Le printemps est traditionnellement la période de l’année où l’on fait le ménage et où l’on prépare nos espaces à l’arrivée d’un temps plus chaud et plus lumineux, où l’on recherche les astuces de nettoyage de printemps qui nous aideront à faire bouger notre corps et notre esprit en accord avec la fraîcheur de la saison.

Le nettoyage de printemps remonte à plusieurs siècles, à l’époque où l’on nettoyait la suie laissée par les lampes à huile et les feux utilisés pour éclairer et réchauffer les maisons en hiver. De nombreuses religions et cultures ont profité du printemps et de l’approche de Pâques pour nettoyer les autels et commencer la nouvelle année religieuse.

De nos jours, bien sûr, nous ne comptons plus sur les lampes à huile et les feux dans chaque pièce pour garder nos maisons au chaud, mais nous pouvons toujours utiliser cette vieille tradition pour nettoyer nos affaires et nous préparer à ce qui nous attend pendant le reste de l’année^[1].

Outre les objets physiques, au cours de l’année précédente (ou des années précédentes !), vous aurez accumulé un grand nombre de fichiers, de documents, de notes et d’autres éléments de ce type qui prennent la poussière numérique quelque part sur vos disques durs ou vos systèmes de stockage en nuage, et le printemps est le moment idéal pour les nettoyer, archiver les anciens et en supprimer beaucoup d’autres.

Un nettoyage de printemps présente bien d’autres avantages que celui de vous offrir un environnement propre pour vivre et travailler. Il peut également donner un coup de fouet à votre productivité. Voici cinq conseils de nettoyage de printemps qui vous aideront à devenir beaucoup plus productif.

1. Se concentrer sur le développement de l’énergie et la réduction du stress

Travailler dans un environnement propre et sans distraction a quelque chose de particulier. En arrivant à votre poste de travail et en voyant une table propre, sans dossiers, tasses à café ou papiers oubliés, et un ordinateur dont le bureau ne contient rien d’autre que votre fond d’écran, vous vous mettez immédiatement en mode travail. Une telle propreté peut vous motiver et préparer votre esprit à une journée de travail de qualité, sans distraction.

Le printemps nous permet de jeter un coup d’œil à notre poste de travail et de le désencombrer. Débarrassez-vous des vieux stylos et crayons qui ne fonctionnent plus ou qui sont devenus si petits qu’il n’y a presque plus de prise pour les tenir. Jetez les plantes mortes et les ornements qui n’ont plus de sens pour vous.

Allez dans les tiroirs de votre bureau et videz tout. Procurez-vous un grand sac poubelle et jetez tous les vieux cahiers à moitié utilisés, les notes PostIt, les recharges, les trombones, les piles et les câbles que vous n’utilisez plus (ou pour lesquels vous avez des appareils). Une fois que tous vos tiroirs sont vides, essuyez-les avec un chiffon humide et ne remettez en place que les articles dont vous savez que vous aurez besoin. Ne vous autorisez qu’un seul carnet de notes et une seule pile de PostIt.

Enfin, une fois que tout est nettoyé, essuyez toutes vos surfaces avec un chiffon humide : la surface de votre bureau, l’avant et l’arrière de votre ordinateur, le clavier et les autres périphériques. Puis, installez-vous confortablement et admirez votre travail.

Lorsque vous faites tout cela, concentrez-vous sur les choses qui améliorent votre concentration et vous donnent de l’énergie positive. Jetez ou débarrassez-vous de tout ce qui vous encombre et vous stresse. Cette règle simple vous aidera à savoir ce qui doit rester et ce qui doit disparaître.

Essayez également de ne pas faire votre ménage de printemps lorsque vous êtes déjà un peu stressé. Abordez le nettoyage avec un esprit positif, enthousiaste à l’idée de l’aspect que prendra l’espace une fois nettoyé.

2. Attaquez vos courriels sans relâche

Au fil des ans, nous accumulons de nombreux messages électroniques que nous laissons dans nos dossiers d’archives ou dans les dossiers individuels que nous avons ajoutés pour gérer un projet ou un échange de courriels important avec un collègue ou un partenaire commercial. Le problème, c’est que nous les nettoyons et les supprimons rarement, si bien qu’ils s’accumulent au fil du temps.

Si vous constatez que vous n’avez pas consulté un courriel particulier ou que vous n’en avez pas eu l’utilité au cours de l’année écoulée, il ne vaut probablement pas la peine d’être conservé. Si vous constatez qu’un courriel contient un mot de passe important ou une recette que vous ne voulez vraiment pas supprimer, trouvez un autre endroit où le conserver.

En faisant le ménage dans votre courrier électronique, vous ne vous sentez pas seulement mieux ; vous accélérez également votre système tout entier, ce qui, en fin de compte, améliore votre productivité globale. Soyez courageux et effacez, effacez et effacez encore.

Si vous souhaitez conserver un courriel parce qu’il a une valeur sentimentale pour vous, vous pouvez l’exporter au format PDF et le garder dans un dossier de votre disque dur ou de votre disque dématérialisé appelé « souvenirs » ou « keepsakes ». De cette façon, il n’est pas dans votre boîte aux lettres électronique, mais vous en avez toujours une copie.

