7 raisons pour lesquelles les gens consultent constamment leur courrier électronique

J’ai récemment lu un article très intéressant sur la manière de passer moins de temps sur le courrier électronique, qui, selon les chercheurs, occupe environ 28 % des journées de travail des professionnels. L’une des recommandations était de ne consulter son courrier électronique qu’une fois par heure. Pour la plupart des gens, cela peut sembler une suggestion sensée, mais il peut être étonnamment difficile de mettre en pratique un tel conseil. Pourquoi ? Les conseils simples en apparence ne tiennent souvent pas compte des barrières psychologiques en jeu. Comprendre quels sont ces obstacles peut vous aider à identifier les habitudes de courrier électronique qui vous conviennent le mieux.

Analysons les raisons pour lesquelles les gens consultent si fréquemment leur courrier électronique, puis examinons les solutions possibles. Auxquelles des questions suivantes pouvez-vous faire référence ?

Vous vérifiez fréquemment parce que ….

1. Vous redoutez d’être en retard dans l’envoi de vos courriels.

Personnellement, je consulte souvent mes courriels le soir, car je ne veux pas me sentir alourdi par les courriels lorsque j’essaie d’être productif le lendemain matin.

Répondre à des courriels nécessite souvent une prise de décision. Il est difficile d’en faire trop à la fois. Il peut être agréable de s’éparpiller et de ne pas être confronté à de multiples courriels nécessitant une prise de décision. Par conséquent, même si le traitement par lots des courriels peut être moins perturbant, la psychologie sous-jacente est compliquée.

2. Les activités distrayantes sont plus faciles que les activités productives.

Se livrer à des activités distrayantes comme le courrier électronique reste, en général, mentalement plus facile que beaucoup d’autres solutions, comme se concentrer pendant plusieurs heures ininterrompues sur un travail important, ce que beaucoup de gens font rarement. L’être humain a tendance à emprunter la voie immédiate la plus facile, celle du clic, du clic, du clic, même si cela signifie que nous ne faisons pas un travail qui est objectivement beaucoup plus prioritaire.

3. Vous voulez être consciencieux.

Il semble plus consciencieux de répondre en 15 minutes aux courriels des personnes que l’on veut impressionner (par exemple, les patrons, les collègues) que de prendre quelques heures ou une journée pour le faire. Toutefois, il s’agit souvent d’une illusion. Si vous consultez votre courrier électronique en permanence, vous êtes probablement un membre moins productif de votre équipe que si vous ne le faites pas.

Il n’est pas tout à fait faux de penser que répondre rapidement aux courriels peut donner l’impression que l’on est consciencieux. C’est parfois vrai. Cependant, j’ai déjà affirmé que le fait de prendre plus de temps que la moyenne pour répondre aux courriels peut parfois vous faire paraître important (par exemple, parce que vous êtes trop occupé à faire autre chose pour le courrier électronique).

Lorsque vous avez pris l’habitude de répondre très rapidement aux courriels, il peut être difficile de rompre avec cette habitude, de peur que les autres ne considèrent votre changement de comportement comme un indicateur de votre colère ou de quelque chose d’anormal.

4. Vous avez peur de manquer quelque chose.

Parfois, nous attribuons mentalement le fait d’avoir réagi rapidement à une opportunité comme étant l’une des raisons de notre succès. Par exemple, vous recevez un courriel concernant un article en promotion et vous l’achetez immédiatement, alors qu’en réalité, il était en promotion et disponible toute la semaine.

Il m’arrive parfois de rater de bonnes occasions parce que je ne consulte pas mon courrier électronique en permanence, mais dans l’ensemble, c’est toujours mieux que de se sentir étroitement lié à mon courrier électronique. Qu’en est-il pour vous ?

5. C’est une habitude.

Consulter fréquemment son courrier électronique peut devenir une habitude. Vous pouvez le faire par réflexe lorsque vous attendez le début d’une réunion, avant de prendre une pause et dès que vous revenez à votre bureau.

Il se peut que vous ayez eu auparavant une raison raisonnable de consulter fréquemment votre courrier électronique (par exemple, lorsque vous êtes nouveau dans un emploi et que vous apprenez les rouages du métier), mais cette habitude n’a plus rien à voir avec cette motivation.

