C’est formidable de voir des gens créer et développer des entreprises, en particulier lorsqu’on les voit franchir certaines étapes. L’embauche de votre premier employé est l’une de ces étapes. Félicitations !

Que vous essayiez d’exploser avec une startup technologique innovante, de faire passer votre activité de freelance au niveau supérieur, ou toute autre activité intermédiaire, vous devrez un jour ou l’autre embaucher quelqu’un pour continuer à vous développer.

Ne vous inquiétez pas, le processus n’est pas si ardu. Il suffit de suivre ces cinq étapes simples pour embaucher votre premier employé !

1. Déterminez le type d’embauche dont vous avez besoin.

Avez-vous besoin d’un employé à temps partiel, d’une personne qui travaille avec vous à temps plein ou d’une personne à qui vous pouvez confier des projets et des missions en fonction de vos besoins ? Vous connaissez peut-être déjà la réponse. Si vous n’êtes pas sûr, répondez d’abord à ces trois questions.

Quelle est la charge de travail ?

Quelle quantité de travail seriez-vous en mesure de leur donner dès maintenant ? Une autre façon de formuler cette question est la suivante : « Quelle quantité de travail seriez-vous en mesure de leur donner maintenant ? Quelle quantité de travail seriez-vous en mesure d’enlever de votre assiette, afin de vous concentrer sur le travail que vous êtes le seul à pouvoir accomplir ?

Quelle sera la quantité de travail ?

Dans quelle mesure votre nouvel employé a-t-il besoin d’évoluer avec vous ? Essayez-vous de vous développer ? Le travail pour lequel vous recrutez votre premier employé est-il un domaine dans lequel vous n’avez que peu ou pas d’expérience ? Quelle sera l’importance de cette personne pour vous ?

Comment cela vous affectera-t-il financièrement ?

Comment le choix d’un employé à temps partiel, d’un employé à temps plein ou d’un travailleur contractuel affectera-t-il vos finances, votre planification fiscale, etc. La réglementation diffère selon qu’il s’agit d’un salarié ou d’un contractuel, le plus simple étant de savoir si vous contrôlez ou non leur emploi du temps.

Il est préférable que vous examiniez la comparaison de l’IRS entre les entrepreneurs indépendants et les employés afin de mieux comprendre le meilleur choix pour votre situation.

Une fois que vous aurez pris une position ferme sur le type d’embauche dont vous avez besoin, vous pourrez vous livrer à la tâche la plus amusante qui soit !

2. S’occuper des formalités administratives.

Certaines de ces démarches doivent être effectuées avant l’embauche, d’autres après. La paperasserie est généralement le pire cauchemar de tout le monde, mais si vous procédez étape par étape, ce n’est pas forcément si grave.

Si vous engagez un entrepreneur indépendant, les choses sont assez simples. Vous n’aurez à vous préoccuper que de trois formulaires.

• Contrat d’entrepreneur indépendant: Il s’agit d’un formulaire qui définit votre relation professionnelle, la propriété du travail et tout autre jargon juridique.
• Formulaire W-9: il s’agit d’une demande de numéro d’identification fiscale (ou SSN) de l’entrepreneur, qui est essentiel pour les dossiers et les paiements de chacun.
• Formulaire 1099-Misc: si vous allez payer votre entrepreneur indépendant plus de 600 $ par an (probablement), vous devrez soumettre ce formulaire pour vos déclarations fiscales de fin d’année.

Si vous embauchez un salarié, tout change. Ce n’est pas plus difficile en soi, mais vous avez certainement plus de responsabilités. Voici ce que vous devez faire.

• Obtenir un EIN (numéro d’identification de l’employeur) auprès de l’IRS
• Créer des dossiers pour le prélèvement des impôts sur les salariés
• Vérifier que votre employé a le droit de travailler aux États-Unis.
• Déclarer l’embauche d’un salarié à l’État
• souscrire une assurance contre les accidents du travail (les exigences varient d’un État à l’autre)
• Affichez dans votre bureau certains avis/affiches obligatoires expliquant les lois pertinentes.

Pour plus d’informations sur chacune de ces étapes et pour obtenir un guide complet sur la manière de déclarer les impôts de votre entreprise, cliquez ici.

L’embauche d’un entrepreneur indépendant est probablement une bonne idée en ce moment, mais ce n’est pas toujours la meilleure solution. Avant de faire des suppositions, n’oubliez pas de consulter le point 1 et les guides qui y sont liés.

3. Créer une offre d’emploi.

Comment devez-vous aborder votre offre d’emploi ?

Tout d’abord, vous et vos partenaires devez savoir ce que vous recherchez. Si vous n’êtes pas tout à fait sûr, ou si votre groupe n’arrive pas à se mettre d’accord, essayez de répondre à ces questions.

