Nous sommes tous coupables de procrastiner parfois – il y a toujours quelque chose de plus intéressant que le travail à faire. Nous pensons généralement que ce n’est pas grave, car une échéance est notre plus grande source d’inspiration, et c’est lorsque nous sommes inspirés que nous travaillons le mieux. Il nous arrive même de plaisanter à ce sujet alors que nous sommes victimes des différents types de procrastination.
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La procrastination consiste à retarder ou à remettre à plus tard une tâche urgente et peut nuire considérablement à la productivité.
Une étude réalisée en 2015 a révélé qu’en moyenne, une personne perd plus de 55 jours par an à procrastiner, perdant ainsi environ 218 minutes par jour à faire des choses sans importance.[1] Voici le calcul :
218 minutes/jour x 365 = 79570 minutes = 55,3 jours
C’est beaucoup de temps perdu !
Nous devons combattre la procrastination à la racine, et nous pouvons le faire si nous prenons conscience de nous-mêmes et de cette mauvaise habitude qu’est la procrastination. Ce n’est qu’à cette condition que nous pourrons atteindre nos objectifs.
Découvrez les cinq types de procrastination et identifiez le type de procrastinateur que vous êtes.
Apprendre les différents types de procrastination
Pour vous aider à comprendre pourquoi vous remettez facilement les choses à plus tard, voici cinq types de procrastination et de procrastinateurs.
Type 1 : Le perfectionniste
Ce sont eux qui accordent trop d’attention aux petits détails. Un perfectionniste a peur de commencer la tâche à accomplir parce qu’il est stressé à l’idée que chaque détail soit parfait. Il peut également se retrouver bloqué dans le processus, même lorsqu’il a commencé, car il a trop peur de passer à autre chose.
Conseils aux perfectionnistes
Au lieu de laisser votre obsession pour les détails prendre tout votre temps, soyez clair sur l’objectif de vos tâches et assignez une limite de temps à chacune d’entre elles pour faire face à ce type de procrastination.[2] Cela vous obligera à rester concentré et à terminer votre tâche dans le temps imparti.
Par exemple, si vous devez rédiger un rapport, précisez d’abord l’objectif du rapport : Si vous devez rédiger un rapport, définissez d’abord clairement l’objectif du rapport.
Si l’objectif du rapport est de présenter l’évolution des données au cours des derniers mois, ne vous souciez pas trop de rédiger un grand nombre de mots délicats ; concentrez-vous plutôt sur les chiffres et les graphiques. Assurez-vous que l’objectif peut être atteint, et il n’est pas nécessaire de travailler sur des choses qui ne vous aident pas à atteindre le but ultime.
Type 2 : Le rêveur
Il s’agit d’une personne qui aime davantage élaborer le plan idéal que passer à l’action. Elle est très créative mais a du mal à terminer une tâche.
Conseils aux rêveurs
Pour éviter de vous laisser emporter par votre imagination débordante avec ce type de procrastination, remettez les pieds sur terre en fixant des objectifs spécifiques (et réalisables) pour chaque jour, en vous basant sur le cadre SMART. Fixez-vous un objectif et décomposez le plan en petites tâches sur lesquelles vous pouvez agir immédiatement[3].
Par exemple, si vous rêvez de vous réveiller plus tôt chaque jour, fixez-vous un objectif clair : Si vous rêvez de vous réveiller plus tôt chaque jour, fixez-vous un objectif clair : « Dans 3 semaines, je me réveillerai à 6h30 tous les jours ».
Ensuite, décomposez cet objectif en tâches plus petites :
- À partir de ce soir, je m’endormirai avant 23 heures.
- Réglez l’alarme pour vous rappeler de vous endormir
- Planifiez vos réunions d’amis plus tôt afin de pouvoir vous coucher plus tôt.
- Pendant la première semaine, je me lèverai à 7h30, même les jours non ouvrables.
- Faire du jogging ou de la natation le matin pendant les week-ends
Vous devriez également réfléchir à vos progrès pendant que vous travaillez. Suivez vos entrées et vos sorties pour chaque tâche, afin de pouvoir facilement déterminer celles qui ne sont qu’une perte de temps et qui n’ont que peu d’importance. Cela peut vous aider à vous concentrer sur les tâches qui apportent des résultats positifs, améliorant ainsi votre productivité.
Type 3 : L’évitant / l’auto-saboteur
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Les personnes inquiètes ont peur d’entreprendre des tâches qu’elles pensent ne pas pouvoir mener à bien. Ils préfèrent remettre le travail à plus tard plutôt que d’être jugés par les autres lorsqu’ils commettent des erreurs.
Conseils à l’évitant
Je sais qu’il est tentant de consulter ses courriels, mais ne faites pas de la réponse aux courriels la première chose de votre liste de tâches.[4] Le plus souvent, les courriels sont sans importance, mais ils vous volent du temps et de l’énergie mentale avant même que vous ne vous en rendiez compte.