6. Vous consultez vos courriels pendant les temps morts pour éviter l’anxiété.

Si vous vous sentez généralement stressé et que vous avez tendance à ruminer, les moments d’inactivité peuvent être comme des invitations à ces pensées stressées et ruminantes à sortir pour faire la fête. La consultation du courrier électronique peut contribuer à combler ces vides et à empêcher l’anxiété et la rumination de s’installer, mais ce n’est pas une bonne solution.

7. Vous sous-estimez les pertes cachées du courrier électronique.

Il faut apparemment environ quatre secondes pour parcourir le texte de prévisualisation d’un courriel, et beaucoup d’entre nous reçoivent des dizaines de courriels sans importance chaque jour. Comme il ne s’agit que de quelques secondes ici et là, cela ne semble pas très important, mais au fil du temps, cet effort gaspillé s’accumule. De plus, pour chaque courriel auquel nous jetons un coup d’œil, nous devons prendre la décision de le lire ou non, ce qui est épuisant sur le plan cognitif.

Comme les êtres humains empruntent généralement la voie de la moindre résistance, nous reportons à plus tard la décision de nous désabonner ou non des courriels promotionnels que nous ne lisons jamais ou pratiquement jamais. Les êtres humains détestent également renoncer à un avantage qu’ils pensent avoir (par exemple, des coupons de réduction envoyés par courrier électronique qui sont parfois pertinents). Ce type d’aversion à la perte est un facteur extrêmement important qui explique pourquoi nous prenons de mauvaises décisions, et c’est un sujet que j’aborde en profondeur dans mon livre, The Healthy Mind Toolkit (La boîte à outils de l’esprit sain).

Solutions

• Il est très facile d’entendre le conseil de consulter moins souvent ses courriels et de se dire « je devrais le faire », mais de ne jamais passer à l’action. J’espère qu’en lisant cet article, vous aurez compris pourquoi il est psychologiquement plus difficile qu’il n’y paraît à première vue de se défaire de l’habitude de consulter fréquemment ses courriels. Vous avez peut-être remarqué que certaines des raisons que j’ai évoquées semblent presque se contredire. Par exemple, nous consultons nos courriels parce qu’il est plus facile d’être distrait que de se concentrer, et pourtant nous craignons les courriels parce que nous sommes susceptibles de nous sentir submergés par eux. Cette subtilité et cette complexité font souvent partie de nos habitudes et de leur raison d’être.
• Compte tenu de tous les points que je viens d’évoquer, réfléchissez à l’approche de la consultation du courrier électronique qui vous semble la plus équilibrée. Plutôt que de procéder à un changement radical, essayez d’allonger légèrement le délai entre deux consultations. Augmentez-le d’un pourcentage. Par exemple, si vous consultez actuellement votre messagerie toutes les 30 minutes, essayez de le faire toutes les 40 minutes.
• Essayez d’identifier quelques moments où vous ne consulterez pas votre courrier électronique (par exemple, lorsque vous attendez dans une file d’attente). Ou encore, vous consulterez vos courriels au retour d’une pause, mais pas avant d’y aller. Choisissez ce qui vous aidera à vous sentir plus détendu.
• Reconnaître que les conseils génériques sont d’une utilité limitée. Consulter mon courrier électronique le soir n’est pas un problème pour moi et fonctionne même très bien. Par conséquent, je n’ai pas besoin de suivre des conseils génériques tels que : « Ne consultez pas vos courriels après 20 heures ». Sélectionnez les conseils qui vous sont utiles, ignorez les autres et trouvez le meilleur modèle qui corresponde à vos préférences.
• Un certain type de contrôle automatique peut s’avérer très utile pour accroître votre vigilance à l’égard du courrier électronique. Par exemple, j’utilise RescueTime (version gratuite) pour obtenir un rapport hebdomadaire le dimanche sur le temps que j’ai passé sur le courrier électronique au cours de la semaine précédente. J’essaie de ne pas dépasser 5 heures.
• Faites votre possible pour rompre le cycle de l’envoi de courriels en dehors des heures de travail. Si vous souhaitez travailler sur des courriels en dehors des heures de travail, reportez l’envoi de vos réponses au jour ouvrable suivant. Il existe de nombreux outils permettant d’automatiser cette tâche.

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