Les professionnels très occupés ont en commun de souhaiter disposer de plus de temps.
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En réalité, nous disposons tous des mêmes vingt-quatre heures chaque jour. La façon dont nous utilisons notre temps détermine ce que nous accomplissons et notre productivité.
La plupart du temps, ce sont les petites améliorations progressives qui, au bout d’un certain temps, se traduisent par des avantages importants. Plutôt que d’apporter des changements radicaux à notre mode de fonctionnement quotidien, il est utile d’examiner la façon dont nous passons notre temps et de rechercher des possibilités d’amélioration, aussi minimes soient-elles.
L’une des plus grandes leçons que j’ai apprises est que notre temps est toujours alloué à quelque chose. Que nous l’utilisions à bon escient ou non, le temps ne s’arrêtera jamais pour nous. Si nous ne pouvons jamais obtenir plus de temps, nous pouvons en revanche être plus attentifs à la manière dont nous l’utilisons.
Il suffit de se demander : « À quoi est-ce que je consacre mon temps chaque jour ? ».
Je me souviens que lorsque j’occupais un poste de direction au cours de ma carrière en entreprise, l’un de mes plus grands défis consistait à gérer mes priorités tout en veillant à ce que les principaux objectifs commerciaux soient atteints. J’avais beaucoup de choses à faire chaque jour, comme la sécurité des employés, la présence du personnel, les commandes des clients, les calendriers de livraison, les performances en matière de qualité, les niveaux de stock et l’efficacité des machines, et j’avais du mal à suivre le rythme.
Parfois, lorsque nous sommes confrontés à un défi, il est difficile de s’arrêter et de regarder ce que nous faisons réellement et comment nous contribuons à notre situation. Lorsque je me suis demandé : « Qu’est-ce que je fais vraiment tous les jours ? », je me suis rapidement rendu compte que la majeure partie de mon temps était consacrée à m’occuper des autres. je me suis vite rendu compte que je passais la majeure partie de mon temps à m’occuper des problèmes des autres.
Mes subordonnés directs m’interrompaient constamment pour me parler de problèmes quotidiens et ils commençaient tous par me demander : « Avez-vous une minute ? ». Ces conversations ne duraient jamais qu’une minute. Ces conversations ne duraient jamais qu’une minute, mais plutôt dix à quinze minutes. Ces interruptions constantes affectaient ma concentration et ma productivité, ce qui signifiait que je n’accomplissais pas mon travail prioritaire.
La solution que j’ai mise en œuvre consistait à organiser chaque jour un « morning huddle » qui ne durait que dix minutes, au cours duquel mes collaborateurs directs faisaient le point sur la situation et posaient les questions nécessaires. Ensuite, après le déjeuner, nous avons également fait un rapide « check-in » pour nous assurer que tous les problèmes urgents étaient communiqués et traités.
Les résultats ont été stupéfiants. Non seulement j’étais plus efficace, mais mes subordonnés directs appliquaient une stratégie similaire avec leurs équipes, ce qui s’est traduit par une plus grande efficacité dans tous les services. Cela s’est traduit par un gain de temps considérable chaque jour, ce qui a finalement eu une incidence positive sur les résultats de l’entreprise. En gérant mieux notre temps, nous avons pu devenir une entreprise plus rentable.
Les erreurs courantes que les gens font avec leur temps
Étonnamment, pour gagner du temps, nous pouvons apporter des changements simples à ce que nous faisons et à la manière dont nous le faisons chaque jour. Voici cinq choses dont vous devez être conscient et qui peuvent vous faire perdre du temps chaque jour. Une fois que vous aurez amélioré ces choses, vous récupérerez automatiquement plus de temps chaque jour.
- S’attaquer à trop de choses à la fois. Cette situation est fréquente chez les professionnels ou les chefs d’entreprise très occupés. Plus nous avons de responsabilités, plus nous avons de choses à faire. Le problème, c’est que si nous essayons de faire trop de choses à la fois, ce que l’on appelle le multitasking, nous ne sommes pas concentrés et nous sommes constamment distraits, ce qui affecte notre flux ou notre niveau de concentration. Nous devons apprendre à nous concentrer sur une seule chose à la fois.
- S’engager dans des activités qui n’aboutissent pas à un résultat. L’une de mes bêtes noires est d’avoir des conversations juste pour le plaisir d’avoir une conversation. C’est un exemple d’activité que je pratique rarement. Tout ce que nous faisons doit nous faire avancer. Nos activités doivent être liées à un objectif ou à un but.
- Laisser son état d’esprit dicter ce que l’on fait. Il y a des jours où nous ne nous sentons pas au mieux de notre forme. Si nous laissons ces jours-là dicter ce que nous faisons, nous ne serons pas aussi productifs que nous pourrions l’être en permanence. C’est pourquoi la motivation personnelle est essentielle à notre réussite. Nous ne pouvons pas laisser ces jours de déprime nous ralentir ou nous empêcher de progresser.
- Ne pas être intentionnel chaque jour. Plus nous sommes intentionnels, meilleurs seront nos résultats. L’intentionnalité peut se résumer à la fixation de jalons quotidiens. Cela peut aussi signifier se fixer des limites, comme dire « non » aux demandes des autres ou être tenté de faire quelque chose qui n’est pas prévu dans le plan de la journée. Plus nos priorités sont claires, mieux nous utiliserons notre temps.
- Ne pas prendre le temps de s’arrêter et d’apprécier ce que l’on fait. Il est facile d’être constamment en mouvement et de ne pas prendre le temps de s’arrêter et de réfléchir à ce que l’on fait. Lorsque nous ne nous accordons pas de pauses tout au long de la journée, nous devenons moins productifs, ce qui signifie que les choses peuvent prendre plus de temps que d’habitude pour être accomplies. Faire des pauses régulières nous permet de gagner du temps à long terme.
La bonne nouvelle, c’est que nous pouvons améliorer considérablement la façon dont nous utilisons notre temps en éliminant certaines choses au quotidien. Bien qu’elles puissent sembler petites ou insignifiantes, si nous mettons en œuvre ces changements de manière cohérente, nous verrons une amélioration spectaculaire de nos résultats.
Si nous ne sommes pas prêts à corriger ces erreurs, nous continuerons à obtenir des résultats au même niveau qu’aujourd’hui. Il est donc logique de s’attaquer à ces problèmes dès maintenant.
Mesure à prendre : Prenez 15 à 20 minutes pour répondre à la question suivante : « À quoi est-ce que je consacre mon temps chaque jour ? ». Les réponses à cette question vous indiqueront où vous pouvez apporter des améliorations pour gagner du temps chaque jour.
Question : Quelle est l’autre erreur que les gens commettent chaque jour avec leur temps ?
