Word, Excel, PowerPoint et Outlook : voilà ce qui fait de Microsoft Office la suite d’outils la plus utilisée sur le marché. Mais même Office a ses limites. Vous rencontrez quotidiennement des problèmes qui vous prennent du temps, un temps qui pourrait être consacré à d’autres choses. Si vous disposez d’applications étonnantes qui augmentent votre productivité dans d’autres domaines de votre vie, vous ne savez peut-être pas qu’il existe également d’excellents outils complémentaires pour Office. Certains d’entre eux sont même gratuits. Voici huit des meilleurs, prêts à être téléchargés et utilisés immédiatement.

1. ShapeChef

ShapeChef est un excellent outil récemment publié par Wulfsoft. Il fournit des modèles, des diagrammes, des graphiques et un vaste ensemble d’icônes pour PowerPoint, et la collection ne cesse de s’agrandir. Le site de ShapeChef vous donne une idée de tout ce qu’il a à offrir. Il existe des formules allant de l’individu à la grande organisation, et les licences n’expirent jamais.

ShapeChef ajoute un volet bibliothèque à votre fenêtre PowerPoint pour un accès rapide. Les éléments sont classés par catégories ou vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver ce que vous voulez. Une fois que vous avez trouvé l’image ou l’icône qui vous convient, faites-la glisser depuis le volet de la bibliothèque vers votre diapositive PowerPoint. C’est aussi simple que cela.

Il y a aussi d’autres avantages. Vous pouvez ajouter vos propres images à la bibliothèque et, bien sûr, les partager avec d’autres afin que chacun profite de vos créations. Cette fonction facilite le maintien de la cohérence au sein de votre équipe ou de votre organisation.

Le plus beau ? Plus besoin de chercher sur le web une image appropriée et de se préoccuper des attributions.

2. FlowBreeze

Si vous en avez assez d’essayer de développer des organigrammes avec des outils de dessin et des flèches qui ne finissent jamais au bon endroit, vous pouvez vous débarrasser de tous ces tracas en utilisant FlowBreeze. Cet outil incroyable est un complément d’Excel qui facilite la création d’organigrammes d’aspect tout à fait professionnel.

Il vous suffit de saisir le texte et l’outil génère automatiquement les formes pour chaque étape. Chaque forme et chaque morceau de texte sont formatés et les symboles sont parfaitement alignés avec des flèches de connexion mises en place automatiquement. Mieux encore, un assistant « texte vers organigramme » permet de convertir un fichier Word existant en organigramme. Avec FlowBreeze, vous pouvez :

• Commencez à créer rapidement grâce au guide de démarrage facile à suivre ;
• Utilisez 84 formats intégrés pour créer vos propres symboles ;
• Choisissez parmi 21 formats de connecteurs : droits, coudés ou courbés ;
• Insérer des images directement sur les symboles ;
• exporter les organigrammes finis dans cinq formats d’image au choix ; et
• Enregistrez les graphiques sous forme de fichiers Excel afin que d’autres personnes puissent les visualiser et les modifier.

Après une période d’essai gratuit de 30 jours, vous pouvez acheter une licence pour un utilisateur unique ou pour un site. Il s’agit d’un paiement unique.

3. ASAP Utilities

ASAP Utilities est un complément Excel qui comble les lacunes et vous aide à faire ce que vous ne pouvez pas faire avec Excel. Il existe depuis 17 ans et a été mis à jour à sa dernière version (5.6) en décembre 2015. Vous devez vraiment visiter le site d’ ASAP Utilities et visionner certaines des vidéos qui démontrent toutes ses fonctionnalités. Ensuite, rendez-vous sur la page des commentaires des clients pour voir ce que disent les professionnels qui l’utilisent actuellement.

Il existe plus de 300 fonctionnalités – trop nombreuses pour être citées ici – mais il suffit de dire que vous gagnerez un temps fou à les utiliser. Par exemple, avez-vous déjà voulu transposer une colonne en plusieurs lignes pour créer un tableau ? ASAP Utilities vous facilite la tâche.

Bien que le nombre de fonctionnalités puisse sembler impressionnant, vous pouvez choisir celles dont vous avez besoin au fur et à mesure que vous en avez besoin. Suivez les instructions simples et ASAP Utilities vous fera gagner du temps et du stress.

4. Onglets du bureau

Travailler avec plusieurs documents à la fois est un peu compliqué dans Microsoft Office. Vous devez faire des allers-retours entre différentes fenêtres pour rassembler et insérer des informations dans Word, Excel ou PowerPoint.

Office Tabs vous permet d’ouvrir tous les documents dont vous avez besoin dans une seule fenêtre et d’afficher chaque document sous la forme d’un fichier à onglets. Il fonctionne avec toutes les éditions de Microsoft Office à partir de 2003. L’outil se compose de trois éléments : Onglets pour Word, Onglets pour Excel et Onglets pour PowerPoint, ce qui vous permet d’afficher ensemble des documents provenant de l’une ou l’autre de ces trois sources.