• Quel est actuellement votre principal point de douleur ? Que pourrait-on faire pour atténuer ce point faible ?
• Quel sera votre principal problème dans six mois ? Que devrez-vous faire pour y remédier ?
• Souhaitez-vous que votre employé suive plus fréquemment une liste d’instructions ou qu’il fasse preuve d’autonomie dans son travail ?
• Leurs fonctions seront-elles davantage axées sur les tâches, la créativité, les projets ou la stratégie ?
• Quelle interaction votre employé aura-t-il avec vous et/ou avec vos partenaires ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous êtes prêt à rédiger une description de poste. Votre description de poste doit comprendre les éléments suivants

• Une description de votre entreprise
• Une description de votre candidat idéal
• Principales tâches
• Des responsabilités moins fréquentes
• Fourchette de rémunération visée et avantages éventuels

Comment devez-vous présenter votre opportunité ?

Il se peut que vous entendiez des recommandations sur les mots-clés, ce qui signifie pour beaucoup « utiliser beaucoup de mots à la mode ». Ne faites pas cela. Concentrez-vous plutôt sur la représentation exacte de votre entreprise.

Si vous êtes une agence de création branchée dirigée par quelques jeunes de vingt ans, adaptez votre description de poste à cette personnalité. Si vous êtes un avocat en cabinet privé à la recherche d’une secrétaire, agissez en conséquence.

Le degré de professionnalisme ou de décontraction d’une description de poste dépend du degré de professionnalisme ou de décontraction d’une personne dans son travail.

Vous devez maintenant publier cette description de poste. En la téléchargeant sur Proven, vous la publierez automatiquement sur tous les principaux sites d’offres d’emploi, comme Monster, Indeed, et plus de 100 autres. Vous recevrez ensuite toutes les réponses par l’intermédiaire de Proven au lieu d’avoir à aller sur chaque site d’offres d’emploi.

C’est également une bonne pratique que de diffuser votre offre d’emploi sur Facebook, LinkedIn et d’autres sites de réseaux sociaux. Après tout, vous ferez probablement plus confiance à une recommandation amicale qu’à la candidature d’un inconnu.

4. Mener les bons entretiens.

Une fois que vous aurez commencé à parler aux candidats qui répondent à vos critères, je suis persuadé que vous en savez assez sur votre entreprise et sur les personnalités concernées pour faire le bon choix. Mais voici quelques conseils pour ce qui pourrait être votre premier entretien.

Ne parlez pas de ces choses.

Il existe un certain nombre de questions que vous ne devez pas poser pour des raisons juridiques, comme celles relatives à l’âge, à l’état civil, aux arrestations, à l’orientation sexuelle, à la santé mentale, à la religion et à la race.

En gros, évitez tout ce que les gens recommandent d’éviter lors d’une conversation au cours d’un dîner.

Si vous abordez ces questions et décidez de ne pas embaucher ce candidat, vous risquez d’être accusé de discrimination. Personne ne souhaite cela.

Pour une analyse complète, consultez la Commission de l’égalité des chances en matière d’emploi (Equal Employment Opportunity Commission).

Confirmer l’indemnisation.

Assurez-vous que vous et votre candidat êtes sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la rémunération. Si ces attentes ne sont pas satisfaites en premier lieu, tout le reste risque de s’effondrer.

C’est pourquoi il est important de faire figurer ces informations dans votre offre d’emploi et de vous assurer dès le départ que vous êtes sur la même longueur d’onde.

Posez l’une de ces deux questions.

Quelle serait votre situation idéale ? Ou, que recherchez-vous dans votre prochaine étape ?

L’une ou l’autre de ces questions devrait vous aider à déterminer si votre candidat vous dit tout ce qu’il pense que vous voulez entendre pour obtenir le poste, ou si vous vous entendez bien tous les deux.

Une bonne question de suivi pourrait être posée : Qu’est-ce qui vous empêcherait de conclure un marché ?

D’une part, vous pouvez voir s’il y aura des tensions avec cette personne dans le rôle dont vous avez besoin. D’autre part, vous pouvez voir s’il sait réellement ce qu’il veut.

5. Faites votre choix.

Si vous suivez ces étapes simples pour embaucher votre premier employé, c’est que vous avez déjà décidé ce qui vous convient le mieux, rempli les documents appropriés, fait connaître votre offre et discuté avec plusieurs candidats.

Il ne vous reste plus qu’à embaucher quelqu’un ! (Et remplir les formalités administratives appropriées ; voir le point 2).

La gestion d’une entreprise est un processus difficile, et trouver le personnel adéquat peut être une source de stress importante. Comment s’assurer que sa propre queue est en sécurité à la saison des impôts ? Mais cela ne doit pas être si stressant. Il vous suffit de suivre ces étapes simples pour embaucher votre premier employé, et vous serez prêt à partir !