La clé pour rester productif et concentré est de fixer des priorités qui optimisent votre temps. Vous pouvez vous faire une idée de ce que vous voulez réaliser dans la vie et programmer vos tâches en fonction de cette image. Ce faisant, vos priorités refléteront vos objectifs et vous aideront à rester sur la bonne voie.

Pourquoi est-il important de fixer des priorités ?

Fixer des priorités vous permettra de

Une vie bien remplie

Certaines personnes pensent qu’il faut sacrifier un aspect de sa vie pour en gagner d’autres. Ce n’est pas le cas. Il vous suffit d’apprendre à fixer des priorités qui couvrent tous les domaines de votre vie.

Fixer des priorités vous permet de savoir ce que vous devez faire et quand. Cela vous soulagera également du stress lié à l’omission d’une tâche importante. Vous aurez du temps libre pour vous détendre et vous concentrer sur la tâche suivante.

Libérez votre créativité

Comprendre ce dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs vous libérera l’esprit et vous permettra d’être plus créatif. Vous devez faire preuve d’un haut niveau de créativité pour mener à bien votre tâche. Dans le cas contraire, vos tâches deviendront ennuyeuses et épuisantes.

Sentiment de réussite

Chaque fois que vous cocherez une case ou que vous rayerez une tâche de votre liste, vous aurez le sentiment d’avancer dans le sens de votre mission de vie. Chaque tâche accomplie vous fait avancer, tandis que chaque délai non respecté vous fait reculer. Fixer des priorités vous donnera la confiance dont vous avez besoin pour assumer des objectifs et des responsabilités plus importants.

5 questions pour vous aider à définir vos priorités

Brian Tracy, célèbre conférencier motivateur et auteur de livres sur le développement personnel, a recommandé cinq questions^[1] que vous pouvez vous poser en permanence pour vous assurer que vous vivez en accord avec vos priorités absolues. Voici ces questions :

1. Pourquoi êtes-vous payé ?

Demandez-vous si vous faites ce pour quoi vous êtes payé. Si vous êtes un employé, demandez-vous : « Que vais-je faire si mon patron est présent et me surveille ?

Voici comment répondre à la question. Dressez la liste de toutes les tâches pour lesquelles vous avez été payé. Demandez à votre patron ou à votre chef d’équipe de classer les tâches par ordre d’importance. Dès lors, travaillez sur les tâches que votre patron considère comme les plus importantes. Si vous êtes entrepreneur, classez par ordre de priorité les tâches les plus importantes qui correspondent à vos objectifs.

2. Quelles sont vos tâches les plus importantes ?

Rappelez-vous que 20 % de vos tâches contribuent à 80 % de la valeur de votre travail. Laquelle de vos tâches contribue le plus à la valeur de votre entreprise ?

3. Quels sont les principaux résultats dont vous avez besoin pour mener à bien une tâche ?

Déterminez les résultats réels que vous devez obtenir pour accomplir votre travail. Déterminez les aspects les plus importants des domaines de résultats clés.

4. Qu’est-ce que vous seul pouvez faire qui fasse une grande différence ?

Quelle est la seule chose que vous pouvez faire et qui peut avoir un impact positif sur votre entreprise ou votre organisation ? L’exécution efficace de cette tâche peut avoir un impact positif sur votre carrière et votre entreprise.

5. Quelle est la chose la plus précieuse à laquelle vous pouvez consacrer votre temps aujourd’hui ?

Il s’agit d’une question importante pour gérer efficacement votre temps. Déterminez les tâches les plus importantes auxquelles vous devriez consacrer votre temps et accomplissez-les avant toute autre chose.

Si ces questions peuvent vous permettre de fixer des priorités qui fonctionnent, voici sept façons de fixer des priorités pour mener à bien vos activités quotidiennes.

7 techniques efficaces pour fixer des priorités

1. Mettez en avant vos valeurs fondamentales

Quelles sont les choses qui comptent pour vous, celles que vous ne pouvez échanger contre rien dans la vie ? Notez-les !

Vous pouvez créer un tableau qui couvre tous les aspects de votre vie : votre famille, votre carrière, votre entreprise et votre développement personnel. Dressez ensuite la liste des trois priorités les plus importantes pour chaque aspect.

Une fois cette étape franchie, consacrez 80 % de votre temps à la réalisation de vos priorités absolues. Vous pouvez accomplir d’autres tâches moins importantes avec le temps restant.

2. Alignez votre emploi du temps sur vos valeurs fondamentales

Votre emploi du temps quotidien doit s’articuler autour des valeurs sur lesquelles vous ne pouvez pas transiger. Le temps que vous consacrez à chaque tâche est révélateur de vos priorités. On consacre souvent du temps à des choses qui ne comptent pas et on perd de vue ce qui est vraiment important. Vous n’êtes pas obligé de tout faire ; vous pouvez déléguer des activités subalternes et vous concentrer sur les tâches qui requièrent vos compétences et votre expérience.

3. Identifier les tâches urgentes

La matrice d’Eisenhower a mis en évidence l’importance de fixer des priorités. La matrice présente vos tâches urgentes et importantes, vous aidant ainsi à identifier les choses qui ne peuvent pas attendre.

