Il y a quelques années, j’ai décidé d’ouvrir mes programmes de coaching au monde entier. Pour ce faire, je devais me déplacer en ligne et utiliser des outils tels que Skype et FaceTime. (Zoom en était à ses balbutiements à l’époque, et Microsoft Teams était encore en cours de développement).

L’un des premiers problèmes auxquels j’ai été confrontée a été de savoir comment j’allais planifier mes rendez-vous de coaching. Je vis à l’est du monde, en Asie du Nord-Est, et la plupart de mes clients vivent en Amérique du Nord et en Europe. Je me suis rendu compte que je devais travailler avec un décalage horaire pouvant aller jusqu’à dix-sept heures.

Pour surmonter cette difficulté, j’ai commencé à chercher un service de planification qui automatiserait mes appels.

Un service de planification vous permet de définir les paramètres selon lesquels une personne peut prendre rendez-vous avec vous. Ainsi, tout ce que j’avais à faire était de fixer les heures auxquelles je serais disponible pour un appel ou une réunion, et la personne qui souhaitait programmer un appel avec moi pouvait choisir une heure parmi celles auxquelles je me rendais disponible grâce à un lien que je partageais avec elle. Cela m’a évité de devoir envoyer des courriels à droite et à gauche pour essayer de trouver une heure qui convienne à tous les deux.

Les services de planification ont beaucoup évolué ces dernières années et sont devenus un marché très concurrentiel. L’un des avantages de l’utilisation d’un tel service est qu’une fois qu’une personne a programmé une réunion avec vous, la plupart de ces services ajouteront le rendez-vous à votre calendrier et enverront des rappels à toutes les parties concernant la réunion.

Comme beaucoup d’entre nous travaillent désormais à domicile, l’avantage d’utiliser un service de planification est que vous pouvez définir différents blocs horaires dans la journée où les gens peuvent organiser une réunion avec vous, et vous pouvez garder du temps dans la journée sans réunions, de sorte que vous puissiez vous lancer dans un travail approfondi de qualité sans vous soucier d’être dérangé.

Tant que vous partagez votre lien de planification avec vos collègues et vos clients, vous pouvez être sûr que votre journée soigneusement planifiée ne sera pas perturbée par des personnes qui essaient de trouver un moment mutuellement convenable pour vous rencontrer.

Vous trouverez ci-dessous une liste de sept services de planification gratuits que vous pouvez utiliser pour mieux contrôler votre journée.

1. Calendrier

Calendar est un outil qui combine tous vos besoins en matière de planification et de rendez-vous dans une interface conviviale. Il dispose d’un tableau de bord unifié qui s’intègre à tous les services de calendrier courants, notamment Google, Microsoft et Apple.

Le tableau de bord Calendrier affiche ce que votre journée vous réserve. Vous pouvez rapidement créer des réunions et modifier des événements programmés en toute simplicité. Ses outils d’analyse vous donnent un aperçu de la façon dont vous et votre équipe occupez votre temps, ce qui vous permet de vous adapter et d’être aussi efficace que possible.

Cette application peut répondre à tous vos besoins en matière de planification en créant des liens intelligents qui évaluent automatiquement votre disponibilité dans les différents calendriers que vous avez synchronisés avec le tableau de bord. Cette fonctionnalité vous permet de ne jamais être doublement réservé. Elle permet aux participants à vos réunions de sélectionner et de cliquer sur un lien et de réserver une heure qui convient aux deux parties.

Le calendrier dispose également d’outils de planification permettant de créer les différents types de liens souhaités, notamment les réunions de groupe, les discussions individuelles ou les sessions de formation nécessitant l’inscription de plusieurs participants à la même heure.

2. Carré

Square est l’un des services gratuits les plus populaires. Square n’est pas seulement un service de planification. Il vous permet également de gérer une entreprise en acceptant des paiements et en gardant une trace de vos clients.

Si vous êtes un entraîneur personnel, un coach, un enseignant, un coiffeur ou toute autre entreprise qui demande à ses clients de prendre rendez-vous avec elle, Square est une excellente option.

Square s’intègre à Google Calendar et dispose d’une application mobile pour iOS et Android afin de gérer vos rendez-vous où que vous soyez.

3. Calendly

Probablement le service de planification le plus populaire, Calendly s’intègre à presque tous les types de calendriers ; que vous utilisiez Google Calendar, Outlook ou Apple, Calendly s’y intégrera. Vous pouvez également intégrer Calendly directement sur votre site web.

Plus important encore, aujourd’hui, vous pouvez également intégrer Zoom et Microsoft Teams à Calendly, de sorte que tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le début de la réunion directement à partir de Zoom ou Teams.

