La gestion d’une entreprise peut s’avérer trépidante en raison de tous les aspects qu’elle comporte. Cela peut prendre du temps, et le temps, c’est de l’argent. Et si vous ne voulez pas être submergé par les responsabilités supplémentaires, vous devrez embaucher des employés internes supplémentaires, ce qui coûtera encore plus d’argent.

Vous pouvez atténuer une partie de ce stress supplémentaire en automatisant votre entreprise afin de vous concentrer sur la tâche la plus importante : les revenus. Vous trouverez ci-dessous une liste de moyens qui peuvent vous aider à rendre votre entreprise plus efficace et efficiente.

1. Création d’une entreprise

Lorsque vous automatisez votre entreprise, vous devez chercher des moyens de rendre les fonctions de l’entreprise plus efficaces. Quelles sont les pratiques que vous souhaiteriez améliorer ? Quelles sont les tâches répétitives qui peuvent être accélérées par l’automatisation ? Documentez le temps et l’argent nécessaires pour effectuer ces tâches sans automatisation et avec automatisation, afin de déterminer l’efficacité de vos résultats.

Vous pouvez utiliser le traitement par lots, c’est-à-dire regrouper des activités pour les réaliser en une seule fois, ce qui peut vous faire gagner du temps au lieu de le répartir tout au long de la journée. Vous pouvez traiter par lots les courriels, les paiements de factures, les interactions avec les médias sociaux et les commandes de marchandises.

Un état d’esprit positif peut également améliorer votre entreprise en vous permettant de voir où des améliorations peuvent être apportées au lieu de vous contenter de vos processus actuels. Vous devriez toujours essayer de trouver des moyens d’améliorer votre entreprise et de garantir une efficacité optimale.

2. Marketing en ligne

À l’heure où la technologie et les médias sociaux règnent en maîtres, vous devez trouver des moyens de les utiliser en faveur de votre entreprise. Vous savez qu’il est important de faire connaître votre entreprise, mais que cela prend aussi beaucoup de temps.

Pour y parvenir efficacement, vous pouvez utiliser le traitement par lots ainsi que d’autres outils en ligne. Les outils de marketing par courriel les plus populaires sont AWeber, Vision6 et Mail Chimp. Le marketing par courriel permet de tenir les gens au courant des activités de votre entreprise, que vous pouvez automatiser en créant des répondeurs automatiques – une séquence programmée de courriels envoyés automatiquement – ce qui maintiendra l’intérêt de vos clients aussi longtemps que vous l’aurez mis en place.

De nombreuses entreprises utilisent également les blogs et les médias sociaux pour impliquer leurs clients et les tenir au courant de leurs activités. Vous pouvez relier les profils de blog et de médias sociaux et programmer les messages aux dates et heures exactes auxquelles vous souhaitez qu’ils soient publiés. Vous pouvez relier les comptes à l’aide de Jetpack, puis utiliser des outils tels que Hootsuite pourautomatiser votre présence sur les médias sociaux. Hootsuite vous permet d’accéder à tous les comptes de médias sociaux à partir d’un seul endroit.

3. Administration et bureau

L’administration et la bureautique sont des tâches fastidieuses qui peuvent ralentir une entreprise. Cependant, il existe de nombreux outils en ligne qui peuvent aider à automatiser ces tâches. Evernote est un programme populaire qui peut aider votre entreprise à organiser ses notes, sa gestion des tâches, ses comptes, ses contacts, etc. Il existe également des outils qui permettent de connecter des centaines d’applications web en un seul endroit, comme Herolocity, qui peut gérer les rendez-vous, les commandes en ligne, la facturation, les systèmes téléphoniques et tout ce qui vous empêche de générer des revenus, et ce, gratuitement. Vous pouvez même automatiser la saisie des données pour vos reçus.

Avec des entreprises comme Shoebox, vous pouvez leur envoyer tous vos reçus. Shoebox numérise tous les reçus et les envoie ensuite à Evernote, ce qui vous évite d’avoir à saisir des données en interne. Il existe également des outils de stockage de fichiers qui vous permettent de sauvegarder et même de partager des fichiers. Box et Dropbox peuvent être utilisés gratuitement, mais vous pouvez opter pour des fonctionnalités plus avancées lorsque votre entreprise a besoin de se développer.

