De nos jours, il est presque impossible de ne pas utiliser le courrier électronique pour communiquer au travail, car peu d’autres moyens de communication offrent la même rapidité, la même efficacité, la même fiabilité et le même rapport coût-efficacité.

Mais il est également facile de se laisser submerger par les courriels. Lorsque votre boîte de réception est constamment pleine, il est plus facile de perdre de vue des messages importants ou de répondre trop lentement à des questions urgentes. Et si vous pouviez envoyer moins de courriels, en recevoir moins, tout en accomplissant la même quantité de travail ?

Voici quelques conseils pour y parvenir en rationalisant votre communication par courrier électronique avec vos clients et vos collègues.

1. Maîtriser les lettres d’information et les courriels promotionnels

La plupart des gens reçoivent quotidiennement des courriels en masse, qu’il s’agisse d’offres Groupon quotidiennes, d’une lettre d’information sectorielle ou de notifications provenant de sites tels que Facebook. Ces courriels rendent souvent difficile l’accès à vos « vrais » messages. Que pouvez-vous donc faire pour maîtriser la situation ?

• Désabonnez-vous régulièrement. Prenez les quelques secondes nécessaires pour vous retirer d’une liste qui ne vous intéresse plus.
• Évitez de les recevoir dès le départ. Lorsque vous remplissez un formulaire, veillez à décocher toute case qui vous inscrit automatiquement pour recevoir des communications électroniques de l’entreprise.
• Désactivez les notifications. Des sites comme Facebook, Twitter et LinkedIn vous envoient de brefs messages pour vous avertir lorsque quelqu’un laisse un commentaire ou envoie un message. Au lieu de cela, consultez ces sites régulièrement.
• Si vous utilisez Gmail, vous pouvez basculer votre boîte de réception sur le paramètre « Par défaut », qui relègue les rubriques Social, Promotions, Mises à jour et Forums dans des onglets distincts.
• Inscrivez-vous à UnRoll.me. Ce service gratuit « regroupe » vos abonnements en un seul courriel quotidien, afin que vous ne manquiez rien et que votre boîte de réception ne soit pas encombrée.

2. Tirer le meilleur parti des messages électroniques transactionnels

Les e-mails transactionnels sont des messages électroniques envoyés automatiquement aux utilisateurs lorsqu’ils confirment leur adresse électronique, modifient leur mot de passe ou effectuent un paiement en ligne pour des marchandises. Selon les données compilées par Easy-STMP, le « taux d’ouverture » (c’est exactement ce que cela signifie) est supérieur à 100 % pour ces messages transactionnels.

Cela signifie que ces courriels sont généralement ouverts non pas une seule fois, mais à plusieurs reprises. L’e-mail transactionnel est donc un atout précieux pour vous et pour votre client, car il vous permet de mieux rationaliser votre communication par e-mail.

Faites en sorte que ces courriels soient plus efficaces pour vous. Si vous répondez aux questions les plus courantes dans l’e-mail ou si vous les orientez vers des ressources dont ils pourraient avoir besoin, ils seront moins enclins à vous contacter pour poser des questions, ce qui réduira le nombre d’e-mails que vous recevrez. Vous pouvez également en profiter pour faire de la vente croisée sur d’autres produits.

3. Faire en sorte qu’un seul courriel permette d’accomplir plus de choses

Si vous envoyez plusieurs courriels à une même personne au cours d’une même journée, arrêtez-vous. En général, cela se produit parce que vous posez des questions au fur et à mesure que des problèmes surviennent.

Commencez plutôt à rédiger un brouillon en début de journée et ne l’envoyez qu’une fois que vous avez répondu à plusieurs questions ou préoccupations. Utilisez des puces pour que l’autre personne puisse facilement voir et répondre à chacune d’entre elles.

4. Proposer des dates, des heures et des lieux pour les réunions et les appels

Il faut souvent des dizaines d’e-mails pour coordonner un seul rendez-vous. Réduisez le nombre de messages en suggérant dès le départ des options spécifiques de dates, d’heures et même de lieux. Dans certains cas, vous pouvez ainsi réduire la communication à deux ou trois messages seulement.

5. Traiter les problèmes dès maintenant

Ne lisez pas un courriel pour y répondre plus tard. Il y a beaucoup plus de chances qu’il soit complètement ignoré, et vous perdrez en fait plus de temps à long terme puisque vous lirez le même message plusieurs fois. Au lieu de cela, réservez un moment de la journée pour passer en revue tous les courriels et atteindre le niveau tant convoité de « boîte de réception zéro ».

Cela vous semble impossible ? D’accord, parfois vous ne pouvez tout simplement pas répondre à un courriel lorsque vous le recevez. Parfois, vous n’avez tout simplement pas encore les informations requises. C’est là que Boomerang intervient. Cet outil, disponible pour Gmail et Outlook, vous permet d’archiver un courriel et de le faire réapparaître dans votre boîte de réception à un moment que vous fixez, idéalement lorsque vous pouvez y répondre. C’est également un moyen efficace de vous rappeler de donner suite aux courriels que vous envoyez.

6. Envoyez un SMS ou appelez plutôt

Avant de cliquer sur « envoyer », posez-vous la question suivante : le courrier électronique est-il vraiment le moyen de communication le plus efficace pour ce message ? Parfois, un texte rapide est beaucoup plus efficace. Ou peut-être qu’un appel serait de toute façon nécessaire, alors autant prendre le taureau par les cornes. Pensez à prendre votre téléphone et à le taper ou à le composer.

7. Lancer un bulletin d’information

Que vous soyez un simple employé d’une grande entreprise, un travailleur indépendant ou un chef d’entreprise, il vous arrive souvent d’envoyer le même message à plusieurs personnes. Envisagez plutôt de leur envoyer des courriels en masse. Vous pouvez créer rapidement une lettre d’information gratuite à l’aide d’un programme comme MailChimp.

Mais faites attention à la manière dont vous l’utilisez. Si vous n’avez rien à dire, pensez à vous abstenir, car cela pourrait augmenter le nombre de courriels que vous devez traiter.

Utilisez ces sept conseils et vous verrez votre communication par courrier électronique s’améliorer, tant en termes d’efficacité que d’efficience. Vos collègues et vos clients remarqueront et apprécieront très probablement votre souci du détail et votre communication plus efficace.

Crédit photo : Kelly Schott via flickr.com