Les voyages d’affaires peuvent s’avérer assez coûteux. À eux seuls, la Chine et les États-Unis ont contribué à près de 600 milliards de dollars US de voyages d’affaires l’année dernière. On estime que près de 16 % de tous les voyages internationaux et 34 % des voyages nationaux sont effectués à des fins professionnelles. Outre le coût du vol lui-même, les voyages d’affaires comprennent également les frais d’hôtel, de taxi et de transfert depuis l’aéroport. Tout cela peut facilement s’accumuler, en particulier si vous êtes un voyageur d’affaires sans ressources. Dans cet article, nous allons examiner cinq façons de minimiser le coût des voyages d’affaires.
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1. Utiliser la même compagnie aérienne/la même alliance
Il peut être tentant de prendre la compagnie aérienne la moins chère à chaque fois que vous voyagez, mais ce faisant, vous vous privez de la possibilité d’accumuler des miles de fidélité. En vous en tenant à une seule compagnie aérienne (ou à une seule alliance), vous accumulez rapidement des miles que vous pourrez échanger contre des vols gratuits à l’avenir.
Il y a quelques points à retenir. Tout d’abord, vous pouvez vous inscrire à plusieurs programmes de fidélisation, de sorte que même si vous empruntez une compagnie aérienne différente à chaque fois, vous continuez à accumuler des miles. Deuxièmement, de nombreux programmes de fidélisation permettent à leurs membres d’échanger des miles contre des vols qu’ils ont déjà effectués. Ainsi, si vous avez déjà emprunté une compagnie aérienne plusieurs fois récemment, n’oubliez pas de vous inscrire et d’échanger ces miles.
2. Utiliser un parking hors site
Les voyages d’affaires nationaux durent rarement plus de deux jours. Pour des voyages aussi courts, la location d’un taxi pour le transfert de l’aéroport peut s’avérer coûteuse. Par exemple, si vous êtes à Los Angeles, le trajet moyen entre le centre-ville et l’aéroport peut coûter 50 dollars (c’est-à-dire 100 dollars pour l’aller et le retour). Les navettes sont moins chères mais peu pratiques car elles ne partent pas toujours de votre quartier.
Une bonne solution consiste à conduire sa propre voiture pour se rendre à l’aéroport et en revenir, mais comme les tarifs de stationnement journalier oscillent entre 25 et 30 dollars dans la plupart des grands aéroports, ce n’est pas forcément l’option la moins onéreuse. Pour réaliser des économies à long terme, il est préférable d’utiliser les services de stationnement hors site qui sont situés à proximité des principaux aéroports.
Le coût moyen d’un parking hors site est de 15 dollars par jour, soit la moitié du prix d’un parking d’aéroport. Si vous gérez une entreprise avec 100 déplacements par mois et que chaque déplacement dure deux jours, vous pourriez potentiellement économiser jusqu’à 3 000 $ par mois en utilisant simplement ces services de stationnement hors site.
3. Réserver des chaînes d’hôtels
La plupart des voyageurs d’affaires connaissent les miles des grands voyageurs et les utilisent pour économiser de l’argent. Souvent, ces voyageurs ne cherchent pas à obtenir des récompenses similaires de la part des hôtels dans lesquels ils séjournent. Si vous voyagez à travers le pays ou le monde, un bon moyen d’économiser de l’argent est de réserver des chambres dans des chaînes hôtelières plutôt que dans des établissements indépendants. Cette fidélité vous permet non seulement d’économiser de l’argent, mais aussi d’obtenir des faveurs de la part de la direction de l’hôtel en termes de chambres préférentielles ou d’équipements supplémentaires.
4. Éviter les liquidités
On estime qu’un voyageur d’affaires à San Francisco dépense en moyenne 509,50 dollars par jour pour la nourriture, la location de voiture et l’hôtel. Au niveau national également, le coût quotidien moyen des repas et de la location de voiture s’élève respectivement à 96,89 $ et 46,89 $.
Un bon moyen d’économiser de l’argent est d’éviter complètement l’argent liquide pendant les voyages d’affaires. L’utilisation de cartes d’entreprise permet d’accumuler des points de récompense qui peuvent être échangés à l’avenir contre d’autres achats. Par exemple, les cartes Amex vous récompensent systématiquement d’un point pour chaque dollar dépensé. Ainsi, un séjour de vingt jours à San Francisco vous rapportera suffisamment de points pour couvrir le coût d’un vol San Francisco-Los Angeles.
5. Créer un calendrier de voyage
Vos dates de voyage peuvent dépendre d’une multitude de facteurs, ce qui peut rendre difficile la réservation de vos voyages à l’avance. Mais si vous êtes un directeur commercial et que vous voyagez à travers le pays pour simplement rencontrer vos associés régionaux ou pour rester en contact avec vos clients, les réservations de dernière minute peuvent s’avérer coûteuses.
Une bonne idée est de préparer un calendrier de voyage que vous pouvez partager avec vos associés et vos clients à l’avance afin qu’ils puissent planifier leurs rendez-vous en conséquence. Un calendrier de voyage vous permet également d’identifier les périodes de pointe pour des itinéraires spécifiques que vous pouvez éviter. Par exemple, les voyages internationaux en Inde peuvent être coûteux pendant la saison des festivals locaux en octobre, alors que des voyages similaires en Chine peuvent être coûteux pendant le nouvel an en février. Un calendrier de voyage vous permet de vous préparer à l’avance à ces saisons coûteuses.
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