Créer sa propre entreprise est une entreprise difficile. Vous devez vous occuper d’une pléthore de choses et, même dans ce cas, le succès n’est jamais garanti. Ce n’est qu’après avoir traversé plusieurs épreuves et tiré les leçons de vos expériences que vous pourrez enfin vous faire un nom dans le monde de l’entrepreneuriat. Dans ce monde, celui qui persévère est celui qui survit.

Les employés font partie intégrante de toute entreprise. Avoir des employés à bord est une chose, les faire suivre en est une autre. Le succès d’une entreprise dépend de la capacité des employeurs à gérer leurs employés. La discipline, l’éthique du travail, le professionnalisme et le dévouement sont des composantes essentielles d’une organisation bien gérée. Toutes ces exigences sont résumées dans un manuel de l’employé qui est généralement propre à chaque entreprise. Un manuel de l’employé guide tous les employés sur la manière de se comporter et de se conduire dans le cadre d’un espace de travail. Il s’agit essentiellement d’un résumé des politiques et des règlements de l’organisation.

Voici quelques-unes des choses que vous devez savoir avant de rédiger un manuel du salarié. Attention, il ne s’agit que de lignes directrices destinées à vous aider dans le processus de rédaction. La rédaction d’un manuel du travailleur parfait est un art en soi. Il n’est pas possible de créer de toutes pièces un manuel complet et bien écrit. En fait, il faut des années d’expérience, d’efforts et une mise à jour constante pour rédiger un manuel parfait. Comme toujours, c ‘est en forgeant qu’on devient forgeron.

1. Pourquoi avez-vous besoin d’un manuel de l’employé ?

Toutes les entreprises ont des politiques – formelles ou informelles – qui dictent les conditions d’emploi et les attentes de leurs employés. Le fait d’avoir des politiques clairement définies dans un document unique crée un dossier facilement accessible pour la hiérarchie de l’entreprise.

Pour les nouveaux employés, vous pouvez utiliser ce manuel pour leur présenter facilement les règles et règlements de l’entreprise. Avec un manuel de l’employé, vous n’avez pas besoin de courir partout pour dire à tout le monde comment se comporter au bureau.

2. Un manuel peut vous protéger en justice.

Diriger une entreprise n’est pas une sinécure. Il y a mille choses qui peuvent mal tourner et, tôt ou tard, vous devrez peut-être même vous retrouver devant un tribunal pour lutter contre un ex-employé mécontent. Imaginons qu’il porte plainte en estimant qu’il ne méritait pas d’être licencié : vous devrez peut-être assumer la responsabilité des actes répréhensibles de quelqu’un d’autre.

Il se peut que les mêmes lois ne soient pas universellement applicables ou qu’il existe des lois distinctes en fonction de la nature de votre entreprise. Il est donc essentiel de disposer d’une copie papier des règles et règlements de votre entreprise, car tout ce que vous souhaitez aborder sera consigné par écrit. En outre, si vous ne disposez pas des politiques jugées nécessaires par la législation, vous risquez d’être poursuivi et de devoir payer une amende.

3. « Dispositions obligatoires du manuel

De nombreuses dispositions indispensables doivent être incluses dans votre manuel. Certaines d’entre elles concernent le bien-être des employés. La violence et le harcèlement sur le lieu de travail sont inexcusables et doivent être interdits.

Une entreprise doit inclure une politique de santé et de sécurité au travail. Les droits de l’homme sont une autre question qui est sous les feux de la rampe depuis plusieurs années. Ces deux dernières politiques sont absolument nécessaires, en particulier dans le secteur de la construction.

4. Dispositions du manuel relatives aux« bonnes choses à avoir » et autres

Votre manuel de l’employé peut couvrir un large éventail de politiques qui peuvent parfois inclure des politiques peu orthodoxes. Bien qu’elles sortent des sentiers battus, leur prise en compte peut s’avérer cruciale pour le bon fonctionnement de votre entreprise.

Supposons que deux employés tombent amoureux au travail et commencent à manifester publiquement leur affection, au grand dam ou à l’amusement des autres employés. Cette situation peut affecter les performances globales de l’entreprise et l’adoption d’une politique en la matière peut permettre de tracer fermement la ligne entre le travail et la vie privée.

La protection de la vie privée, la politique en matière d’ordinateurs et d’Internet, l’assiduité au travail, les heures supplémentaires, la grossesse, etc. sont autant d’autres politiques qui peuvent être déterminantes pour le fonctionnement de l’entreprise.

5. N’oubliez pas qu’il ne s’agit que d’un guide

Il arrive qu’un manuel du travailleur soit interprété à tort comme une déclaration de contrat. Toutefois, à moins que vous ne souhaitiez qu’il soit traité de la sorte, il est préférable d’indiquer explicitement dès le départ que le manuel n’est pas destiné à être utilisé comme un document contractuel.

Il s’agit d’un point essentiel, comme dans le cas de l’emploi à discrétion, qui signifie que le patron peut licencier un employé à sa guise pour n’importe quelle raison (sauf en cas de discrimination ou d’autres exceptions). De temps à autre, vous pouvez vouloir exercer ce pouvoir et licencier des personnes quand bon vous semble.

Toutefois, si votre manuel énumère spécifiquement des motifs de licenciement, sans clauses de non-responsabilité appropriées, ces motifs peuvent être considérés comme la SEULE base légale de licenciement, si le manuel est considéré comme un contrat.

6. Communiquer votre manuel du salarié

Comme indiqué plus haut, un manuel peut aider à défendre votre entreprise en cas de procès. Mais si un employé peut prouver d’une manière ou d’une autre qu’il n’en a jamais vu ou lu un exemplaire, le tribunal ne pourra pas vous aider du tout.

Assurez-vous donc que tous vos employés ont lu et accepté les conditions énoncées dans le manuel. Demandez-leur de signer une déclaration attestant qu’ils l’ont fait et informez-les également en cas de mise à jour ou d’ajout de nouvelles dispositions. Une réunion destinée à examiner les changements de politique est également utile.

Faites en sorte que votre manuel soit agréable à l’œil et facile à comprendre, en évitant autant que possible le jargon. Il s’agit du manuel de votre entreprise, pas d’une leçon de littérature. Utilisez un titre qui suscitera l’intérêt de vos employés et qui exprimera d’emblée la culture de votre entreprise.

7. Consulter un avocat spécialisé en droit du travail

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que votre manuel intègre un large éventail de politiques, il peut devenir fastidieux de mettre ces politiques à jour régulièrement. De plus, lorsque votre entreprise ouvre une succursale dans une nouvelle région du pays, elle peut avoir besoin de nouvelles politiques conformes à la juridiction en vigueur dans cette région.

Ces lois peuvent parfois être négligées, ce qui peut avoir de graves conséquences pour l’entreprise. L’intervention d’un avocat s’avère très utile dans ce genre de situation. Les manuels de l’employé doivent être révisés au moins une fois tous les deux ans.

Les temps changent vite, et la mise à jour régulière de ces politiques peut être la clé qui permettra à votre entreprise de devenir la prochaine grande entreprise ou de croupir dans la faillite.

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