Ayant participé à de nombreuses réunions d’équipe, j’ai fait l’expérience de bonnes et de mauvaises réunions.
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Il n’est pas difficile de comprendre ce qui n’a pas fonctionné si une réunion d’équipe ne se déroule pas comme prévu.
Les réunions efficaces sont un moyen puissant de souder une équipe, tandis que les réunions mal gérées peuvent démotiver une équipe et frustrer ses membres.
how to have an effective team meeting
Lignes directrices importantes pour votre prochaine réunion d’équipe
Voici sept lignes directrices qui doivent être respectées pour que la réunion d’équipe soit engageante et efficace. Bien que ces lignes directrices soient simples, la question la plus importante à se poser est de savoir si votre équipe les suit ou non.
- Désignez un gardien du temps. Je trouve très frustrant que les réunions ne respectent pas le temps qui leur est alloué. Les meilleures réunions sont celles qui sont courtes, ciblées, orientées vers l’action et vers des résultats spécifiques.
Une manière efficace de commencer une réunion d’équipe consiste pour le chef (ou la personne qui dirige la réunion) à énoncer la raison d’être de l’équipe.
Voici un exemple : « Nous sommes une équipe de professionnels dévoués dont le travail consiste à augmenter le chiffre d’affaires, à améliorer la productivité et à soutenir les initiatives commerciales grâce aux solutions que nous fournissons. Cela ne sera possible que si nous fonctionnons comme une équipe cohésive et performante. » - Établir un ordre du jour. Si l’ordre du jour d’une réunion n’est pas établi, il peut être facile de s’écarter du sujet et de parler de choses qui ne sont pas pertinentes, ce qui peut facilement entraîner un dépassement du temps alloué à la réunion et ne pas atteindre les résultats souhaités.
Un ordre du jour doit être envoyé à tous les participants avant la réunion, de préférence une semaine avant la réunion, car il aidera les participants à se préparer à la réunion et à mener à bien les actions qui leur ont été assignées. - Indiquez le résultat de la réunion. Chaque réunion doit avoir un objectif. Il est inutile d’organiser une réunion juste pour le plaisir d’en organiser une. C’est une pratique courante, en particulier dans les grandes entreprises, où des réunions sont programmées de manière récurrente, ce qui conduit les membres de l’équipe à ne pas assister aux réunions ou à ne pas vouloir y contribuer. Chaque point de l’ordre du jour doit avoir un résultat escompté ou une raison d’être.
- Examiner les points d’action et les procès-verbaux précédents. L’un des points de l’ordre du jour doit être l’examen du procès-verbal et des mesures à prendre de la réunion précédente. C’est important pour assurer la continuité et montrer aux membres de l’équipe que les points discutés précédemment seront suivis jusqu’à leur terme.
J’ai constaté qu’une action incomplète est l’une des plus grandes objections que les gens ont à l’idée de participer à des réunions. Des commentaires tels que « De toute façon, rien ne sera fait » ou « À quoi bon suggérer quelque chose si nous ne faisons qu’en parler au lieu de faire quelque chose » peuvent créer une culture d’équipe négative. - Désignez un rapporteur. L’établissement d’un procès-verbal est essentiel pour maintenir la continuité et l’élan. Le rôle du rédacteur du procès-verbal est de documenter ce qui a été discuté et les points d’action qui ont été convenus. Ainsi, lors de la réunion suivante, ces points pourront être examinés et suivis.
- Confirmez les actions à entreprendre à la fin de la réunion. Il s’agit là d’une pierre d’achoppement pour la plupart des réunions. Si le procès-verbal et les mesures à prendre sont consignés par écrit, il est rare que l’on fasse une récapitulation ou un résumé de ce qui a été discuté. Il incombe à l’animateur de la réunion ou au rédacteur du procès-verbal de faire un résumé à la fin de la réunion.
L’efficacité des réunions repose sur l’attribution de noms aux actions à entreprendre et sur l’indication de la date à laquelle elles doivent être réalisées. Cela garantit un certain niveau de responsabilité pour les membres de l’équipe. Il incombe au chef d’équipe d’assurer le suivi entre les réunions et de veiller à ce que les choses progressent après la réunion. - Terminez à l’heure et confirmez la prochaine réunion. Terminer à l’heure est une habitude et doit faire partie de la culture de l’équipe. Ne pas le faire peut créer une connotation négative à l’égard des réunions. Une fois les points examinés et attribués, la date et l’heure de la prochaine réunion doivent être fixées.
Les choses peuvent changer entre les réunions, ce qui peut entraîner une modification de la date ou de l’heure de la réunion, mais le fait de fixer la date de la prochaine réunion permet aux membres de l’équipe de savoir qu’ils doivent être prêts pour la réunion suivante.
Il s’agit de sept lignes directrices fondamentales pour la conduite de réunions efficaces. Chaque fois qu’une réunion dérape, il y a de fortes chances qu’une ou plusieurs de ces lignes directrices n’aient pas été respectées.
Si ces lignes directrices sont appliquées de manière cohérente, il y a de fortes chances que vos réunions soient plus productives, plus ciblées et qu’elles permettent d’atteindre les objectifs de votre équipe.
Question : Qu’avez-vous trouvé qui fonctionne bien dans la conduite de réunions ?
