L’un des moyens les plus efficaces pour devenir plus productif est de maîtriser son temps. Malheureusement, le temps est une chose que l’on ne peut pas gérer. Le temps est fixe. Nous disposons tous de vingt-quatre heures par jour et nous ne pouvons rien y changer. Vous ne pouvez pas emprunter quelques heures à demain pour les utiliser aujourd’hui.

Cela signifie qu’au lieu d’essayer de gérer le temps lui-même, nous devons gérer notre activité. C’est la seule chose que nous pouvons gérer. La question à se poser est donc la suivante : que ferez-vous pendant les vingt-quatre heures dont vous disposez chaque jour ?

Partir de ce point de départ vous donne un énorme avantage, car vous vous mettez en situation de contrôle. Vous contrôlez ce que vous faites pendant le temps dont vous disposez. Il existe de nombreuses façons de gérer votre activité en vous concentrant sur ce qui est important.

Voici 7 méthodes de gestion du temps qui vous aideront.

1. La méthode Ivy Lee

Il s’agit probablement de la méthode de gestion du temps et de productivité la plus efficace que vous puissiez utiliser. La méthode Ivy Lee a été mise au point par Ivy Lee qui, en 1918, a été chargé par Charles M. Schwab, président-directeur général de Bethlehem Steel, de créer un moyen d’améliorer la productivité de ses cadres supérieurs.

Ivy Lee a demandé à chaque manager d’écrire sur une feuille de papier les six tâches les plus importantes qu’il devait accomplir le lendemain, par ordre de priorité, et de la laisser sur son bureau, prête pour le jour suivant. Lorsqu’ils arrivaient le lendemain matin, ils commençaient à travailler sur la première tâche et, une fois qu’ils l’avaient terminée, ils la rayaient et commençaient la suivante^[1].

Si vous ne parvenez pas à accomplir les six tâches, vous devez reporter les tâches non accomplies au jour suivant et répéter le processus avec une autre série de six tâches. La méthode Ivy Lee vous permet de vous concentrer sur ce qui est important. Avec seulement six tâches disponibles, vous ne mettrez pas de tâches de faible valeur sur votre liste.

Aujourd’hui, avec tous les outils numériques disponibles, c’est un moyen simple de rester concentré sur les choses essentielles. Par exemple, vous pouvez utiliser un calendrier, une application de notes ou un gestionnaire de tâches dédié pour rédiger votre liste de six.

2. Blocage du temps

Le blocage du temps est une méthode de gestion du temps qui consiste à bloquer du temps sur votre calendrier pour effectuer un travail ciblé. C’est un autre moyen très efficace de gérer les activités que vous effectuez chaque jour.

Permettez-moi de vous donner un exemple de mon système. Chaque semaine, je rédige un article de blog, un script de podcast, un plan et j’enregistre deux à trois vidéos sur YouTube. Je ne peux m’assurer d’avoir du temps pour ces tâches que si j’en réserve sur mon calendrier. Ainsi, j’ai réservé deux heures à la rédaction de mon article de blog le lundi matin. J’ai également un bloc de deux heures le mardi matin pour rédiger le script de mon podcast et un bloc de trois heures le vendredi matin pour enregistrer mes vidéos YouTube.

Ces plages horaires sont des événements fixes et récurrents sur mon calendrier. Ainsi, si quelqu’un essaie de prendre rendez-vous avec moi à ces moments-là, il verra que je suis occupé.

Le blocage du temps vous indique exactement le temps dont vous disposez pour effectuer les tâches importantes. Vous ne pourrez effectuer le travail important que si vous avez le temps de le faire. C’est la raison pour laquelle ce système fonctionne si bien.

Pour que le blocage du temps fonctionne, vous devez traiter chaque bloc de temps comme un rendez-vous confirmé. Si vous ne le faites pas, vous ne respecterez pas le temps que vous avez réservé et le processus de blocage du temps n’aura plus aucun sens.

3. Technique Pomodoro

La technique Pomodoro consiste à régler une minuterie sur 25 minutes et à travailler de manière concentrée et sans être dérangé pendant ces vingt-cinq minutes. Ensuite, lorsque l’alarme se déclenche, vous faites une pause de cinq minutes et vous réglez l’alarme pour vingt-cinq autres minutes de travail concentré.

La technique Pomodoro est une excellente méthode pour les personnes qui ont du mal à se concentrer sur une seule chose à la fois et qui sont facilement distraites. Au bout de vingt-cinq minutes, vous savez que vous pouvez regarder autre chose pendant cinq minutes, ce qui vous donne la motivation nécessaire pour aller jusqu’au bout des vingt-cinq minutes.

Il existe toute une série d’applications pour vos appareils mobiles et votre ordinateur de bureau qui régleront les minuteries pour vous et vous aideront à rester concentré sur ce que vous voulez.

