La pandémie de Covid-19 a changé notre façon de vivre et de faire des affaires. Avant la pandémie, nous étions côte à côte et face à face. Il n’y avait pas de masques et la distanciation sociale n’existait pas. Puis la pandémie a frappé et tout a changé.

Il fut un temps où nous étions une culture dynamique et animée, où les affaires se déroulaient à proximité les unes des autres, puis nous nous sommes éloignés et nous avons dû faire fonctionner les collaborations à distance. Les bureaux qui accueillaient autrefois de nombreuses personnes sont restés vides. Les gens ont été invités à rester chez eux pour assurer leur sécurité. Puis, le monde entier s’est arrêté lorsque la pandémie a poussé nos autorités à tout fermer.

Bien que nous soyons tous restés à la maison pour limiter la propagation de la maladie, nous devions tout de même gagner notre vie. Les factures ne diminuaient pas et il fallait acheter de la nourriture.

La collaboration à distance est en plein essor

Ces conditions de vie ont donné naissance aux travailleurs à distance et aux collaborations à distance. Cela a permis aux entreprises de rester ouvertes et aux travailleurs de conserver leur emploi. À la lumière de toutes les normes relatives au travail à distance adoptées pendant la pandémie, les entreprises ont découvert les avantages de la collaboration à distance pour se développer malgré les circonstances malheureuses.

Les défis sont passés d’un besoin désespéré de redéfinir la façon de travailler à un travail à distance efficace tout en créant une culture autour d’une collaboration à distance saine. Cet article vous donnera des conseils, des outils et des astuces pour une collaboration à distance efficace.

Établir des normes de communication pour la collaboration

L’établissement de normes culturelles en matière de communication fait partie intégrante d’une collaboration à distance efficace. Il est impératif de développer cette culture avant de réaliser le premier projet ensemble. Cela permet de définir les normes de fonctionnement des équipes et de leurs membres.

1. Établir des normes de communication

Ces normes définissent la manière dont votre équipe communiquera, les canaux qu’elle utilisera et la fréquence à laquelle elle devra communiquer régulièrement avec vous et avec les autres membres de l’équipe. Sans ces normes, la communication peut devenir envahissante ou inexistante.

Dirigez votre équipe en mettant en place des systèmes et des structures normatifs sur la manière dont vous communiquerez et sur la méthode de communication à privilégier.

2. Ne pas confondre communications brèves et communications claires

La communication peut être brève sans être claire. L’objectif de l’équipe n’est pas d’être aussi brève que possible, mais d’être aussi claire que possible. La recherche de la clarté apprendra à l’équipe comment communiquer, tandis que la brièveté vient avec la pratique.

Les équipes qui communiquent clairement sont celles qui atteignent des niveaux élevés de réussite.

3. Ne bombardez pas votre équipe de messages

La communication est à la fois une science et un art. La science de la communication découle de l’apprentissage de la manière de communiquer. L’art de la communication se développe en apprenant quand communiquer.

Prenez conscience du fait que vos messages sont plus distrayants qu’utiles.

4. Trouver les opportunités cachées dans les communications écrites

Si vous montrez au groupe que vous accordez de l’importance à son temps, il accordera de l’importance à la collaboration.

Cette réunion peut-elle prendre la forme d’un courrier électronique ? Devez-vous rencontrer votre équipe tous les matins ou pouvez-vous envoyer un message contenant les directives de la journée ? Avez-vous annoncé au groupe à quel point vous l’appréciez ?

Il existe de nombreuses possibilités de développer votre équipe par le biais de la communication écrite. Il faut les trouver.

5. Célébrer intentionnellement

Ce que vous célébrez, vous le conservez. Lorsque vous célébrez l’équipe, l’équipe reste une équipe. Les gens ne restent pas là où ils ne sont pas fêtés.

Si vous voulez que la collaboration à distance fonctionne, il faut que vous fassiez attention à la célébration. Célébrez les anniversaires, les étapes importantes, les événements de la vie, les objectifs atteints, etc. Ce que vous louez grandit.

Si vous créez une norme de culture communicative autour de la célébration des personnes, vous créez quelque chose de magnétique qui gardera l’équipe unie pour les années à venir.

4 stratégies pratiques pour promouvoir la collaboration à distance

Une idée sans stratégie est un gaspillage d’énergie. Une stratégie donne à l’idée les jambes sur lesquelles elle doit marcher pour accomplir sa mission.

