Toute organisation, qu’elle soit établie ou en phase de démarrage, s’efforce de maintenir ses coûts aussi bas que possible afin de réaliser un maximum de bénéfices. Les frais d’expédition peuvent représenter un pourcentage considérable des coûts s’ils ne font pas l’objet d’une stratégie appropriée, ce qui peut réduire les bénéfices ou empêcher une entreprise en phase de démarrage d’atteindre le seuil de rentabilité.

Les récents développements technologiques ont ouvert de nouvelles portes aux entreprises qui souhaitent sous-traiter des fonctions à des organismes de transport maritime bien établis. Cette possibilité est particulièrement avantageuse pour les organisations qui effectuent des envois importants. Mais qu’en est-il des petites entreprises qui n’ont pas les volumes nécessaires pour utiliser ces services de manière rentable ?

Les frais d’expédition peuvent réduire les bénéfices de votre entreprise et augmenter votre seuil de rentabilité si vous ne les surveillez pas de près. Ces conseils peuvent vous aider à les contrôler. Découvrez ces six moyens ingénieux pour permettre aux entreprises d’économiser de l’argent sur les frais d’expédition.

1. Emballer de manière appropriée

Vous souhaitez disposer de suffisamment d’espace pour vos marchandises sans payer trop cher pour de l’espace inutilisé. Les experts recommandent de laisser un espace d’environ deux pouces pour que vos marchandises soient en sécurité. Si les articles à expédier sont fragiles, assurez-vous d’avoir suffisamment de papier bulle pour éviter qu’ils ne se cassent.

Un emballage adéquat permet d’éviter de payer trop cher pour des cartons plus grands que nécessaire. Scellez-les correctement avec du ruban adhésif résistant afin qu’ils ne se détachent pas pendant le transport et n’obligent pas le transporteur à les sceller à nouveau. Cela augmenterait évidemment vos frais d’expédition.

Dans la mesure où la marchandise en transit détermine le type de boîte utilisé, les boîtes ordinaires conviennent parfaitement pour la plupart des envois. Évitez d’utiliser des emballages lourds qui ne font que renchérir le coût des colis pour des marchandises ordinaires.

2. Établir des relations

Si vous êtes une petite start-up, que le marché est encore nouveau pour vous ou que vous n’avez pas fait assez de kilomètres pour jouer dans la cour des grands, votre meilleure chance est de pouvoir compter sur les entreprises de votre secteur. Recherchez les jeunes entreprises qui offrent ces services et qui se développent les unes avec les autres. Si elles fournissent des services aussi bons que les marques de transport établies, vous pourriez obtenir des tarifs intéressants.

En fonction du nombre de produits que vous expédiez, vous pouvez négocier de meilleurs tarifs. Demandez-leur de vous accorder des réductions sur la base d’objectifs que vous fixez tous les deux, ou convenez généralement d’un taux forfaitaire sur le coût total. Vérifiez s’ils proposent des services d’expédition de terminal à terminal et si cela peut également contribuer à réduire les coûts. Si vous restez avec eux assez longtemps, vous pourriez les aider à devenir une marque plus importante et ils pourraient vous garder, vous, leur client fidèle, à un tarif spécial.

Vous pouvez également accepter de les promouvoir auprès de vos réseaux et ils peuvent vous accorder des remises pour chaque recommandation.

3. Utiliser le volume comme levier

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que le volume augmente, faites connaître vos numéros aux fournisseurs les mieux établis. Vous pouvez communiquer un numéro à un cadre de l’entreprise avec laquelle vous souhaitez travailler et le laisser appâter.

Faites-leur savoir ce que votre fournisseur actuel vous propose et voyez s’ils sont prêts à s’aligner sur votre niveau. Si les volumes sont corrects et que l’avenir semble prometteur (vos informations sont sur l’internet), la plupart de ces entreprises vous laisseront jouer avec les grands. Convainquez-les qu’il est dans leur intérêt d’obtenir votre clientèle.