4. Méthode de hiérarchisation 2+8

Semblable à la méthode Ivy Lee, la méthode de priorisation 2+8 vous demande de sélectionner deux tâches obligatoires et huit autres tâches que vous aimeriez accomplir le lendemain. Les deux tâches obligatoires doivent être accomplies quoi qu’il arrive. Pour les huit autres tâches, vous ferez tout ce qui est en votre pouvoir pour les accomplir, mais ce ne sera pas la fin du monde si vous ne pouvez pas les réaliser.

L’objectif de la méthode de priorisation 2+8 est de concentrer votre attention sur ce qui est important. C’est pourquoi vous décidez la veille de ce qui doit être ajouté à votre liste. Ainsi, lorsque vous commencez la journée, vous savez exactement ce qu’il faut faire et vous ne perdez pas de temps à essayer de décider ce qu’il faut faire.

Il vous suffit de dix minutes avant de terminer la journée pour consulter votre liste de choses à faire et choisir vos priorités pour le lendemain en fonction de vos rendez-vous et de l’endroit où vous serez.

5. Matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est associée à l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower. Cette méthode de gestion du temps consiste moins à gérer le temps qu’à établir des priorités dans le travail.

La matrice est composée de quatre quadrants :

• Quadrant 1 – Important et urgent
• Quadrant 2 – Important et non urgent
• Quadrant 3 – Peu important et urgent
• Quadrant 4 – Pas important et pas urgent

L’idée est d’éviter autant que possible les quadrants 3 et 4 et d’essayer de passer le plus de temps possible dans le quadrant 2. C’est le quadrant 2 qui vous aidera à mieux gérer votre temps et à réduire les tâches relevant du quadrant 1.

Les tâches du quadrant 2 sont liées à la prise en charge de votre santé, à l’anticipation des problèmes futurs et à la planification. Les tâches du quadrant 1 sont celles qui se déroulent dans l’immédiat et qui requièrent votre attention.

Vous ne pouvez pas éviter les tâches des quatre quadrants. Par exemple, de nombreuses tâches relevant du quadrant 4 seront liées au repos et à la détente, mais si vous en faites trop, vous ne ferez rien avancer d’important.

6. Principe de Pareto

Il ne s’agit pas tant d’une méthode de gestion du temps que d’une observation qui peut vous aider à travailler sur les choses qui vous donnent les résultats positifs les plus significatifs :

Le principe de Pareto stipule que pour de nombreux résultats, environ 80 % des conséquences proviennent de 20 % des causes (le « petit nombre vital »)^[2].

Appliqué à la gestion du temps et à la productivité, cela signifie que vous devez d’abord identifier les tâches qui vous permettront d’obtenir 80 % de vos résultats. Par exemple, si vous êtes écrivain, le fait de vous asseoir devant votre ordinateur et de passer du temps à écrire contribuera proportionnellement plus à l’article ou au livre fini que la recherche d’applications et d’outils d’écriture.

De même, dans le monde des affaires, le fait d’être en face de votre client (ou prospect) aura un impact bien plus important sur vos performances commerciales que la planification d’une stratégie de vente ou la création de listes de prospects potentiels.

Si les tâches qui contribuent à 20 % de vos résultats ont leur place, elles ne doivent pas devenir celles auxquelles vous consacrez le plus clair de votre temps. C’est le cas, par exemple, des vendeurs qui participent à des réunions de travail, des enseignants qui rédigent des rapports de présence et des chefs d’entreprise qui s’occupent de l’administration de base.

Le principe de Pareto est essentiellement à la base de la méthode de hiérarchisation 2+8 (voir ci-dessus).

7. NET (pas de prolongation)

Le NET est un peu un joker. Mais Tony Robbins, l’un des plus grands coachs d’affaires au monde, le préconise^[3]. NET fonctionne parce qu’une grande partie de notre temps est perdue chaque jour à attendre dans des files d’attente ou que quelque chose se produise. Il vous encourage à profiter de ce temps pour travailler.

Par exemple, si vous attendez le début d’une réunion, vous pouvez répondre à votre courrier électronique ou traiter votre boîte de réception. Vous pouvez répondre à certains de vos messages Slack ou Microsoft Teams ou rechercher des idées qui nécessitent des recherches. Nos téléphones portables nous permettent d’effectuer une grande partie du travail pour lequel nous devions auparavant nous trouver dans un endroit fixe.

J’utilise NET lorsque j’attends le début d’un appel Zoom. Je suis déjà devant mon ordinateur et, en attendant le début de la réunion, je travaille sur mes courriels ou mes messages ou sur des tâches administratives de base. Il est surprenant de constater la quantité de travail que l’on peut accomplir en cinq minutes.

Réflexions finales

Toutes ces méthodes sont simples et faciles à adopter. Vous n’avez pas besoin de logiciels ou d’outils sophistiqués. Par exemple, votre calendrier ou une application de notes fonctionneront parfaitement. Ces méthodes ont également fait leurs preuves.

Si vous cherchez un moyen simple d’améliorer votre productivité et vos compétences en matière de gestion du temps, l’une de ces sept méthodes de gestion du temps vous donnera d’excellents résultats.

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Crédit photo : Andrea Natali via unsplash.com