Aujourd’hui, plus de deux ans après le début de la pandémie de Covid-19, il semble que de nombreuses entreprises commencent enfin à voir la lumière (ou du moins plus de lumière) au bout du tunnel. Nombre d’entre elles ont été confrontées à une crise commerciale et ont réussi à survivre.

Dans le même temps, les autorités sanitaires s’efforcent déjà d’anticiper la prochaine pandémie, quelle qu’elle soit, car une chose est sûre : elle se produira.

Comme l’a déclaré au Financial Times Matthew Bayliss, professeur à l’université de Liverpool et directeur du nouvel institut pandémique de la ville, être prêt signifie « s’attendre à ce que l’on s’attende à ce qui est prévu et le planifier rigoureusement »^[1].

5 stratégies pour créer un plan de crise pour les entreprises

En tant que fondatrice d’une entreprise de formulaires en ligne, j’ai eu la chance d’avoir une activité qui s’adaptait facilement à de nombreux changements professionnels liés à la pandémie, comme la montée en puissance du télétravail et de la vente au détail en ligne. Pourtant, rien n’aurait pu me préparer à l’impact de la pandémie, et je n’étais pas le seul.

Selon une étude réalisée en 2020, seules 12 % des entreprises se sont déclarées très bien préparées à l’impact de la pandémie de coronavirus^[2].

Pour vous préparer, vous et votre entreprise, voici cinq stratégies soutenues par des experts pour créer un plan de crise pour l’entreprise et renforcer la résilience pour tout ce que l’avenir nous réserve.

1. Repenser son état d’esprit

Il est difficile de ne pas considérer la pandémie de Covid-19 comme une aberration, une interruption des activités habituelles. Si un certain degré de choc et de déception est inévitable, le fait de considérer une crise comme une anomalie peut également nuire à votre capacité à vous adapter et à aller de l’avant.

Pourquoi ?

Parce que vous risquez de vous laisser entraîner par les « et si » – et si cela n’était pas arrivé ? Et si nous avions agi différemment… – plutôt que de se concentrer sur le « et maintenant ».

La Harvard Business Review recommande un changement d’état d’esprit pour aider votre entreprise à devenir plus résiliente :

« Considérer les crises comme des perturbations inévitables auxquelles il faut se préparer, qu’il faut gérer et dont il faut tirer parti pour créer des opportunités concurrentielles, plutôt que comme des événements ponctuels peu fréquents contre lesquels il faut se défendre au cas par cas. Un tel changement aidera l’organisation à prendre des décisions proactives et orientées vers l’avenir pendant une crise, ce qui lui permettra de prospérer et de façonner le paysage de l’après-crise »^[3].

À l’instar de la comptabilité, des retraites annuelles des employés ou de toute autre opération commerciale de routine, la planification de crise peut faire partie de votre programme régulier.

2. Élaborer une (ou plusieurs) stratégie(s) de communication à l’avance

Lorsqu’une crise survient inévitablement, en tant que dirigeant, votre première priorité est d’assurer à vos employés et à vos clients que votre entreprise maîtrise la situation.

Une règle importante : élaborer une (ou plusieurs) stratégie(s) de communication à l’avance. Prenez l’avis d’experts en agriculture qui ont l’habitude de planifier régulièrement des crises, comme les catastrophes naturelles qui détruisent des récoltes entières.

Jim Schweigert, président de Gro Alliance, a déclaré à Seed World :^[4]

« La communication de crise ne commence pas lorsqu’il y a une crise. Elle doit vraiment faire partie de la stratégie de planification de l’entreprise dès le premier jour.

Chez Gro Alliance, Schweigert et son équipe procèdent à des exercices appelés  » planification de scénarios « . Lors de la réunion annuelle de l’équipe de direction :^[5]

« Il discute avec son équipe de ce qui se passerait si l’industrie prenait une certaine direction. De cette façon, ils peuvent élaborer des réponses à chaque scénario, y compris pour le chef de projet en charge des employés, des clients et des fournisseurs.

Choisissez un événement récurrent où votre équipe de direction peut prendre le temps d’examiner divers scénarios de crise et de définir un plan de communication pour chacun d’entre eux.

3. Envisager la nomination d’un responsable de la sécurité

Juliette Kayyem, collaboratrice de la Harvard Business Review, a passé des années à former et à conseiller les entreprises en matière de gestion des catastrophes. Selon elle, le positionnement du principal responsable de la sécurité au sein d’une organisation est un élément essentiel de la préparation à une crise^[6].

Alors que de nombreuses entreprises, et en particulier les startups, ont récemment créé des équipes de sécurité externes (avec des noms tels que « trust advisory boards »), Kayyem recommande de nommer un responsable de la sécurité en tant que membre permanent et éminent de votre organisation.

Après les attaques terroristes du 11 septembre, écrit Kayyem, de nombreuses entreprises ont embauché des responsables de la sécurité et, par la suite, d’autres rôles C ont proliféré, tels que les responsables de la sécurité de l’information et, plus récemment, les responsables de la médecine ou de la santé^[7].