« Beaucoup de petites entreprises pensent qu’elles ne sont pas assez grandes pour négocier des tarifs avec les services d’expédition, mais elles peuvent le faire. Ouvrez un compte, prenez contact avec un représentant et discutez des différentes options », conseille Rhonda Abrams, chroniqueuse et chef d’entreprise à Palo Alto, en Californie.

Les sociétés de transport établies, telles que FedEx, sont assez chères, mais bien connues dans le secteur. Avec elles, vous êtes sûr que votre marchandise sera en sécurité pendant le transport et que le temps nécessaire sera considérablement réduit. C’est pourquoi elles valent la peine d’être payées au prix fort. Si vous trouvez un moyen de les faire monter à bord à un prix avantageux, profitez-en. Les volumes et la cohérence sont vos meilleurs atouts.

4. Recycler et conserver les documents

Si vous avez beaucoup de marchandises entrantes et sortantes, vous pouvez conserver les cartons de vos entrées. L’idée est de veiller à déballer soigneusement pour éviter des déchirures importantes qui rendraient les cartons inutilisables.

Lorsque vous déballez, récupérez tous les cartons parfaitement défaits et utilisez-les pour vos marchandises sortantes. Si la boîte est encore en excellent état, personne ne s’en apercevra. Cette règle ne s’applique qu’aux emballages ordinaires. Bien entendu, pour les produits haut de gamme, vous devez utiliser des boîtes neuves.

Pour ce qui est de vos dossiers, contrôlez ce que vous envoyez : mesurez le colis avant qu’il ne quitte l’entrepôt et comparez les données avec celles de votre prestataire de services. Vous saurez ainsi combien vous dépensez par jour avant même que votre prestataire de services ne vous envoie la facture.

5. Déclarer la guerre aux matériaux d’emballage coûteux

Vous ne pouvez pas vous permettre d’avoir un seul fournisseur et de vous y tenir pour le reste de la vie de votre entreprise. Vous devez faire le tour du marché pour déterminer si vous obtiendrez de meilleurs tarifs ailleurs. Des sociétés telles que USPS vous offrent des boîtes à tarif unique gratuitement pour l’utilisation de leurs services (ou plutôt, elles en intègrent le coût dans leurs tarifs) et vous pouvez donc en profiter.

Vous pouvez également acheter du matériel d’emballage en gros pour bénéficier de remises quantitatives. Ce faisant, vous tenez compte de votre capacité de stockage. Vous ne voulez pas dépenser trop d’argent pour stocker du matériel que vous n’utiliserez pas à court terme. Gardez un œil sur le marché pour trouver des fournitures moins chères mais de qualité.

6. Exiger des remboursements pour les livraisons tardives

Lorsque vous débutez, vous ne pouvez pas vous permettre d’être en retard dans vos livraisons. De telles erreurs pourraient vous faire perdre la clientèle que vous vous efforcez de constituer. La plupart des sociétés de transport, y compris FedEx et UPS, offrent une garantie de remboursement. Si elles ne respectent pas l’heure convenue, elles s’engagent à vous rembourser intégralement.

En tant que start-up, vous pouvez trouver fastidieux et coûteux de suivre toutes les livraisons intempestives et de demander un remboursement tel que stipulé dans le contrat. C’est pourquoi Refund Tiger vous aide. Il vérifie vos transactions et suit le processus de remboursement en votre nom auprès des fournisseurs de services, moyennant un pourcentage du montant total.

Conclusion

Il est prudent de conserver vos propres documents et de les comparer à ceux du service de messagerie. Ne cessez jamais de rechercher des moyens de transport moins chers, car chaque centime compte. Établissez des relations avec les sociétés de transport, éventuellement avec les petites entreprises qui jouissent d’une excellente réputation. Essayez de maintenir vos coûts aussi bas que possible, tout en offrant des services aussi professionnels que possible. Si vous restez suffisamment longtemps avec un groupe de prestataires de services sélectionnés, vous récolterez des avantages sous forme de remises.

Crédit photo : Pixabay via pixabay.com