4. Clients et contacts

Utilisez des outils tels que Contact Form 7 pour permettre aux gens de contacter votre entreprise par l’intermédiaire de votre site web 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Vous pouvez même canaliser les réponses pour qu’elles parviennent à la personne appropriée. Vous devriez également inclure une FAQ sur votre site web afin de réduire la nécessité pour les clients de vous contacter directement.

Évaluez les questions et les problèmes fréquemment posés, puis publiez la réponse sur votre site web afin de réduire le nombre de requêtes envoyées. En plus d’une FAQ, vous pouvezutiliser un système de tickets, tel que Zen Desk,qui vous permettra d’organiser et de gérer les problèmes rencontrés par vos clients.

Vous pouvez également utiliser des logiciels qui vous aideront à gérer vos relations avec les clients. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous aurez de plus en plus de clients dont il faudra s’occuper. Grâce aux systèmes de gestion de la relation client, tels que Salesforce, vous pouvez accorder à vos clients l’attention dont ils ont besoin, automatiser votre entonnoir de vente et étiqueter automatiquement les pistes les plus intéressantes.

5. Tâches et projets

L’utilisation d’outils de tâches et de projets constitue un autre moyen utile d’automatiser votre entreprise. Il existe des sites web, tels que Trello, quivous permettent d’assigner des tâches à différents utilisateurs, tout en vous permettant d’étiqueter, de joindre des fichiers et de fixer des échéances.

Chaque tâche peut être décomposée en une liste de contrôle. Vous pouvez également utiliser des outils de gestion comme Asana et Do, qui vous permettront de superviser vos projets professionnels.

6. Ventes, stocks et comptes

Vous pouvez vous décharger de vos tâches comptables internes en automatisant votre entreprise. Xero est un outil populaire qui vous permet de vous connecter facilement et de vous occuper de la facturation et de la paie, tout en permettant à votre comptable de se connecter pour corriger les erreurs que vous avez commises.

Le logiciel est constamment mis à jour et, comme il est sur le nuage, vous pouvez y accéder de n’importe où. Outre les tâches comptables, vous pouvez également automatiser les aspects lucratifs de votre entreprise en disposant d’un panier d’achat et de commandes en ligne. Grâce à des sites web tels que woo commerce, les clientspeuvent commander quand ils le souhaitent et vous pouvez gagner de l’argent 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Compte tenu de toutes les entrées et sorties d’argent de votre entreprise, vous pouvez également établir un budget en ligne. Des logiciels tels que You Need A Budget vous permettent desavoir exactement où va votre argent afin d’éviter tout dépassement de budget, ce qui peut être un problème majeur pour les petites entreprises.

7. Le personnel

Vos employés apportent une grande valeur ajoutée à votre entreprise, mais le processus de recrutement peut prendre beaucoup de temps. Pour y remédier, vous pouvez utiliser un logiciel tel que Recruiterbox, quipeut vous aider à suivre et à répondre aux candidats, à gérer les offres d’emploi et à affecter des utilisateurs à différentes parties du processus de recrutement.

Après avoir embauché de nouveaux employés, vous devez leur faire suivre une formation. Cela prend du temps et de l’argent, mais grâce à la technologie actuelle, vous pouvez proposer des formations en ligne – vidéos, audios, guides pratiques – avec une protection par mot de passe pour vous assurer que seuls vos employés y ont accès.

Grâce à votre site web, vous pouvez organiser différentes sections de formation en fonction des différents types de personnel. Après l’embauche et la formation, vous devez enregistrer tous vos employés et les différentes périodes de travail. FindMyShift est un logiciel qui peut vous aider à gérer cela. Il vous permet de gérer des éléments tels que les pauses déjeuner, les congés, et bien plus encore. Vous réduirez ainsi votre stress et rendrez la gestion de vos employés beaucoup plus facile.