. Apprenez la boîte de réception zéro ou faites faillite.
8. Le courrier électronique est l’endroit où votre travail meurt. Arrêtez !
9. Vous n’avez pas mis en place la boîte de réception zéro. Il faut une heure ou deux pour l’apprendre, mais cela vous fera gagner du temps.
10. Vous pratiquez l’inbox zero lorsque vous êtes assis sur les toilettes. Non, arrêtez ça aussi !

Sécurité

1. Vous envoyez des mots de passe et d’autres informations sensibles par courrier électronique. Si vous devez le faire, cryptez d’abord les informations.
2. Vous utilisez le même mot de passe pour votre courrier électronique et pour tous vos autres comptes ou …
3. Vous ne changez pas votre mot de passe régulièrement. Prenez plutôt l’habitude de changer vos mots de passe une fois par mois. Et faites-en le suivi.
4. Vous n’avez pas activé la vérification en deux étapes sur vos comptes de messagerie publique. Faites-le maintenant.
5. Vous êtes ravi d’apprendre que vous avez été préapprouvé pour une carte de crédit de 10 000 USD que vous n’avez pas demandée.
6. Malgré les avertissements de vos collègues, vous écrivez aux spammeurs pour vous en assurer.
7. Vous transférez les courriels d’autres personnes alors qu’ils contiennent des informations sensibles. Lisez la chaîne complète avant de la transférer.
8. Vous n’utilisez pas de programme de blocage des logiciels espions, des virus ou des logiciels publicitaires. Demandez à votre service informatique d’en installer un si ce n’est déjà fait.
9. Vous communiquez les numéros de téléphone et les adresses d’autres personnes par courrier électronique sans leur permission. Vérifiez toujours d’abord.
10. Vous vous connectez à votre compte de messagerie sur un ordinateur public et vous oubliez de vous déconnecter. Si vous utilisez votre compte de messagerie professionnelle en dehors du bureau, veillez à le sécuriser.

Gestion des courriels

1. Vous comptez sur le remplissage automatique pour remplir le champ de l’adresse. Vérifiez plutôt que les coordonnées sont correctes avant d’envoyer le message.
2. Vous envoyez un courriel important, fermez Outlook avant la fin de la synchronisation avec le serveur et vous vous plaignez que personne n’a répondu à votre courriel.
3. Vous répondez aux courriels de groupe en répondant à tout le monde. Avant d’envoyer votre message, demandez-vous si une réponse à une seule personne suffira.
4. Vous utilisez Gmail et ne vous souciez pas d’apprendre les raccourcis clavier. Ils sont faciles à utiliser.
5. Vous envoyez des pièces jointes que d’autres personnes ne peuvent pas ouvrir. Renseignez-vous sur les applications et les formats de fichiers par défaut dans votre bureau.
6. Votre courrier électronique n’est pas organisé en dossiers et vous ne savez pas où il se trouve. Les dossiers ne sont pas nécessaires, mais ils peuvent être utiles. Cependant, si …
7. Votre courrier électronique est organisé en dizaines de dossiers et vous ne savez toujours pas où il se trouve ; là encore, la boîte de réception zéro peut vous aider.
8. Vous envoyez des pièces jointes volumineuses par courrier électronique. Sauvegardez-les plutôt sur le réseau, en utilisant le stockage en nuage ou un autre outil de collaboration.
9. Vous vous préparez une tasse de café, vous mettez des écouteurs, vous fermez toutes vos applications et vous passez une heure à taper le mail qui fera mouche. Ne traitez pas le courrier électronique comme un art.
10. Vous imprimez les courriels et les classez soigneusement dans votre tiroir. C’est à cela que servent vos archives de courrier électronique.

Attendez, j’ai pensé à une autre

Vous dressez une liste des erreurs les plus courantes en matière d’e-mail et vous vous rendez compte que vous commettez encore au moins 53 de ces erreurs !

Quelles sont les erreurs les plus courantes que vous commettez dans vos courriels ? N’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires ci-dessous.

Crédit photo : kimubert via flickr.com