Après avoir organisé un cours sur la façon d’envoyer des courriels à des personnes importantes et m’être entretenu avec près de 200 personnes au sujet de leurs habitudes en matière de courrier électronique, j’ai remarqué que les gens ont quelques problèmes communs avec le courrier électronique.

La plainte numéro un est que les gens ne reçoivent pas de réponses aux courriels qu’ils envoient.

Voici un échantillon des déclarations que j’ai entendues :

« Je ne peux pas savoir si mes courriels sont lus ou non. Je déteste que les gens ne répondent pas ».

« Je ne sais pas si mes courriels sont lus ou quand ils le sont. J’ai parfois l’impression de cracher des mots dans un abîme électronique. »

« Je ne peux pas garantir que les gens jettent mes courriels, mais s’ils les lisent, ils n’y répondent certainement pas.

Je n’ai pas toutes les réponses, mais j’ai quelques suggestions. Voici cinq façons d’obtenir des réponses plus rapides par courrier électronique.

1. Rédigez des courriels plus courts

Les gens adorent remettre à plus tard. Et chaque fois qu’un long courriel arrive dans notre boîte de réception, c’est une excuse supplémentaire pour procrastiner.

Il est difficile d’envoyer une réponse rapide à un long courriel, car il faut du temps pour le lire, l’assimiler et y répondre. De plus, la plupart des longs courriels comportent plusieurs questions ou sujets, ce qui peut empêcher le lecteur de déterminer ce qui est important dans le message. Cette confusion conduit souvent à une procrastination accrue.

En revanche, il est assez facile d’envoyer une réponse courte à un courriel court. Quel que soit le sujet abordé, un courriel court recevra toujours une réponse plus rapide.

Si vous voulez des réponses plus rapides, faites en sorte que le lecteur puisse répondre facilement. Posez-lui une seule question, abordez un seul sujet et soyez bref.

2. Écrivez moins de courriels

Si vous envoyez constamment des courriels aux gens, ils s’habituent à voir un message de votre part dans leur boîte de réception. Il n’y a pas de sentiment d’urgence associé à votre message parce qu’ils savent que s’ils ne répondent pas… eh bien, vous leur enverrez bientôt un autre courriel.

Ne profitez pas du fait que vous pouvez envoyer des courriels à n’importe qui et à n’importe quel moment. Apprenez aux gens à apprécier vos courriels en n’en envoyant que lorsque vous avez quelque chose de précieux et d’important à dire.

3. Demandez une réponse

Cela semble simple, mais nous oublions souvent de le faire.

Nous expliquons clairement la situation dans notre courriel – peut-être même fournissons-nous quelques mesures à prendre – mais nous oublions souvent de demander clairement une réponse.

En tant qu’auteur de l’e-mail, l’étape suivante nous semble toujours claire. Pour le destinataire, en revanche, elle n’est peut-être pas aussi évidente. Au milieu d’une journée chargée – et nous sommes tous occupés – nous avons besoin qu’on nous dise ce qu’il faut faire plutôt que de le deviner. Faites en sorte que l’étape suivante soit claire pour le lecteur en demandant gentiment l’action que vous souhaitez.

4. Commencez par une date limite

Une autre raison des réponses tardives est le manque d’urgence.

En tant que société, nous avons adopté une méthode consistant à utiliser des délais pour compenser notre tendance à la procrastination. Par conséquent, nous décidons souvent des tâches que nous allons accomplir en fonction de la date d’échéance de certains projets.

En ce qui concerne les courriels, cela signifie que vous devez fixer une date limite claire ou risquer d’attendre une réponse jusqu’à ce que le destinataire ait du « temps libre » – ce qui est rarement le cas.

Lorsque vous écrirez votre prochain courriel, essayez d’indiquer une date limite dans la première ou les deux premières phrases du message.

Par exemple : « Bonjour Mark,

« Bonjour Mark,

Vous trouverez ci-dessous le rapport du SPT pour la réunion de ce vendredi – j’aimerais avoir votre avis d’ici mercredi à 13 heures. … »

Nous sommes conditionnés à utiliser des délais. Si vous indiquez clairement la date à laquelle vous avez besoin d’une réponse, il y a beaucoup plus de chances que vous obteniez la réponse à cette date.

5. N’envoyez un courriel qu’à une seule personne à la fois

Dans la mesure du possible, n’envoyez jamais un courriel à plus d’une personne à la fois. Même si cela vous prend quelques minutes supplémentaires pour envoyer un courriel à chaque personne individuellement, vous obtiendrez de bien meilleures réponses.

Si vous envoyez un message à cinq personnes, chacune d’entre elles part du principe que les quatre autres accompliront les tâches décrites dans le message. Le résultat, bien sûr, est que rien n’est fait.

Si vous devez envoyer un message à un groupe de personnes en même temps, faites de votre mieux pour assigner des tâches à des personnes spécifiques dans le message. Sinon, vous attendrez qu’un homme mystérieux intervienne et prenne des mesures.