Voici quatre stratégies pratiques pour une collaboration à distance efficace :

1 . Créer une routine autour de la communication

Ne réfléchissez pas trop à la routine. Commencez par quelque chose et ajustez en cours de route. Invitez les autres collaborateurs à vous faire part de leurs commentaires. Le pouls de votre équipe se produit lorsque vous vous réunissez autour d’une directive standard.

Grâce à des routines de communication, vous pouvez organiser des réunions quotidiennes, des réunions hebdomadaires de « croissance » et des séances d’information mensuelles.

Les réunions quotidiennes sont des points de contrôle de la communication. Il ne s’agit pas de longues réunions. Leur objectif est de se réunir rapidement pour passer en revue la liste des tâches quotidiennes, déterminer si quelqu’un a besoin d’aide et créer un point de contact.

Les réunions hebdomadaires de « croissance » sont des réunions d’équipe. Ce type de réunion permet à l’ensemble de l’équipe de se réunir pour discuter des opportunités de croissance, faire du brainstorming, planifier ou se former.

Les séances d’information mensuelles sont des réunions au cours desquelles l’ensemble de l’équipe se réunit pour passer en revue les directives du mois. C’est également l’occasion d’organiser des formations, de fournir un retour d’information, d’organiser des sessions en petits groupes ou de passer en revue la politique de l’entreprise.

Conseil de pro : la routine de communication que vous décidez d’adopter ne pose aucun problème. La seule chose que vous devez avoir à chaque réunion est un ordre du jour. Peu importe la durée de la réunion. Un ordre du jour indique que vous accordez de l’importance à leur temps et vous permet de rester sur la bonne voie en respectant le plan.

2 . Outils communs pour les collaborations à distance

Lorsque nous pensons à des collaborations à distance efficaces, la technologie est généralement au bas de l’échelle. Le fait que la technologie soit au dernier rang des préoccupations peut s’expliquer par l’idée que tout le monde a accès à la technologie.

Bien que notre hypothèse soit correcte, nous devons encore nous pencher sur le type d’outils que chaque personne utilisera.

Voici quelques besoins technologiques quotidiens auxquels toute équipe doit répondre, accompagnés d’exemples populaires :

• Logiciel de vidéoconférence (Zoom ou Google Meetup)
• Application de gestion des tâches (Trello, Notion ou Asana)
• Application de communication (Voxxer, Volley, Slack ou WhatsApp)
• Casque (ne sous-estimez pas le pouvoir d’un casque anti-bruit)
• Moniteurs (combien de moniteurs l’équipe a-t-elle besoin pour les tâches à accomplir ?)
• Logiciel de bureau à distance (pour accéder à distance aux ordinateurs du bureau afin d’y déposer des fichiers ou d’y effectuer des réparations)
• Application antivirus (non négociable)
• Application de gestion des mots de passe (1password ou Dashlane)
• Stockage en nuage (Google Drive ou Dropbox)
• Suite bureautique (MS Office)

Conseil de pro : créez une liste de toutes les applications nécessaires avec leur description. Tous les collaborateurs doivent utiliser le même programme pour éviter les erreurs de communication. De plus, il est essentiel de noter que chaque application a une courbe d’apprentissage.

Choisir le meilleur outil pour l’équipe, avec la courbe d’apprentissage la plus courte, tout en favorisant la simplicité de l’espace de travail, c’est gagner.

3 . Naviguer à travers vos attentes

Pour commencer à définir des attentes saines dans le cadre des collaborations à distance, il faut d’abord comprendre la nature des attentes.

Les attentes sont des réflexions sur la manière dont nous souhaitons que les gens agissent et opèrent dans des contextes spécifiques. L’essence même du travail à distance étant que chaque collaborateur travaille à partir d’un lieu différent, les attentes ne sont pas des suggestions.

Des attentes correctement communiquées sont indispensables pour que les communautés de collaboration à distance soient saines.

Avant même de commencer à travailler ensemble, une bonne communication définissant les attentes de l’équipe dès le début du partenariat est la clé d’une collaboration efficace. Lorsque vous définissez les attentes de votre collaboration à distance, vous devez être réaliste et extrêmement précis.

Une attente peu claire laisse place à la confusion. Comme vous le savez peut-être, la confusion est source d’insécurité et d’inefficacité, ce qui finit par entraver vos progrès et ceux de l’équipe.

Pour mieux cerner les attentes, dressez une liste qui s’applique à tout le monde (y compris vous-même). Une fois que les grandes lignes de vos attentes sont en place, réunissez l’équipe pour en discuter ouvertement. L’objectif est de parvenir à un consensus sur la manière dont l’ensemble de l’équipe fonctionnera et se comportera.

