Nous sommes en 2015 et la technologie a suffisamment évolué pour que nous, les êtres humains, soyons plus productifs que jamais !
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Du moins, c’est ce que nous souhaitons.
Certaines des technologies qui ont été inventées pour nous rendre plus productifs nous rendent en fait moins productifs. Est-ce la dépendance à l’égard de la technologie ? Est-ce le fait que nous ne pouvons pas nous investir dans des choses auxquelles nous sommes à peine capables de participer ? Les recherches sur les différents outils et logiciels que nous utilisons pour rester productifs ne donnent pas de réponse unique et claire, mais elles donnent un aperçu des outils qui nous rendent moins productifs. Jetez un coup d’œil à ces cinq outils :
1. Logiciel de calendrier
Prenons l’exemple des logiciels d’agenda. Bien sûr, il permet de garder les choses bien ordonnées. Vous avez la possibilité de collaborer avec d’autres, de le partager et il sera disponible sur n’importe quel appareil technologique que vous avez sous la main (pour la plupart). Cependant, il y a une épée à double tranchant.
Les calendriers qui sont conçus pour être partagés ou sur une plateforme quelconque risquent de vous attirer pour vérifier vos invitations pendant dix minutes, ou d’ajuster les couleurs des étiquettes des réunions, ou même de courir le risque que quelqu’un d’autre annule et reprogramme un événement. Vous devez alors tout rechercher une nouvelle fois, puis saisir à nouveau les données selon vos spécifications. Kelly James-Enger, auteur de « Six-Figure Freelancing« , ne jure que par l’écriture à la main des rendez-vous et des notes sur des calendriers à l’ancienne pour gagner du temps et rester productif.
Si les logiciels d’agenda et de planification nous permettent de rester informés en permanence, ils ont aussi l’inconvénient de nous distraire plus qu’ils ne nous permettent de rester en ordre – ironique ? Pas vraiment. Nos esprits modernes aiment vagabonder lorsqu’il s’agit de tâches subalternes, et la prise de rendez-vous n’est pas très éloignée de la définition d’une tâche subalterne.
2. Messagers et logiciels de communication
La messagerie instantanée a rendu les choses beaucoup plus, eh bien, instantanées. Cela signifie que les choses sont désormais super efficaces et rapides, n’est-ce pas ? Dans une certaine mesure, oui. Toutefois, il a été démontré que les messageries instantanées entre étudiants ou sur le lieu de travail détournent l’attention de l’objet même de la communication rapide et incitent à la procrastination et aux commérages. Plusieurs grandes entreprises ont mis en place des logiciels de chat et des méthodes de communication qui empêchent les employés d’être tentés de détourner le regard de leur travail pour discuter de la beauté du nouvel employé ou de la situation du patron (certains d’entre vous l’ont déjà fait, avouez-le). En bref, les messageries instantanées sont très utiles, mais elles ont le défaut de nous rendre moins productifs. Cela vous rappelle quelque chose ?
3. Powerpoint
Aide précieuse pour les enseignants et les étudiants, ainsi que dans le monde de l’entreprise, Powerpoint s’est avéré très populaire. Aussi populaire soit-il, des études ont montré que Powerpoint réduit considérablement la productivité, l’apprentissage et l’implication des personnes qui l’utilisent. C’est peut-être un peu sardonique, mais regarder fixement une feuille blanche avec des puces n’a jamais été très productif. Cela mis à part, les enseignants et les étudiants ne jurent toujours que par cet outil, mais ces études ont à peu près montré qu’un grand pourcentage de ceux qui s’accrochent amoureusement à Powerpoint le font probablement en raison du peu d’effort qu’il leur demande.
4. Téléphones intelligents
Ce vieil homme grincheux que l’on voit dans les séries télévisées et qui passe son temps à hurler que les choses étaient meilleures à son époque et que nous, les jeunes, avions le cerveau transformé en bouillie par toutes les technologies modernes dont nous dépendons aujourd’hui ? Oui, c’est toujours quelqu’un que vous devriez ignorer, mais le problème avec les smartphones, c’est qu’ils travaillent beaucoup plus intelligemment que nous.
« Mais je peux faire tellement plus de travail maintenant », protesterez-vous, « je n’ai jamais été aussi organisé et productif qu’avec mon smartphone ». D’accord, c’est très bien. Ce petit appareil soigné contient en effet beaucoup de choses qui nous rendent plus productifs. Vous savez ce qu’il contient d’autre ? Les jeux, Netflix, la messagerie textuelle et bien d’autres merveilles qui rendent les humains encore moins productifs avec leur smartphone que sans. C’est l’œil de l’utilisateur, bien sûr, mais des études ont montré que les propriétaires de smartphones ont tendance à perdre un temps considérable à ne rien faire, alors que d’autres sont plus productifs avec moins.
5. Logiciel de gestion
Certains chefs d’entreprise ont frémi. Les logiciels de gestion sont généralement des suites de logiciels que les entreprises utilisent pour répondre à tous leurs besoins : ils comprennent une base de données, un calendrier (oh non), la possibilité d’envoyer des courriels, et ils ne sont presque jamais parfaitement adaptés. Le scénario est le suivant : vous trouvez la bonne suite, vous l’achetez, vous consacrez du temps et de l’argent à sa mise en œuvre, vos employés sont formés et les signes de dollars dansent au loin. Cependant, les employés commencent à le modifier pour mieux l’adapter à leurs besoins, ou la mise à jour des correctifs a tout gâché, etc.
Beaucoup de ceux qui sont passés par ce processus peuvent témoigner du temps perdu à essayer sans cesse de faire fonctionner le logiciel pour tout le monde, ou parfois même pour tout le monde. Une solution unique pour une entreprise ou un individu est un rêve devenu réalité, mais il reste généralement un rêve lointain alors que nous devenons de plus en plus improductifs en essayant de travailler autour de ce qui est censé nous rendre plus efficaces. Ironie poétique, je suppose.
En fin de compte, bon nombre des outils que nous utilisons aujourd’hui pour être productifs sont une épée à double tranchant. L’ordinateur portable sur lequel je suis en train de taper ces lignes a un tas de jeux qui m’appellent, et c’est presque comique de voir à quel point la piqûre est puissante. Rappelez-vous : rester productif est entre vos mains, et il existe toujours des solutions de rechange et des moyens d’ajuster votre attitude, votre environnement et vos outils pour vous aider à rester productif.
Crédit photo : giuseppemilo via flickr.com