« Bien que tous ces rôles C soient axés sur des menaces différentes, la réponse d’un dirigeant sera essentiellement la même, qu’il s’agisse d’un tireur actif, d’un tremblement de terre, d’une brèche cybernétique ou d’un virus : Exécuter un plan, minimiser l’impact et diriger l’entreprise ».

Un rôle unique est nécessaire pour superviser tous ces efforts.

La création d’un poste de responsable de la sécurité, s’il n’existe pas déjà, est un moyen efficace de rassurer vos clients. Prenons l’exemple de GitHub : L’année dernière, lorsque l’entreprise a embauché son premier responsable de la sécurité, Mike Hanley, elle a publié un article de blog à ce sujet afin de communiquer au monde entier cette importante mesure de sécurité.

Hanley a écrit : « Je suis impatient de travailler avec l’équipe et la communauté pour faire en sorte que GitHub continue d’être la maison la plus digne de confiance pour les développeurs, les écosystèmes et les équipes qui se réunissent et créent »^[8].

Toutes les parties prenantes importantes – utilisateurs, employés, partenaires, etc. – se sentiront plus confiantes en sachant que votre entreprise est activement protégée avant même qu’une crise ne survienne.

4. Poussez-vous à penser à long terme

Une crise survient – par exemple, un virus qui paralyse le monde entier, y compris votre entreprise. Que se passe-t-il alors ?

Votre première intuition peut être de passer en mode triage et de concentrer tous vos efforts sur l’arrêt de l’hémorragie. Mais aussi contre-intuitif et difficile que cela puisse paraître, se concentrer sur les résultats à long terme plutôt que sur les solutions à court terme est la clé pour survivre à une crise.

Chez Jotform, nous avons continué à développer de nouvelles fonctionnalités et applications qui, selon nous, serviraient mieux nos utilisateurs actuels et futurs sur le long terme. Par exemple, nous avons lancé notre application Store Builder parce que nous nous sommes rendu compte qu’une application sur trois créée par l’intermédiaire de Jotform comprenait déjà des formulaires de paiement^[9].

Prenons l’exemple d’Henrik Ekelund, fondateur et PDG de BTS Group en Suède. En 2020, M. Ekelund savait que son entreprise, un cabinet de conseil international spécialisé dans les ateliers en personne, allait subir un sérieux coup de frein. La stratégie qu’il a adoptée pour sortir son entreprise de la crise a peut-être fait sourciller certains.

Comme il l’a déclaré au Forum économique mondial :^[10]

« Nous nous sommes engagés à conserver 100 % de nos 1 200 employés sans réduction de salaire, nous avons réorienté nos activités vers le numérique, changé de stratégie de vente et constitué une importante réserve de liquidités en reportant les dividendes, les primes et en contractant des emprunts ».

Vous vous demandez probablement : quel a été le résultat ?

M. Ekelund a déclaré que, bien que l’entreprise ait initialement perdu 70 % de ses revenus, 2021 est devenue une nouvelle année record, avec une augmentation de 20 % des revenus et des bénéfices par rapport à 2019.

Une réflexion à long terme en période de crise peut rendre votre entreprise non seulement plus résistante, mais aussi plus rentable que jamais.

5. Améliorer la résilience de la société

Pendant la pandémie, un virus n’a pas été la seule force de grande envergure à avoir un impact sur les entreprises. La montée des mouvements en faveur de la justice sociale en a été une autre.

Comme je l’ai déjà écrit, nous vivons une époque de bouleversements. De nombreuses personnes sont déterminées à rendre le monde meilleur. En tant que chefs d’entreprise, nous devons anticiper ce type d’activisme. Nous pouvons également faire ce qui est en notre pouvoir pour le soutenir.

Les auteurs de la Harvard Business Review expliquent :^[11]

« Les entreprises doivent jouer un rôle dans des questions plus vastes qui dépassent les frontières traditionnelles de l’entreprise. Les dirigeants devraient chercher à réduire la volatilité et la fragilité des systèmes et des sociétés dont ils dépendent, en renforçant le tissu social par des efforts tels que la réduction de la polarisation, l’optimisation de la valeur sociétale et commerciale, et la réimagination des modèles d’entreprise pour la durabilité. »

Vous vous demandez peut-être : que peut faire mon entreprise pour aider ?

Exploitez les points forts de votre entreprise et commencez par là.

Devenir plus durable, défendre la diversité et aider les causes qui réduisent les inégalités améliorera la résilience de la société. Et en contribuant à rendre la société plus résiliente, nous aiderons en fin de compte nos entreprises à prospérer elles aussi.

Réflexions finales

En tant qu’entrepreneurs, nous devrions déjà anticiper et planifier rigoureusement la prochaine crise de l’entreprise, qu’elle soit provoquée par un virus, une guerre ou une catastrophe naturelle.

Comme le montre l’histoire, les crises surviennent inévitablement et les entreprises qui ne s’y préparent pas en sont les victimes.

La Harvard Business Review a récemment noté que « comme nous l’avons vu avec Covid-19, les entreprises plus résilientes ont obtenu de meilleurs résultats, et certaines sont même devenues de nouveaux gagnants »^[12].

La résilience n’est pas seulement un mécanisme de survie, elle peut aussi être une arme secrète.

Crédit photo : Pema Lama via unsplash.com