Voici quelques attentes possibles de l’équipe :

• Être présent à toutes les réunions prévues.
• Prévoir à l’avance les absences attendues.
• Concentrez-vous sur votre domaine de travail.
• S’habiller de manière appropriée pour le lieu de travail.
• Soyez courtois à tout moment.
• Maintenir une attitude positive et utile.
• Veillez à ne pas laisser de lacunes que d’autres devront combler.

Bien entendu, vous devrez définir ce que chacun de ces éléments représente dans votre contexte. Toutefois, plus vous vous efforcerez de clarifier les choses avant que l’équipe ne travaille ensemble, plus il sera facile de gérer les conversations et les défis.

Conseil de pro : ne les créez pas seul. La vie ne se déroule pas dans le vide, et le renforcement de l’esprit d’équipe non plus. Plus vous solliciterez l’adhésion et les idées de l’équipe, plus vous aurez de chances que les attentes soient respectées et partagées par tous.

Rappelez-vous que les gens ne font jamais ce qu’on leur dit. Les gens aiment savoir que leur voix compte. Collaborez aux attentes de l’équipe et regardez l’équipe devenir inarrêtable.

4 . Appeler l’équipe à un niveau plus élevé

Lorsqu’il s’agit de créer une culture capable de s’adapter à des changements constants et de relever des défis dans un environnement compétitif tout en travaillant à distance, nous devons poser les fondations de cette équipe en gardant à l’esprit la croissance.

Pensez à une maison. Si les fondations de la maison sont défectueuses, la maison ne peut pas tenir debout. Peu importe que la maison soit magnifique. Si les fondations de la maison posent problème, elle finira par s’écrouler.

Les équipes collaboratives fonctionnent de la même manière. Lorsque vous constituez une équipe à distance, la base de cette équipe est la partie la plus essentielle du processus.

Toute équipe efficace s’engage envers ses membres de manière à pousser chacun à donner le meilleur de lui-même. En l’absence de normes et de niveaux de responsabilité élevés, l’équipe de collaboration à distance ne fonctionnera pas. L’équipe se résumera à ce que chaque personne essaie de bien paraître et d’être la meilleure au lieu de faire passer l’intérêt de l’ensemble de l’équipe avant le sien.

En tant que dirigeants, nous devons nous engager à créer des équipes saines et pas seulement des équipes efficaces. Les équipes efficaces accomplissent le travail. Les équipes saines se développent grâce au travail et peuvent éventuellement relever des défis de plus en plus complexes.

L’objectif n’est pas seulement de mener à bien la mission, mais aussi d’évoluer en tant qu’équipe et de passer de l’achèvement du travail à l’innovation. Cela nécessite une responsabilisation, des normes de comportement élevées et des niveaux d’engagement de plus en plus élevés.

En l’absence de normes de performance élevées et d’une forte responsabilisation, même les meilleures équipes finissent par s’effondrer.

Appeler l’équipe à distance à être la meilleure en réfléchissant :

• L’excellence plutôt que le perfectionnisme
• La haute performance plutôt que la médiocrité
• La responsabilité plutôt que l’irresponsabilité
• L’initiative plutôt que la paresse
• La relation par rapport à la codépendance
• Le respect plutôt que le mépris
• L’humilité plutôt que l’orgueil
• L’honneur plutôt que la jalousie
• La collaboration plutôt que la concurrence

Ensuite, tenez-vous mutuellement responsables de manière respectueuse. Parlez des difficultés. Signalez les incohérences. Donnez à l’équipe le droit de vous interpeller sur ce qui vous amène à vivre à un niveau inférieur.

Réflexions finales

La collaboration à distance est un objectif que beaucoup s’efforcent d’atteindre, mais il ne suffit pas de collaborer à distance. Faire des choses pour faire des choses ne fait pas avancer les choses.

Le fait de s’occuper ou de faire du travail à la mode ne nous donne que l’impression d’atteindre nos objectifs. Ce qui distingue les entreprises, c’est l’importance qu’elles accordent à la collaboration à distance en tant que mission centralisée et non comme une simple chose à faire.

En tant qu’entreprise en pleine croissance cherchant à étendre son influence et sa portée, vous devez vous rendre compte que la collaboration à distance ne doit pas être au centre de vos préoccupations. Il faut plutôt se concentrer sur la manière d’être efficace en matière de collaboration à distance.

Intégrez-le à la mission et à la vision de l’entreprise en expansion. Faites-en une valeur fondamentale qui vous pousse à vous développer et à croître.

Crédit photo : Chris Montgomery via unsplash.com