Déménager votre entreprise semble simple, n’est-ce pas ? Il suffit de faire appel à une entreprise et de se rendre sur le nouveau site !

Ralentissez un peu ! Planifier à l’avance va faire une grande différence pour que tout se passe plus facilement. Examinons les erreurs les plus courantes en matière de relocalisation et comment les éviter.

Planifier à l’avance

Cela semble évident, mais si vous attendez quelques jours avant la date de votre déménagement pour vous atteler à des tâches élémentaires, comme l’emballage de votre bureau et la recherche d’une entreprise de déménagement, vous ne vivrez pas un déménagement agréable.

Commencez plutôt dès que vous savez que vous déménagez. Établissez un calendrier de ce qui doit être déménagé et à quel moment, déterminez ce qui doit ou ne doit pas être déménagé avec vous et consultez les avis sur les déménageurs locaux. Engagez une entreprise de déménagement bien avant la date de votre déménagement et confirmez quelques semaines à l’avance qu’elle est toujours disponible à la date en question.

Ne pas bricoler une opération commerciale

Nous avons tous connu ces déménagements d’appartement où l’on organise tout à la dernière minute, où l’on paie des amis en pizza pour qu’ils nous aident à déménager, et où l’on vit avec des cartons et du désordre pendant des semaines (ou des années) jusqu’à ce que l’on finisse de défaire les cartons.

C’est une façon acceptable de déménager en tant qu’individu, mais ce n’est pas une façon de déménager en tant qu’entreprise. Vous n’allez pas fermer votre entreprise pendant plusieurs jours pour permettre votre déménagement, et vos clients ne vont pas supporter que vous leur disiez « Je suis désolé, je vais devoir trouver cela et revenir vers vous, nous sommes en plein déménagement » pendant plus de quelques heures.

Engagez une entreprise de déménagement qui a de bonnes critiques, des recommandations positives et qui dispose d’un personnel suffisant à la date de votre déménagement. Préparez tout ce qui est possible dans votre nouveau lieu de travail afin d’être prêt à démarrer.

Il y a des choses que les entreprises de déménagement ne peuvent pas transporter. Demandez à votre entreprise de déménagement la liste des objets qu’elle ne peut pas transporter et si vous possédez l’un de ces objets, prenez d’autres dispositions. N’attendez pas d’eux qu’ils enfreignent les règles pour vous.

Plan pour le matériel sensible

Lorsque l’on pense aux pertes subies par une entreprise lors d’un déménagement, on a tendance à s’inquiéter de la casse des ordinateurs et des bureaux (il existe d’ailleurs une assurance pour cela, que vous devriez souscrire). Mais qu’en est-il de vos dossiers sensibles? Il s’agit notamment des informations protégées sur les clients, des relevés de paiement et de votre argent liquide ou de votre coffre-fort. Certaines informations, telles que les données HIPAA, doivent être conservées en lieu sûr à tout moment. Les informations relatives aux cartes de crédit sont soumises à des règles différentes, mais doivent également être conservées en toute sécurité. Prévoyez de déplacer toutes les données pertinentes avec le personnel autorisé.

Prévoir les problèmes

Vous connaissez le dicton « Espérer le meilleur mais prévoir le pire » ? Cela n’est jamais aussi vrai que lorsque vous planifiez quoi que ce soit pour votre entreprise. Espérez que la relocalisation de votre entreprise sera la chose la plus facile qui soit, mais prévoyez que les choses se passeront très mal.

• Choisissez un espace de stockage au cas où vous ne pourriez pas emménager à la date prévue.
• Préparez un plan pour savoir comment les clients seront servis si vous êtes entre deux espaces, et comment vous leur ferez part de vos nouvelles attentes.
• Souscrivez une assurance pour les objets cassés ou endommagés pendant le transport.
• Sachez quels sont les équipements ou les appareils électroniques que l’entreprise de déménagement ne peut pas transporter et prévoyez de les transporter.

Ne déménagez pas tout ce que vous possédez

Le déménagement est le moment idéal pour évaluer ce que vous possédez et déterminer ce qui n’est plus utile pour vous ou votre espace. Les meubles qui ne conviennent pas à votre nouvel espace peuvent être vendus sur Craig’s List ; les équipements tels que les photocopieuses ou les imprimantes qui ne répondent pas à vos besoins peuvent être vendus ou renvoyés aux vendeurs pour qu’ils les remplacent par des modèles plus récents. Les déchets peuvent être simplement jetés.

Lorsque vous déménagez, c’est aussi l’occasion de réévaluer votre entreprise dans son ensemble. Comment les choses fonctionnent-elles en période de stress élevé, comme lors d’un déménagement ? Quels sont les employés qui brillent par leur motivation et leur sens de l’orientation ? Sur qui pouvez-vous compter lorsque les choses se gâtent ?

Vous pouvez également examiner attentivement la manière dont votre entreprise sert ses clients. Tout s’écroule-t-il ou vos clients continuent-ils à recevoir le service de qualité qu’ils attendent ?

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Un déménagement est une période difficile pour une entreprise, mais c’est aussi une excellente occasion de développer et d’affiner votre activité. Appréciez le processus pour ce qu’il est !

Crédit photo : rioncm via flickr.com