La délégation fait partie du style de gestion de tout dirigeant qui réussit. L’une des raisons pour lesquelles la délégation est si efficace est qu’il existe un processus de délégation bien conçu qui garantit un flux de travail harmonieux.

En même temps, la délégation peut être personnalisée en fonction des besoins de l’environnement de travail de chaque dirigeant.

Vous n’arrivez pas à comprendre comment ces deux facteurs coexistent ?

C’est simple. Il y a 4 étapes essentielles qui doivent être suivies telles quelles. Vous pouvez improviser les détails approfondis et les autres parties du processus comme bon vous semble.

Si vous voulez savoir ce que sont ces 4 étapes et comment vous pouvez en tirer le meilleur parti, vous êtes au bon endroit ! Poursuivez votre lecture pour tout savoir.

Planification préalable

Si vous avez déjà cuisiné, vous savez que plus la préparation est bonne, plus le repas final sera savoureux.

Il en va de même pour la délégation. Pour améliorer les résultats de chaque étape de la délégation, vous devez faire quelques recherches avant de passer à l’action. Ce n’est qu’à cette condition que vous pourrez réellement gagner du temps grâce à la délégation.

1. Évaluez vos employés

Le premier d’entre eux est l’évaluation de vos employés. Au fil du temps, chaque employé acquiert de nouvelles compétences et les perfectionne.

Cependant, il y a toujours quelque chose qu’une personne peut faire mieux que les autres. Un membre de votre équipe est peut-être un excellent graphiste. Un autre peut avoir beaucoup d’expérience en comptabilité.

Il incombe au chef d’entreprise d’observer chacun de ses subordonnés. Déterminez ce que chacun fait le mieux. Vous devez identifier toutes les compétences et les lacunes de chaque personne qui travaille avec vous.

Conservez précieusement ces données. Elles s’avéreront très utiles lorsqu’il s’agira de déléguer des tâches. Si vous avez déjà évalué tous les membres de votre équipe, vous saurez quelles tâches leur confier et qui en écarter.

2. Trier les tâches

L’étape suivante de la planification préalable consiste à trier les tâches. Étant donné qu’il y a de plus en plus de travaux et de projets chaque jour, ce n’est pas quelque chose que l’on peut faire très longtemps à l’avance. Mais dès que vous obtenez les détails d’un travail, vous devez immédiatement élaborer un plan.

La première chose à faire est de décider des tâches à déléguer et de celles à ne pas déléguer. Ensuite, constituez une équipe pour les tâches qui doivent être déléguées. Déterminez les délais, le niveau de délégation que vous souhaitez adopter pour chaque membre, ainsi que d’autres détails.

Grâce à une planification préalable solide comprenant ces deux étapes, vous êtes prêt à vous attaquer aux projets les plus difficiles avec l’aide de la délégation !

4 étapes du processus de délégation

Pour aller plus loin, examinons les quatre étapes qui rendent la délégation aussi solide qu’elle l’est. Comprenez bien chaque étape. Une fois que vous connaissez le processus, vous pouvez appliquer la délégation de la bonne manière dans votre espace de travail et en tirer de nombreux avantages^[1].

1. Attribution

La planification préalable étant terminée, vous devez maintenant passer à la première étape de la délégation. Il s’agit de l’attribution des tâches.

Une fois que vous avez déterminé ce que vous souhaitez déléguer et la personne la plus compétente pour le faire, cette étape devient relativement simple.

Deux possibilités s’offrent alors à vous. Vous pouvez soit déléguer à un subordonné expert qui peut s’attaquer seul à la tâche, soit, si le projet est plus vaste, constituer une équipe de personnes polyvalentes qui sont parfaites pour le travail.

Au moment de la mission, vous devez réunir tous les subordonnés qui doivent travailler ensemble. Communiquez des instructions détaillées sans laisser d’ambiguïté. Soyez ouvert aux questions et aux interrogations afin de dissiper toute confusion.

Deuxièmement, soyez très clair sur les délais. Décidez à ce stade de votre style de leadership et de votre niveau de délégation.

Ainsi, si vous souhaitez que certains subordonnés soient informés chaque semaine de l’état d’avancement des travaux, faites-le leur savoir à ce stade. Décidez d’un jour et d’une heure qui conviennent à tout le monde.

Une chose qu’un bon chef ne fait jamais, c’est de rendre les délais stricts lorsque ce n’est pas nécessaire. Soyez donc aussi conciliant que possible.

N’hésitez pas à négocier. Laissez vos subordonnés faire des suggestions sur la manière dont ils pensent que le travail peut être amélioré. Si quelqu’un veut plus de temps, plus de supervision ou n’est pas disposé à faire le travail qui lui a été confié, soyez compréhensif.

Une communication ouverte est un élément essentiel de la réussite de cette étape.

2. Transfert d’autorité

Lorsque vous assignez des tâches, vous n’avez pas encore vraiment commencé à déléguer. À l’étape 1 du processus de délégation, vous avez seulement décidé qui fait quoi. C’est à peu près la même chose que la répartition des tâches que tout manager effectue dans son bureau.

