Emménager pour la première fois dans vos propres locaux commerciaux peut être une étape passionnante dans votre carrière d’entrepreneur. Il marque l’arrivée à maturité de votre nouvelle entreprise, ce qui signifie qu’elle a beaucoup plus de chances de se développer et de prospérer. En accueillant plus de ressources et de personnel dans votre nouvel espace, votre entreprise sera plus productive.
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Choisir l’espace de bureau idéal pour votre entreprise peut s’avérer une tâche difficile. L’espace que vous choisissez peut être un facteur décisif pour un certain nombre d’autres décisions importantes qui affecteront votre entreprise. Par exemple, il aura une incidence sur le budget de votre entreprise, sur les loyers, sur l’accessibilité et la fonctionnalité de l’espace, sur les services publics et sur d’autres coûts inconnus. Si vous êtes propriétaire d’une startup et que vous cherchez à emménager dans l’espace de bureau idéal, voici 6 considérations essentielles à prendre en compte avant de signer le bail.
Le lieu
L’emplacement des bureaux de votre startup est peut-être l’un des aspects les plus importants de votre future activité. Si vous avez l’intention d’installer vos bureaux au cœur de la ville ou dans un quartier huppé, vous attirerez peut-être des clients au pouvoir d’achat plus élevé, mais vous paierez des frais de location et de bail élevés, ce qui risque d’entamer vos ressources. D’un autre côté, les bureaux situés dans des quartiers moins huppés peuvent offrir des loyers moins élevés, mais ne vous permettront pas d’attirer autant de clients disposant d’un pouvoir d’achat considérable. En fonction de la nature de votre activité, il est impératif de faire un choix et de prendre une décision.
Baux et tarifs de location
Les taux immobiliers peuvent changer au fil du temps et vous mettre dans une situation délicate. La dernière chose que vous souhaiteriez, c’est de vous installer confortablement dans vos bureaux, puis de découvrir que votre propriétaire augmente le loyer à la fin de l’année et le loue à quelqu’un d’autre si vous ne payez pas plus. La plupart des baux de bureaux ont une durée minimale d’un an et peuvent aller jusqu’à dix ans. Il est important que vous prépariez vos contrats de location avec soin et que vous vous assuriez qu’ils vous donnent la possibilité de les renouveler. Bien que les loyers soient généralement négociés lors du renouvellement du bail, vous pouvez envisager un accord dans lequel l’augmentation du loyer est plafonnée à 5 %.
Infrastructure
L’infrastructure joue un rôle important dans la détermination de l’adéquation de votre nouvel espace de bureau. Le coût total que vous payez pour l’électricité, les services de téléphonie et d’internet, le chauffage et la climatisation dans un espace de bureau représente un investissement considérable. Vous pouvez prendre contact avec votre propriétaire ou avec les gestionnaires des espaces commerciaux de votre quartier pour avoir une idée de la situation.
Accessibilité et transport
Votre espace de travail doit être situé à proximité de votre domicile afin que vous et vos principaux collaborateurs ne passiez pas beaucoup de temps à faire la navette tous les jours. Veillez à ce que votre bureau se trouve à proximité de stations de métro ou d’autres moyens de transport public. Les locaux de votre bureau doivent pouvoir répondre aux besoins de stationnement de vos employés et de vos clients. Si vous disposez d’un espace de stationnement limité, il est nécessaire de situer vos bureaux à proximité des transports publics.
La facilité d’accès vous permettra non seulement de fidéliser vos clients, mais aussi d’attirer des employés potentiels.
Concevoir votre bureau pour une fonctionnalité maximale
Vous devez d’abord comprendre quel type de plan de bureau conviendra le mieux à votre entreprise. De nombreuses start-ups récentes et prospères ont adopté le plan ouvert pour favoriser les liens entre les employés et l’esprit d’équipe. Vous pouvez également envisager des bureaux ouverts divisés par des cloisons, qui offrent un degré considérable d’intimité visuelle. Veillez à ce que les fenêtres soient dûment recouvertes de stores pour filtrer la lumière du soleil et empêcher les bruits extérieurs de pénétrer dans le bureau.
Il est important d’attribuer un espace adéquat à vos employés. Il est également important de fixer des lignes directrices concernant la capacité des employés à personnaliser leur espace de travail. Veillez à ce que votre bureau prenne des dispositions pour les employés souffrant de handicaps différents.
Exprimer votre marque et votre culture
Votre bureau représente ce que vous faites et constitue un formidable outil d’image de marque. Il doit incarner tout ce que votre marque reflète. L’image de marque de votre bureau s’inscrit dans votre culture d’entreprise et renforce les principes de travail auxquels vos employés adhèrent. Ils doivent voir la marque de votre entreprise tout autour d’eux – de l’emplacement du bureau à ce qu’ils voient lorsqu’ils entrent dans les locaux. Leur culture professionnelle doit être façonnée par la marque pour laquelle ils travaillent. Il en va de même pour les clients qui visitent vos bureaux. Avec une bonne image de marque, il sera beaucoup plus facile de gagner la confiance des clients dans les capacités de votre entreprise.
Les environnements et les cultures de bureau ont connu de nombreuses révolutions au cours de la dernière décennie, grâce à la tendance des start-ups. Les espaces de bureau qui créent une aura de confort et de motivation ont réussi à fidéliser les employés. C’est à vous, en tant que dirigeant de votre entreprise, qu’il incombe de prendre ces décisions importantes qui contribueront à la prospérité de votre entreprise.
Crédit photo : Bench Accounting via unsplash.com