En tant qu’employeur, vous savez que l’augmentation de la productivité sur le lieu de travail peut être très bénéfique pour votre entreprise, c’est pourquoi vous vous efforcez toujours de tirer le meilleur parti de vos employés.

Vous savez aussi que ce n’est pas toujours la chose la plus facile à faire.

La productivité sur le lieu de travail fait référence à l’efficacité et à l’efficience avec lesquelles vos employés atteignent les objectifs et réalisent les tâches qui leur sont confiées.

Selon le type d’entreprise que vous dirigez, la définition de la productivité des employés peut varier légèrement d’une société à l’autre. L’augmentation de la productivité peut se traduire par un taux de satisfaction de la clientèle plus élevé, le respect de délais plus courts ou la création de produits dans des délais plus courts.

Il convient de noter que la productivité ne doit pas toujours être mesurée en fonction du nombre d’heures travaillées. Elle doit plutôt être mesurée par le travail qu’elle accomplit pendant ces heures.

Par exemple, ce n’est pas parce qu’une personne reste en arrière et fait beaucoup d’heures supplémentaires qu’elle est nécessairement plus productive qu’une autre qui n’a travaillé que les 40 heures habituelles. Les deux ont peut-être accompli la même quantité de travail, mais le premier a mis plus de temps à le faire.

Alors, comment augmenter la productivité sur le lieu de travail ? Voici sept stratégies à mettre en œuvre :

1. Doter les employés des bons outils

Fournir à vos employés les bons outils pour faire leur travail est une évidence. Mais le type d’outils dont vous les dotez peut faire toute la différence dans leur façon de travailler.

Voici un exemple d’outils que vous pourriez utiliser :

• Slack pour la communication par chat
• Todoist ou Wunderlist pour les tâches quotidiennes
• Zenkit, Basecamp ou Asana pour la gestion des tâches
• Zendesk ou Helpscout pour l’engagement du service client
• Zoho Creator pour une base de données
• Clockify pour le suivi du temps

Faites preuve de discernement lors de la sélection des outils et veillez à évaluer toutes les options qui s’offrent à vous.

Vous pouvez être enclin à choisir la marque la moins chère, mais si elle offre moins de fonctionnalités et de capacités que celle qui coûte un peu plus cher, vous risquez de constater que vos employés devront fournir deux fois plus d’efforts ou prendre deux fois plus de temps pour accomplir la tâche. Ce qui, au final, ne vous permettra pas d’économiser autant que vous le pensiez au départ.

Voici d’autres options d’apps de productivité que vous pourriez envisager : 18 meilleures applications et outils de gestion du temps (2019 mis à jour)

2. Investir dans la formation et le développement

En tant qu’employeur, il est dans votre intérêt de veiller à ce que vos employés évoluent et se développent pendant qu’ils travaillent pour vous. Parfois, la nature d’un emploi peut changer et vous souhaitez naturellement que votre employé soit en mesure de suivre le rythme. Investir dans la formation et le développement peut vous permettre d’atteindre cet objectif.

Ce n’est pas seulement bénéfique pour eux, mais aussi pour l’entreprise. Le perfectionnement de vos employés leur permettra non seulement d’élargir leur éventail de compétences, mais les incitera également à faire un meilleur travail. Votre volonté d’investir dans le développement de leurs compétences leur montre que vous êtes attaché à leur croissance et à leur développement, ce qui, espérons-le, les incitera à investir autant d’efforts dans l’entreprise.

Un groupe d’employés mieux informés et plus compétents peut contribuer à façonner l’avenir de votre entreprise. Pour rivaliser avec les meilleurs et réussir, vous devez vous tenir au courant des tendances et de l’évolution des méthodes. Investir dans la formation et le développement peut favoriser la croissance au niveau individuel et au niveau de l’entreprise.

3. Éviter la microgestion

Aux yeux d’un employé, il n’y a rien de pire qu’un employeur qui fait de la microgestion.

Non seulement la microgestion montre à vos employés que vous êtes un peu contrôlant, mais elle peut aussi indiquer que vous ne leur faites pas suffisamment confiance pour faire du bon travail par eux-mêmes. Et s’il n’y a pas de confiance, comment pouvez-vous vous attendre à ce que vos employés soient motivés pour travailler de manière productive ?

Une fois que vous avez attribué une tâche ou un projet, définissez vos attentes, donnez quelques instructions, puis laissez vos employés agir. Soyez toujours disponible s’ils ont besoin de poser des questions, mais laissez-les prendre le contrôle de leur propre travail.

En ne surveillant pas leurs moindres faits et gestes et en ne leur disant pas ce qu’ils doivent faire et comment le faire, vous permettez à vos employés d’apprendre et de prendre des décisions par eux-mêmes.

Une autre raison pour laquelle vous devriez éviter la microgestion est qu’en ne surveillant pas les épaules de vos employés pendant qu’ils accomplissent les tâches qui leur ont été confiées, vous libérez du temps dans votre emploi du temps chargé pour rattraper votre propre travail.

4. Établir la transparence

Vos employés sont le cœur et l’âme de votre entreprise. Il est donc impératif de les impliquer et de les tenir au courant pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Un manque de transparence à l’égard de vos employés peut diminuer la productivité sur le lieu de travail. Si vous laissez vos employés dans l’ignorance des informations relatives à l’entreprise, vous risquez de nuire à la confiance qui s’est instaurée.