Certaines tâches, telles que l’envoi d’e-mails ou la rédaction de rapports, devraient occuper la partie supérieure de votre liste, car un rapport inachevé peut retarder votre présentation à votre patron. Il est important d’identifier les tâches urgentes et de les réaliser le plus rapidement possible.

Eisenhower recommandait de déléguer ce qui est « urgent et pas important » et de se concentrer sur ce qui est « urgent et important ».

4. Analyser les jours les plus productifs

Chaque jour a sa signification et sa raison d’être. L’une des meilleures stratégies consiste à trouver le jour particulier où vous êtes toujours au mieux de votre forme. Il peut s’agir d’un jour de congé ou d’un week-end. Une fois que vous avez fait cette découverte, essayez de réaliser les tâches les plus urgentes et les plus importantes de votre liste autant que possible ce jour-là.

5. Préparer à l’avance

Comment planifier ? À la fin de chaque journée, mettez en évidence les tâches qui pourraient figurer sur votre liste pour le lendemain. Le fait de dresser une liste pour le lendemain vous donnera l’impression de progresser dans la vie. Vous pouvez vous réveiller le lendemain pour travailler sur les priorités que vous avez déjà fixées en toute confiance.

6. Savoir que l’établissement des priorités est une compétence

Personne n’est né avec des compétences en matière d’établissement de priorités. Il faut apprendre et s’entraîner constamment pour devenir parfait. Une fois que vous aurez établi des priorités au fil du temps, vous développerez cette capacité pour en faire un ensemble de compétences. Lorsque vous aurez acquis ces compétences, vous en verrez les résultats dans votre vie et dans votre famille.

7. Créer une ligne de temps

Fixez un calendrier lorsque vous établissez l’ordre de priorité de vos tâches. Vous devez être réaliste lorsque vous définissez vos priorités. Évitez d’empiler vos priorités ; répartissez-les plutôt sur une période donnée.

L’établissement d’un calendrier pour certaines priorités spécifiques éliminera le stress lié à la pression lorsque ces priorités deviendront urgentes. Si certaines personnes fonctionnent mieux sous pression, ce n’est pas le cas de toutes. Par conséquent, établissez un calendrier et répartissez-y vos tâches, des plus difficiles aux plus simples.

Bonus : Éliminer les distractions

Les distractions sont des ennemis importants auxquels vous devez faire face lorsque vous devez atteindre les priorités que vous vous êtes fixées. En limitant les distractions, vous pourrez vous concentrer sur ce que vous avez décidé de faire. Il faut de la concentration pour atteindre ses objectifs dans la vie.

Prenez les mesures suivantes pour éliminer les menaces qui pèsent sur votre concentration et votre productivité :

Désactiver les notifications des médias sociaux

Vous ne pouvez pas vous passer de votre smartphone, mais vous pouvez gérer la façon dont vous l’utilisez. Fermez vos plateformes de médias sociaux lorsque vous êtes occupé ou que vous passez du temps avec des personnes importantes dans votre vie. Chaque fois que vous êtes sous pression pour vérifier vos notifications, éteignez votre téléphone ou mettez-le dans une autre pièce et concentrez-vous.

Faire une pause

Votre corps est conçu pour faire des pauses. Ne vous privez pas de cette occasion de renouveler et de rafraîchir votre esprit. Profitez de vos pauses pour faire des choses qui vous procurent de la joie et du bonheur.

Prenez soin de votre corps

La santé physique joue un rôle crucial dans la réalisation des priorités que vous vous êtes fixées. Faire de l’exercice et manger sainement peut vous aider à rester en forme pour atteindre vos objectifs.

Effectuer la tâche la plus difficile dès le matin

Vous êtes au mieux de votre forme lorsque vous venez de vous réveiller. Il est raisonnable de rayer immédiatement de votre liste les tâches que vous redoutez. Cela vous permettra de libérer du temps plus productif plus tard dans la journée.

Se débarrasser des personnes toxiques

Les personnes toxiques sont celles qui ont des habitudes malsaines. En les côtoyant, vous risquez de vous priver de la force et de la motivation dont vous avez besoin pour continuer à atteindre vos objectifs. Entourez-vous plutôt de personnes productives, ambitieuses et concentrées. Selon Jim Rohn^[2]

« Vous êtes la moyenne des cinq personnes que vous fréquentez.

Réflexions finales

Un moyen sûr de rester concentré et productif est de prendre des mesures cohérentes qui correspondent à vos objectifs. La capacité à fixer des priorités qui fonctionnent est très importante pour vous aider à mieux réussir.

Dressez la liste de vos valeurs fondamentales et faites-les correspondre à votre emploi du temps quotidien. Ensuite, déterminez vos tâches les plus importantes et faites-les lorsque vous êtes au mieux de votre forme. N’oubliez pas de fréquenter des personnes qui vous rappelleront constamment vos objectifs. Fixez des priorités, concentrez-vous et répétez le processus.

Autres conseils sur la définition des priorités

• Retour aux sources : Fixer des priorités
• Comment établir des priorités en 10 minutes et travailler 10 fois plus vite
• Comment organiser sa vie en fonction des priorités et non de l’urgence

Crédit photo : Firza Pratama via unsplash.com