Un petit conseil pour ces dossiers souvenirs : passez-les en revue chaque année lorsque vous faites votre ménage de printemps. Une fois l’année écoulée, vous serez peut-être surpris de constater à quel point certains de ces courriels, photos et documents ont perdu de leur importance.

Une fois que vous avez fait le ménage et supprimé vos anciens courriels, prenez le temps de revoir la structure de vos dossiers (ou catégories). Demandez-vous si la façon dont vous gérez votre courrier électronique est la plus efficace. Grâce aux puissantes capacités de recherche de la plupart des applications de messagerie électronique actuelles, vous n’avez plus besoin de structures de dossiers complexes.

Cet état d’esprit que vous développez pour les courriels peut également s’appliquer à votre bureau à domicile. Passez en revue vos vieux papiers. Pourquoi les conservez-vous ? Sont-ils vraiment importants ? S’ils sont vraiment importants, quelle qu’en soit la raison, envisagez de les numériser et de les enregistrer sur un disque dur. Vous serez étonné de l’espace physique ainsi créé dans votre maison.

3. Apprendre à lâcher prise

La partie la plus difficile du désencombrement et du nettoyage est de lâcher prise. Nous pensons à tort que nous aurons besoin d’un fichier ou d’un document un jour, mais c’est rarement le cas. Si vous faites le ménage et transférez vos affaires sur un disque dur externe, vous n’avez rien perdu. Elles sont toujours là. Il se trouve maintenant sur un disque dur externe et n’occupe plus d’espace sur votre ordinateur ou dans votre espace de stockage en nuage. Il suffit de le laisser partir. Une fois que vous avez acheté le disque dur externe, il ne vous en coûte rien de le conserver.

Cela peut s’avérer un peu plus difficile dans le cas d’objets physiques. De nombreuses personnes disposent d’un espace particulier, tel qu’une cave, un grenier ou un placard, où elles placent tous les objets auxquels elles souhaitent avoir accès à l’avenir. En fin de compte, la porte de ce placard est rarement ouverte. À quel point ces objets vous manqueraient-ils si vous les ouvriez un jour pour constater qu’ils ont tous disparu ? Essayez de regarder vos objets d’un œil objectif et de décider s’ils valent vraiment la peine que vous y consacriez du temps et de l’espace.

Si c’est très difficile pour vous, commencez par un objet significatif par jour. Il doit s’agir d’un objet auquel vous êtes peut-être attaché, mais qui ne vous sert à rien. Une fois que vous vous serez débarrassé de plusieurs objets, vous constaterez que cela vous fait moins mal à chaque fois.

4. Trouvez ce qui vous convient

Il existe de multiples façons d’organiser ses affaires ; le tout est de trouver celle qui correspond à la façon dont votre esprit organise le monde. En ce qui concerne les dossiers, certains préfèrent les classer par année. Pour d’autres, c’est l’organisation par client ou par projet qui fonctionne le mieux. Au cours de votre nettoyage de printemps, réfléchissez attentivement à la manière dont vous chercheriez naturellement quelque chose, puis élaborez une structure adaptée.

Certaines personnes sont naturellement plus strictes en ce qui concerne l’organisation de leur environnement. Si c’est votre cas, ne luttez pas. Achetez des paniers, des étagères ou des bacs qui vous aideront à placer chaque chose exactement là où elle doit être. Placez des étiquettes ou utilisez un Sharpie pour pouvoir identifier rapidement les choses.

D’autres personnes sont plus ouvertes d’esprit quant à l’emplacement des objets. Vous n’avez peut-être pas besoin d’une organisation formelle, alors trouvez un endroit agréable pour la chaise que votre arrière-grand-mère vous a offerte ou le petit bibelot que votre sœur vous a rapporté d’Europe. Si vous vous sentez à l’aise et que cela vous aide à créer un environnement positif, ne vous en privez pas.

En fin de compte, il s’agit d’être capable de trouver des choses quand on en a besoin. Si vous copiez la structure de quelqu’un d’autre, il y a de fortes chances que cela échoue parce que vous penserez très différemment de la personne que vous copiez. Trouvez votre propre voie.

5. Rester simple

Faites toujours de votre mieux pour que les choses soient aussi simples que possible. Lorsque vous classez vos documents aujourd’hui, vous devez le faire en prévision de votre oubli de demain. Il peut être fantastique de mettre au point un système d’organisation élaboré, mais dans trois ou cinq ans, vous serez probablement incapable de vous souvenir de la façon dont vous organisiez les choses auparavant.

Ne vous préoccupez pas de créer de vastes dossiers informatiques avec 20 sous-dossiers ou d’acheter une armoire sophistiquée pouvant contenir 100 types de fils différents. Vous pouvez organiser les choses avec exactement ce que vous avez en ce moment, simplement en étant créatif et ouvert aux circonstances.

Réflexions finales

Un environnement de travail propre et bien organisé permet de trouver facilement ce que l’on cherche ; il contribue à la clarté et rend l’ensemble de l’expérience professionnelle beaucoup plus agréable. Lorsque vous êtes dans cet état, vous constatez que votre productivité globale augmente et que vous êtes beaucoup moins stressé et débordé. C’est le printemps, alors commençons !

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Crédit photo : Volha Flaxeco via unsplash.com