Si votre service informatique est comme le mien, l’idée que vous téléchargiez quelque chose comme Evernote lui ferait tourner la tête. La plupart des services informatiques se méfient de ce qui n’est pas payant.
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En outre, beaucoup d’entre nous sont coincés avec Windows au travail et ne peuvent pas profiter des excellents outils du Mac – ceux qui sont réservés au Mac. Cependant, il y a quelque chose que vous ignorez peut-être et qui est probablement déjà installé sur l’ordinateur de votre bureau. Il s’agit de Microsoft Office : Microsoft Office. Et il dispose d’un outil très intéressant que vous pouvez utiliser… et qui s’appelle OneNote.
Voici les 5 raisons pour lesquelles vous devriez utiliser OneNote au travail.
1. C’est un bon outil pour mettre en œuvre GTD
Nous avons expliqué par le passé pourquoi Getting Things Done est un outil formidable. OneNote est en quelque sorte un carnet de notes vide avec lequel vous pouvez mettre en œuvre GTD au travail. Utilisez des dossiers, des sections et des sous-sections comme vous le feriez avec des dossiers physiques. Au lieu d’imprimer cet e-mail ou cette page web, imprimez simplement et cliquez sur « envoyer à OneNote » dans le menu déroulant. Vous pouvez ensuite classer l' »impression » là où vous le souhaitez.
2. Les carnets de notes partagés permettent une collaboration instantanée et en temps réel.
Placez le fichier du bloc-notes OneNote dans un endroit accessible aux personnes qui en ont besoin et configurez-le pour le partager. Vous disposez ainsi d’une version en ligne d’un tableau blanc. Utilisez OneNote pour gérer des projets entre plusieurs personnes ou simplement pour lancer des idées. S’il s’agit de documents sensibles, vous pouvez protéger tout ou partie du carnet par un mot de passe afin que seules certaines personnes puissent en prendre connaissance.
Dans mon travail, nous avons un rapport hebdomadaire que nous devons remettre à nos supérieurs. Nous utilisons un bloc-notes OneNote pour rendre notre rapport hebdomadaire accessible à tous les membres de la division. De cette façon, nous pouvons voir ce que chacun fait – et peut-être aider à rattraper le retard dans les domaines qui en ont besoin.
3. Prendre de meilleures notes lors des réunions
Si votre PC de travail est un ordinateur portable, apportez-le aux réunions et ayez OneNote ouvert et prêt à prendre des notes. Utilisez la fonction de marquage pour signaler les tâches ou les questions importantes au fur et à mesure qu’elles se présentent. Ensuite, si vous avez un carnet de notes partagé avec quelqu’un, partagez vos notes afin de voir si vous pensiez aux mêmes choses pendant la réunion.
Lorsque j’étais encore à l’université, j’utilisais OneNote pour prendre mes notes de cours. Je pouvais marquer des éléments à consulter plus tard ou des points sur lesquels j’avais des questions. Plus d’une fois, des étudiants sont venus me voir pour me demander quelle application j’utilisais pour prendre des notes. Ils étaient très surpris d’apprendre que le programme était inclus dans Microsoft Office.
4. C’est un wiki génial
La mise à jour et l’enregistrement de OneNote se faisant quasiment en temps réel, la possibilité de l’utiliser comme un wiki est évidente. La création de liens à l’intérieur d’un carnet de notes est une nouvelle fonctionnalité qui donne une impression de wiki.
5. Réaliser des captures d’écran simples et rapides
En utilisant le raccourci clavier Windows+S, l’écran se grise et un curseur en forme de croix apparaît. Sélectionnez la zone que vous souhaitez saisir et elle sera placée dans la section des notes non remplies de OneNote. Vous pouvez couper, copier et coller (ou enregistrer) la capture d’écran au format PNG. Vous n’avez plus besoin d’appuyer sur le bouton d’impression d’écran et de recadrer la photo dans un éditeur d’images (comme Photoshop, par exemple).
OneNote est un outil formidable qui est souvent négligé lorsqu’il s’agit d’être productif. Mais si vous êtes comme moi et que votre service informatique ne vous permet pas d’installer des applications sur votre PC de travail, c’est un outil indispensable.