Le courrier électronique fait partie intégrante de la vie de la plupart des gens. Vous l’utilisez pour communiquer avec vos proches, recevoir des mises à jour sur vos projets, envoyer à vos clients des promotions sur vos produits et bien d’autres choses encore.

En raison de cette forte dépendance à l’égard du courrier électronique, celui-ci est également devenu un outil inefficace. Le courrier électronique n’est pas le problème, c’est la façon dont vous choisissez de l’utiliser qui l’est.

Si vous utilisez votre courrier électronique de manière inefficace, il est évident qu’il s’agit d’un mauvais outil. Un tournevis fait un très mauvais marteau, mais nous n’insistons pas pour l’utiliser comme marteau tout en déplorant qu’il soit si mauvais en tant que marteau.

La prochaine fois que vous vous plaindrez du courrier électronique, assurez-vous que vous ne l’utilisez pas de ces 4 façons qui ne devraient jamais être utilisées.

1. Ce n’est pas un gestionnaire de tâches

Votre courrier électronique n’est pas un endroit où vous pouvez rassembler une série de mesures à prendre. Ce n’est pas votre liste de tâches.

Tout d’abord, il n’y a pas de véritable moyen de classer vos courriels par ordre de priorité, ils n’ont pas de date d’échéance et ne peuvent pas être facilement regroupés en projets.

Deuxièmement, vous ne contrôlez pas les messages qui arrivent dans votre boîte de réception. N’importe qui peut vous envoyer quelque chose qu’il juge important que vous fassiez et vous devez alors faire appel à vos capacités cérébrales pour décider de ce que vous allez faire.

Troisièmement, il n’est pas possible d’attribuer un courriel à quelqu’un et d’en suivre l’évolution. Bien sûr, vous pouvez le transférer, mais vous ne voyez les mises à jour entre les autres personnes sur l’e-mail que lorsque vous voulez les voir ? Non, vous êtes regroupé avec un CC et vous recevez toutes les mises à jour, même si elles n’ont pas d’importance pour votre journée.

Au lieu d’utiliser votre boîte de réception comme lieu de collecte de vos tâches, vous devez utiliser quelque chose comme Todoist ou OmniFocus pour les suivre. Si vous faites partie d’une équipe et que les tâches doivent changer de mains régulièrement, il est temps d’envisager un système plus robuste comme Redbooth ou Basecamp.

Lorsque vous vous asseyez une ou deux fois par jour, traitez tout ce qui se trouve dans votre boîte de réception, soit en y répondant immédiatement, soit en le transférant dans votre système de gestion des tâches pour qu’il soit traité plus tard. Une fois qu’il se trouve dans le système de gestion des tâches de votre choix, vous pouvez lui donner la priorité et programmer son traitement.

2. Ce n’est pas un dossier

Oui, la recherche dans certains fournisseurs de courrier électronique est assez bonne et vous pouvez donc trouver des choses assez facilement, mais votre courrier électronique n’est pas un grand dossier dans lequel vous pouvez stocker des choses.

Alors qu’Evernote vous permet de rechercher et de trouver ce texte dans un document spécifique, l’email vous laisse une longue liste d’éléments avec des pièces jointes dans lesquelles vous devez fouiller pour trouver la seule chose dont vous avez besoin.

Deuxièmement, si vous ne pouvez pas organiser efficacement tous ces éléments, comment pouvez-vous inclure une note manuscrite qui devrait accompagner l’e-mail ? Vous pouvez prendre une photo et vous l’envoyer par courrier électronique, mais cela signifie qu’elle se retrouve avec tous les autres courriels encombrants qui ne sont pas vraiment importants, comme l’unique courriel « oui » qui a approuvé une modification d’un projet.

Au lieu de conserver tous vos documents dans votre messagerie électronique, utilisez des outils comme Evernote pour gérer tous vos fichiers numériques. Utilisez un outil de gestion de projet comme Basecamp pour relier les documents importants à leurs projets.

3. Ce n’est pas un téléphone

L’avantage du courrier électronique est qu’il est asynchrone. Je peux donc traiter un courrier électronique quand cela me convient et vous pouvez le traiter quand cela vous convient. Nous n’avons pas à négocier un moment pour nous parler au milieu de nos emplois du temps chargés.

Mais le texte manque tellement de sens et, bien souvent, l’attente d’une réponse retarde un vrai projet avec une vraie échéance. Trop souvent, notre amour du courrier électronique fait que nous ne pensons même pas à décrocher le téléphone. Nous recevons donc 22 courriels en 5 jours pour essayer de clarifier des nuances qui auraient pu l’être lors d’un appel téléphonique de 2 minutes.

Utilisez tous les outils à votre disposition pour clarifier votre travail, y compris le téléphone. Si vous envoyez plus de deux courriels pour essayer de clarifier quelque chose, il est temps de prendre le téléphone et d’avoir cet appel de 5 minutes pour remettre les choses sur les rails.

4. Votre courriel tente d’établir un consensus

Trop souvent, les choses sont mises en suspens parce qu’aucune action claire n’a été proposée dans un courriel. Pour remédier à cette situation, il est temps de commencer à rédiger des courriels courts et exploitables.

Imaginez que vous posez à quelqu’un une question qui a deux issues possibles. La plupart des courriels ressembleraient à ceci :

Hey Bob,

Je me demandais si vous aimiez A ou B. Dites-le-moi.

C’est une façon terrible de vous faire attendre une éternité avant de bouger parce que Bob ne traite pas ses courriels rapidement. Au lieu de cela, écrivez-le comme ceci.

Hey Bob,

Je me demandais si vous préfériez A ou B. Je pense que A est la meilleure solution et, à moins que vous ne me répondiez dans deux jours, c’est ce que nous ferons.

Maintenant, vous n’êtes pas coincé à attendre Bob, vous lui avez dit que dans 2 jours vous choisissez l’option A. Si Bob ne vous répond pas dans 2 jours, allez-y et faites-le.

Si vous avez vraiment besoin de l’avis de Bob, n’envoyez pas cet e-mail, appelez-le et prenez 5 minutes pour discuter de la question, puis allez de l’avant.

Si vous pouvez cesser d’utiliser votre courrier électronique de ces quatre façons terribles, vous découvrirez rapidement que le courrier électronique n’est pas si mauvais que cela. Il suffit de l’utiliser à bon escient.

Crédit photo : Rolands Lakis via flickr.com