Le niveau de transparence qui peut être offert aux employés varie d’une entreprise à l’autre. Ce que vous décidez de partager est, bien entendu, laissé à votre discrétion et à la politique de votre entreprise. Toutefois, au minimum, des informations telles que les résultats et les mises à jour sur ce qui se passe dans l’entreprise devraient être partagées afin d’encourager un lieu de travail productif.

Organiser des rencontres régulières est un bon moyen de maintenir la transparence au sein de l’entreprise. Cela n’a pas besoin d’être formel ou de prendre trop de temps. En fonction de la taille de votre entreprise, vous pouvez le faire par département et organiser des réunions d’équipe informelles tous les matins, au cours desquelles chacun discute de ce qu’il fait et les employés sont informés des nouvelles concernant l’ensemble de l’entreprise.

5. Autoriser le travail flexible

Pouvoir éviter les heures de pointe et travailler dans le confort de son domicile est un rêve pour de nombreux employés de bureau. Selon le Future Workforce Report 2019^[1], qui a interrogé plus de 1 000 responsables de recrutement américains, le travail à distance est devenu la nouvelle norme. D’ici 2028, on estime que 73 % des départements auront des travailleurs à distance et que 33 % des travailleurs à temps plein travailleront à distance.

La mise en place d’une main-d’œuvre flexible peut devenir un avantage supplémentaire qui motive les employés à travailler de manière plus productive. Cette flexibilité n’est pas seulement intéressante pour ceux qui souhaitent travailler à domicile, mais aussi pour les parents et les employés qui ont d’autres engagements qui peuvent coïncider avec les heures de travail normales.

Pour les employés qui ont fait preuve d’un travail acharné, vous pouvez les récompenser en négociant un horaire qui leur permet de travailler à distance une fois par mois environ. Cela permet d’instaurer un climat de confiance et de leur donner un sentiment d’indépendance. Il s’agit également d’une nouvelle méthode de travail qui pourrait permettre à certains travailleurs d’être plus productifs.

6. Promouvoir la santé et le bien-être

La santé et le bien-être des employés jouent un rôle important dans l’augmentation de la productivité sur le lieu de travail. Votre cerveau est comme un muscle : plus il travaille sans se reposer, plus il s’épuise rapidement. Et la dernière chose que vous souhaitez, c’est que l’un de vos employés s’épuise.

Il est également important de boire beaucoup d’eau et de maintenir une alimentation saine pour rester concentré au travail. Bien que vous ne souhaitiez pas dicter à vos employés ce qu’ils mangent, vous pouvez encourager une alimentation équilibrée en leur proposant des en-cas sains tels que des fruits et des noix.

Un bon moyen de promouvoir la santé et le bien-être est de veiller à ce que vos employés prennent effectivement leur pause déjeuner et qu’ils le fassent loin de leur bureau. Les employés de bureau ont un mode de vie sédentaire, alors laissez-leur le temps de se dégourdir les jambes ou de prendre l’air tout au long de la journée.

7. Créer un espace de travail confortable

La plupart des personnes qui travaillent à temps plein dans un bureau passent une grande partie de leur temps d’éveil enchaînées à leur bureau. C’est pourquoi il est important de veiller à ce qu’elles travaillent dans un environnement confortable.

Des recherches ont montré que les facteurs environnementaux tels que l’éclairage, la température et le bruit peuvent avoir un impact sur la concentration et la productivité sur le lieu de travail^[2]. Et les employés qui sont satisfaits de leur environnement physique sont plus susceptibles de produire de meilleurs résultats.

En tant qu’employeur, vous pouvez prendre des dispositions pour que le bureau soit organisé de manière à assurer une productivité optimale :

Vérifiez qu’il y a de l’air frais et de la lumière naturelle provenant des fenêtres. Si vous n’avez pas le luxe d’avoir une fenêtre, installez des ampoules de bonne qualité qui n’émettent pas de lumière fluorescente.

L’équipement ergonomique est un autre investissement qui en vaut la peine. Bien qu’ils semblent coûteux au départ, ils pourraient en fait permettre à l’entreprise d’économiser davantage à long terme. Pensez au temps et à l’argent économisés sur les indemnisations pour les problèmes de dos ou le syndrome du canal carpien.

Réflexions finales

L’augmentation de la productivité sur le lieu de travail présente de nombreux avantages. Elle permet d’augmenter les bénéfices, de réduire les coûts opérationnels, d’optimiser les ressources et d’améliorer le service à la clientèle. D’autres avantages notables sont l’augmentation de l’engagement des employés et un environnement de travail globalement heureux et sain.

Des employés engagés sont l’un des meilleurs atouts de votre entreprise. Lorsqu’un employé consacre plus d’efforts et de zèle à son travail, il est fier de ce qu’il fait et heureux de faire partie d’une équipe. Non seulement cela peut être bénéfique sur le plan économique, mais cela réduit également les risques qu’ils changent d’entreprise.

L’augmentation de la productivité sur le lieu de travail est un objectif auquel aspire tout employeur, mais ce n’est pas toujours la chose la plus facile à réaliser. Vous devez motiver vos employés pour qu’ils fassent leur travail de la manière la plus efficace possible et, pour ce faire, vous devez mettre en place des stratégies.

Même si les sept mesures susmentionnées ne transformeront pas magiquement vos employés en une équipe des plus productives du jour au lendemain, la mise en œuvre d’une ou de plusieurs d’entre elles peut les conduire dans la bonne direction.

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Crédit photo : Damian Patkowski via unsplash.com