Pour mettre en œuvre la délégation, il faut passer à l’étape 2. C’est là que vous déléguez l’autorité.

La délégation d’autorité signifie que vous donnez un certain degré de pouvoir à tous les subordonnés en fonction de la tâche qu’ils doivent accomplir.

Par exemple, si vous choisissez un employé de niveau inférieur pour négocier avec un collaborateur, vous devrez également lui donner toute l’autorité nécessaire pour entrer en contact avec ledit collaborateur.

Tous les employés n’ont pas accès à la liste de contacts de l’organisation. De même, tous les employés ne sont pas autorisés à prendre contact avec un tiers, à l’inviter au bureau et à organiser une réunion.

Ainsi, pour une délégation réussie, vous donnerez à ce subordonné l’accès à toutes les informations nécessaires. Toutes les transactions antérieures réalisées avec le collaborateur seront également partagées. Un petit budget peut également être alloué pour une réunion décente.

Si l’autorité n’est pas déléguée dans le cadre de ce processus, le gestionnaire ou le dirigeant ne peut pas prendre du recul.

Il faut voir les choses sous cet angle :

Le subordonné poursuit sa tâche sans l’autorité. Cette personne continue d’essayer d’entrer en contact avec le collaborateur, mais après plusieurs tentatives infructueuses, elle vous contacte pour vous aider à créer le lien.

Puis vient l’heure de la réunion. Une fois de plus, le subordonné a besoin que vous libériez votre emploi du temps pour prendre les dispositions nécessaires.

Non seulement ce processus est une véritable perte de temps, mais il occupe également le manager et le dirigeant à la tâche qui était censée être déléguée.

Vous ne pouvez donc pas sauter cette étape de la délégation d’autorité.

3. Soumission

Tout s’est bien passé et l’échéance est proche. Vous attendez de tous vos subordonnés qu’ils arrivent dans votre bureau avec les meilleurs résultats possibles. Tout ce que vous attendez, c’est une production réussie.

Le plus souvent, vous recevez exactement ce que vous vouliez ou quelque chose d’encore mieux. Mais il arrive aussi que les choses échouent. Il peut s’agir d’un subordonné dont vous attendiez beaucoup, mais qui s’est retrouvé avec quelque chose de complètement opposé à ce qui était nécessaire.

Voici le meilleur conseil que vous recevrez aujourd’hui :

Au moment de la soumission, considérez vos subordonnés comme de simples humains, et non comme vos employés.

Il est très difficile d’accepter calmement un échec, mais c’est ce qu’il faut faire.

Si cet incident malheureux se produit, commencez immédiatement à y remédier. Vous pouvez vous asseoir avec le même subordonné et refaire le travail. Adoptez un style de délégation d’intervention.

Si vous avez un emploi du temps chargé, vous pouvez également déléguer la tâche à un autre employé de confiance. Mais soyez plus prudent et plus impliqué cette fois-ci afin de minimiser le risque d’un nouvel échec.

4. L’obligation de rendre compte

Le travail a été fait, le projet a été mené à bien et vous pensez peut-être que le processus de délégation est terminé.

Ce n’est pas le cas.

La dernière étape est extrêmement importante. Il est temps de rendre des comptes.

Vous rappelez à vos subordonnés qu’ils ont reçu une responsabilité ainsi que l’autorité nécessaire pour la remplir. Par conséquent, ils sont responsables de tout ce qu’ils ont fait en cours de route.

Sans responsabilité, aucun des subordonnés ne ressentira jamais la pression d’être responsable. Cela signifie qu’ils ne parviendront pas à donner le meilleur d’eux-mêmes.

L’obligation de rendre compte n’intervient pas nécessairement à la fin du processus. Elle se déroule simultanément depuis l’étape 1 du processus. Toutefois, à la fin, vous devez renforcer l’idée.

Pour les membres de l’équipe qui se sont bien comportés, offrez-leur des marques d’appréciation. Ils seront ainsi rassurés, ce qui les motivera à continuer à bien travailler.

Aux personnes qui se sont trompées, offrez des conseils. Dites-leur comment éviter les erreurs à l’avenir. Ne les réprimandez pas. Profitez de cette occasion pour leur apprendre ce qu’ils ne savent pas encore.

Résultat final

La beauté de la délégation est indéniable. Il s’agit d’un concept remarquable dont la mise en œuvre est excellente. Le processus est sans faille et prend en charge tous les aspects. Mais c’est à vous qu’il appartient de tirer parti de cette idée géniale.

Vous êtes libre de modifier le processus à votre guise. Faites ce qui convient le mieux à votre équipe. Mais ne perdez jamais de vue ces quatre éléments.

Voici les 4 étapes qui peuvent rendre votre délégation plus efficace. Mettez ce processus en pratique dès aujourd’hui et aidez votre organisation à donner le meilleur d’elle-même !