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L’outil vous permet de travailler sur tous les fichiers et de les fermer en un seul clic (il est toujours possible de les fermer individuellement, si nécessaire). Vous pouvez également enregistrer les modifications en cours pour tous les documents en cliquant sur « Enregistrer tout ».

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Voici quelques-unes des autres caractéristiques :

• La possibilité de personnaliser vos onglets en utilisant l’un des onze styles proposés ;
• Noms de fichiers entiers (actuellement, si le nom de votre fichier est trop long, il sera coupé ; Office Tabs affichera le nom complet) ;
• un fichier de petite taille, qui ne ralentit en rien les performances d’Office ; et
• Beaucoup de raccourcis.

Accédez au site, jetez un coup d’œil et téléchargez l’édition de base gratuite ou l’édition entreprise, qui offre évidemment des fonctionnalités supplémentaires. Avec une licence d’utilisateur permanent, vous bénéficiez également de mises à jour gratuites et d’une assistance pendant deux ans. Vous trouverez également un tutoriel sur le site.

5. Kutools pour Outlook

Celui-ci offre un grand nombre de fonctionnalités à utiliser avec Outlook, conçues pour rationaliser votre traitement des courriels et vous faire gagner beaucoup de temps. En fait, Kutools for Microsoft Outlook offre des fonctions qui simplifient toutes les tâches banales que vous devez effectuer tous les jours, telles que :

• Création de réponses automatiques « hors bureau » ;
• Création de personnalisations CC et BCC automatiques pour ces envois ;
• le transfert de plusieurs courriels à la fois ; et
• Trier les courriers indésirables avec de meilleurs filtres.

D’un simple clic, vous pouvez également

• Rechercher tous les courriels d’un expéditeur, d’une adresse électronique ou d’un domaine ;
• Répondre à plusieurs courriels ou les transférer en une seule fois ;
• Supprimer tous les courriels provenant d’un expéditeur ou ayant un objet spécifique ;
• supprimer les courriels, les noms de contact ou les adresses électroniques en double ; et
• Bloquer les expéditeurs, les sujets ou les mots-clés du corps.

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Une licence à vie vous permet également de bénéficier de mises à jour et d’une assistance gratuites pendant deux ans. Les licences multiples bénéficient d’un tarif préférentiel.

Si le courrier électronique occupe une grande partie de votre journée de travail, vous avez besoin de cet outil.

6. Suivi par courrier électronique

Il s’agit d’un autre outil complémentaire très simple pour Outlook. Si le courrier électronique constitue une part importante de votre travail professionnel, vous comprenez la frustration d’envoyer un courriel, d’attendre une réponse et de ne pas la recevoir, ou même d’oublier que vous avez envoyé ce courriel et que vous aviez besoin d’une réponse. Il est facile d’oublier quand on est occupé. Et l’absence de suivi peut nuire à la productivité par la suite, lorsque l’on se rend compte que l’on ne peut pas aller de l’avant sans cette réponse.

E-Mail Follow-Up vous permet de ne jamais oublier la réponse que vous attendez. Lorsque vous envoyez votre courriel, vous pouvez programmer un rappel pour l’envoi d’un courriel de suivi. Si vous recevez la réponse, ou même un appel téléphonique, avant la date que vous avez fixée, il vous suffit de supprimer le rappel de suivi du calendrier. C’est simple, rationalisé et cela vous évitera de vérifier et de revérifier vos courriels envoyés pour savoir quand vous avez envoy
é des messages et à qui ils ont été envoyés.

Cet outil ajoutera seulement deux boutons à votre éditeur de messages Outlook. Pour une licence monoposte (24 $), vous bénéficierez d’une utilisation à vie, de nouvelles versions et d’une assistance pendant un an. Vous pouvez d’abord télécharger une version d’essai gratuite pour voir si elle vous convient.

7. Onetastic pour OneNote

La gratuité est toujours une bonne chose, et c’est exactement ce qu’est Onetastic pour OneNote. Si vous possédez déjà l’application de prise de notes numériques OneNote de Microsoft et que vous l’appréciez, vous serez ravi de ce complément qui vous offre encore plus de fonctions. Onetastic vous permet de :

• Effectuer des tâches répétitives automatiquement,
• Téléchargez des macros supplémentaires si nécessaire,
• Configurez des vues de calendrier pour vos pages OneNote,
• Recadrer ou faire pivoter les impressions et les images,
• Définir des styles personnalisés, comme dans Word, et
• Mettre en place des menus et des tables des matières.

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Des vidéos et des tutoriels sont disponibles sur le site web, ainsi qu’une section FAQ.

Nous cherchons tous des moyens d’améliorer notre productivité, en particulier au travail, et nous utilisons tous de nombreuses méthodes différentes pour être mieux organisés et moins stressés. Mais il existe désormais des outils qui permettent de rationaliser le travail lui-même. C’est un grand avantage.