Pour lutter contre ce type de procrastination, concentrez-vous d’abord sur ce qui est le plus difficile. Cela vous donnera un sentiment d’accomplissement et vous aidera à prendre de l’élan pour une journée productive.
Essayez de diviser vos tâches en sous-tâches plus petites. Comprenez combien de temps et d’énergie sont nécessaires pour une tâche donnée et faites des calculs réalistes.
Par exemple, un rapport de 2000 mots semble demander beaucoup de temps et d’efforts : Un rapport de 2 000 mots semble demander beaucoup de temps et d’efforts, et le simple fait de commencer à travailler dessus peut sembler effrayant. Mais existe-t-il un moyen de diviser ce travail en plusieurs petits morceaux pour qu’il paraisse moins effrayant ?
Vous pouvez essayer ceci :
- Introduction : environ 100 mots (15 min)
- Table des matières (5 min)
- Rapport sur la situation financière : un tableau avec 100 mots de texte justificatif (20 min)
- Étude de cas : 3 cas basés sur le nouveau modèle d’entreprise avec environ 400 mots chacun (environ 40 min chacun)
- Conclusion : environ 800 mots (30 min)
Est-ce que cela semble plus facile maintenant ?
Type 4 : Le créateur de crise
Le créateur de crises repousse délibérément le travail jusqu’à la dernière minute. Il trouve les échéances (crises) excitantes et pense qu’il travaille mieux lorsqu’il est sous pression, ce qui l’amène à mal gérer son temps.
Conseils à l’intention de l’auteur de la crise
Le fait d’être contraint de bâcler le travail parce que vous serez plus performant n’est qu’une illusion, car cela ne vous laisse aucune marge de manœuvre pour revoir le travail et l’améliorer par la suite.
Si vous attendez toujours la dernière minute pour travailler, essayez la technique Pomodoro, mise au point par l’entrepreneur italien Francesco Cirillo.
Il s’agit de travailler de manière brève et intense, puis de s’accorder une brève pause pour récupérer et recommencer.
Par exemple : Utilisez une minuterie et divisez votre travail complexe en petites sessions gérables. Entre les petites sessions, accordez-vous une pause pour récupérer.
Si le fait d’accorder une pause régulière à votre cerveau peut stimuler vos performances en rechargeant son énergie, le fait de terminer les tâches plus tôt vous laisse suffisamment de temps pour revoir votre travail et l’améliorer encore.
Type 5 : L’abeille occupée
Les procrastinateurs de ce type sont les plus tatillons. Ils ont du mal à hiérarchiser les tâches parce qu’ils en ont trop ou qu’ils refusent de travailler sur ce qu’ils considèrent comme indigne de leurs efforts. Ils ne savent pas comment choisir la tâche qui leur convient le mieux et reportent toute décision.
Conseils pour le procrastinateur occupé
Lorsque vous êtes confronté à ce type de procrastination, vous devez remettre de l’ordre dans vos priorités. Les tâches importantes doivent avoir la priorité sur les tâches urgentes, car « urgent » n’est pas toujours synonyme d’important. Le temps et l’énergie dont vous disposez sont limités et vous ne voulez pas les gaspiller pour des choses qui n’ont pas d’importance.
Identifiez l’objectif de votre tâche et le résultat attendu. Les tâches importantes sont celles qui apportent une valeur ajoutée à long terme.
Répondre à un courriel qui dit « veuillez me recontacter au plus vite » semble urgent, mais avant de répondre à ce courriel, réfléchissez à l’importance de cette tâche par rapport à d’autres.
Par exemple, le courriel est envoyé par un client qui s’enquiert de l’avancement d’un projet : Imaginez qu’un client vous envoie un courriel pour vous demander où en est un projet, et qu’il souhaite que vous lui répondiez dès que possible ; en même temps, vous avez une autre tâche à accomplir, à savoir résoudre le problème de logistique qui affecte tous les projets en cours. Quelle tâche devez-vous traiter en premier ?
Le coût en temps pour répondre à un courriel est faible, mais le bénéfice est également très faible parce que vous ne faites que satisfaire la demande d’un seul client. La résolution du problème logistique prend probablement beaucoup plus de temps, mais le jeu en vaut la chandelle, car en résolvant le problème, vous sauvez tous les projets en cours, ce qui profite à l’ensemble de l’entreprise.
Le bilan
Vous remarquerez peut-être que la plupart des caractéristiques des procrastinateurs sont liées à leur état d’esprit. C’est la peur qui pousse les gens à remettre leur travail à plus tard. C’est précisément pour cette raison que modifier notre attitude vis-à-vis du travail peut nous aider à cesser de procrastiner.
Changer d’état d’esprit peut sembler demander beaucoup d’efforts, mais en faisant chaque jour les plus petites choses, vous vous habituez à la manière dont vous gérez votre travail – de la définition des objectifs à la décomposition des tâches, en passant par l’évaluation de la valeur de chaque tâche.