Comme Square, cette application est parfaite pour les enseignants, les esthéticiennes, les entraîneurs personnels et tous les travailleurs indépendants, car elle vous permet de définir votre emploi du temps, et vos élèves et clients peuvent choisir l’heure et la date qui leur conviennent.

Vous pouvez également fixer des limites de programmation afin d’éviter toute surprise. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que les gens ne puissent pas prendre rendez-vous avec vous moins de quelques heures à l’avance.

4. Bookafy

Bookafy est un autre service gratuit qui a beaucoup de puissance sous le capot. Vous pouvez programmer un nombre illimité de rendez-vous et de types de rendez-vous. Les types de rendez-vous peuvent être la durée du rendez-vous (30 minutes, 60 minutes, etc.) ou, si vous êtes esthéticienne, le type de service réservé.

Le site web de Bookafy est magnifique, ce qui est important pour l’image de marque de votre entreprise. Il est intuitif pour vos clients et rend l’expérience de la prise de rendez-vous agréable.

Vous pouvez vous assurer que votre client ou vos collègues reçoivent tous les détails de connexion à la réunion lorsqu’ils programment l’appel, et vous pouvez également accepter les paiements de vos clients par le biais de l’interface Bookafy.

5. SimplyBook Me

SimplyBook Me est un service gratuit pour lequel vous pouvez personnaliser les modules complémentaires dont vous avez besoin. La plupart des compléments sont payants, mais si vous recherchez un service de prise de rendez-vous simple et gratuit, SimplyBook me vaut certainement la peine d’être examiné.

Il existe une application mobile pour gérer vos rendez-vous. Vous pouvez également intégrer SimplyBook Me à votre page Facebook ou à votre compte Instagram afin que vos clients et vos consommateurs puissent prendre rendez-vous par ce biais.

Les rappels sont personnalisables, de sorte que vous pouvez programmer le rappel d’un rendez-vous à l’heure à laquelle vous souhaitez que vos clients soient rappelés. La plupart des services n’offrent qu’un rappel de 24 heures ; avec SimplyBook Me, vous pouvez définir votre calendrier de rappel.

6. 10 À 8

10 To 8 est un excellent service de planification qui garantit que son service gratuit le restera pour toujours. Vous êtes limité à 100 rendez-vous par mois, mais pour une petite entreprise à la recherche d’un meilleur moyen de gérer les réunions et les rendez-vous, 10 TO 8 fera l’affaire.

Comme Picktime, vous pouvez utiliser 10 TO 8 pour programmer des cours, et vous pouvez fixer des rendez-vous récurrents si, par exemple, vous organisez le même cours tous les jours ou toutes les semaines à la même heure.

Un autre avantage de l’utilisation de 10 TO 8 est que vous pouvez configurer vos comptes Stripe ou PayPal, ce qui vous permet d’encaisser les paiements lorsqu’un client prend rendez-vous avec vous, vous évitant ainsi les tracas liés à la gestion des paiements.

7. Agenda Google

Enfin, une fonctionnalité peu connue de Google Agenda est la possibilité de créer un calendrier dans lequel vos clients peuvent prendre rendez-vous. Cette fonction est moins automatisée que les services ci-dessus, mais elle fonctionne.

J’ai utilisé ce service il y a de nombreuses années lorsque j’enseignais l’anglais. Il me suffisait de définir les plages horaires pendant lesquelles j’étais disponible et d’envoyer le lien du calendrier à mes étudiants. Ils pouvaient alors choisir les heures qui leur convenaient.

Il n’y a pas de rappels automatiques ; tout dépend si votre client ou votre collègue a configuré des rappels dans son agenda, mais cela fonctionne, et si vous recherchez un service qui sera toujours gratuit et qui vous permettra de garder le contrôle de votre emploi du temps, alors Google Agenda fera l’affaire pour vous.

Résultat final

Aujourd’hui, vous avez l’embarras du choix en matière de services de planification. Nombre d’entre eux sont gratuits et peuvent être intégrés à votre site web afin que vous puissiez garder le contrôle de votre image de marque.

Les services de planification peuvent vous soulager de l’obligation de prendre des rendez-vous et vous permettent de garder le contrôle de votre calendrier. C’est pour moi l’une des meilleures caractéristiques de ce service. Je peux me consacrer à mon travail en sachant que je ne recevrai pas d’invitations à des réunions ou d’appels téléphoniques inattendus. Je peux renvoyer les gens vers mon service de planification et le laisser faire tout le travail à ma place.

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Crédit photo : Thom Bradley via unsplash.com