Points clés
- Une bonne gestion du temps requiert des compétences dans quatre domaines clés.
- Ne sous-estimez pas les conséquences d’une mauvaise gestion du temps sur votre carrière et vos relations personnelles.
- Comprendre les causes d’une mauvaise gestion du temps permet d’identifier les conseils les plus susceptibles de l’améliorer.
Un résumé de la littérature sur la gestion du temps, publié dans la Harvard Business Review, décrit trois composantes d’un bon gestionnaire du temps :
- Conscience : estimer raisonnablement la durée d’une action
- Organisation : énumération, hiérarchisation et suivi des objectifs et des tâches spécifiques
- Adaptation : s’adapter aux interruptions et aux changements de priorités
Chez mes clients, j’ai constaté une quatrième composante de la gestion du temps : le respect. Le client se soucie des personnes qui seront affectées par sa gestion du temps.
Je décrirai plus en détail chacune des quatre composantes et proposerai des suggestions d’amélioration.
Sensibilisation
Certains de mes clients perdent la notion du temps. Ils se demandent où passent les minutes, les heures, voire les jours. Deux « jeux » les ont aidés. Les deux utilisent un minuteur, qu’il s’agisse de celui de votre téléphone, du chronomètre de votre montre ou d’un minuteur de cuisine.
Jeu de devinettes sur le temps court : Réglez le minuteur sur deux minutes. Vérifiez-le lorsque vous pensez qu’il s’est écoulé 30 secondes, puis à nouveau à 90 secondes. Répétez l’opération jusqu’à ce que vous soyez toujours assez près du but.
Le jeu des devinettes sur les temps longs : Pour les prochaines activités, écrivez votre estimation de la durée de chaque tâche. Par exemple :
- Aller au travail en voiture : 45 minutes
- Préparez-vous à commencer la première tâche : 15 minutes
- Réponse au courrier électronique : 20 minutes
- Rédiger la première version du rapport : 90 minutes
Enregistrez ensuite la durée réelle des tâches. Continuez à jouer au jeu des suppositions jusqu’à ce que vos estimations se situent généralement dans une fourchette de 10 à 20 %.
Arrangement
Certains de mes clients ont adopté mon système de suivi des tâches. Mes tâches urgentes, par exemple les rendez-vous avec les clients, sont inscrites dans mon calendrier hebdomadaire. Tout ce que je veux faire le lendemain ou le surlendemain, mais qui n’a pas besoin d’être fait à une heure précise, est inscrit sur un cube mémo 3×3. Les deux sont posés sur mon bureau et je les consulte souvent au cours de la journée.
Si je ne travaillais pas à la maison, j’utiliserais l’agenda Google de mon téléphone pour les tâches limitées dans le temps et Apple Notes pour les tâches non limitées dans le temps. Bien sûr, il faut prendre l’habitude d’écrire toutes ses tâches et de vérifier cette liste tout au long de la journée.
Adaptation
Souvent, nous prenons conscience qu’une tâche est plus prioritaire que celle que nous sommes en train d’accomplir. Trop souvent, nous décidons par réflexe de reporter la tâche prioritaire parce que nous voulons terminer celle sur laquelle nous travaillons. Ou bien nous reportons la tâche la plus importante parce que la tâche en cours est plus agréable.
Ou nous nous laissons distraire par une pensée ou par quelqu’un. Nous sommes alors tentés de prendre une minute pour nous laisser aller à la distraction. Hélas, trop souvent, la distraction dure bien plus longtemps que nous ne le pensons.
Mes clients estiment qu’il est utile de rester vigilant jusqu’à un moment de vérité : le moment où vous prenez conscience d’une tâche plus prioritaire ou d’une distraction. L’objectif est de décider consciemment, et non par réflexe, s’il est judicieux d’achever la tâche en cours avant de passer à la tâche plus prioritaire, et s’il faut accepter la distraction et, le cas échéant, combien de temps la laisser vous distraire.
Respect
Certains des problèmes de gestion du temps de mes clients proviennent d’un manque de respect pour les victimes de leur mauvaise gestion du temps. Par exemple, il y a la personne qui attend votre réponse à son courrier électronique. Ou la personne qui vous attend alors que vous êtes en retard ou que vous ne vous présentez pas.
La plupart de mes clients ne manquent pas intentionnellement de respect à leurs victimes. En général, ils ne l’ont tout simplement pas inscrit sur leur liste de choses à faire ou ne la vérifient pas assez souvent. Ou bien ils s’amusent à essayer d’accumuler tellement de choses avant leur rendez-vous qu’ils sont en retard.
Ce qui m’a aidé, c’est que mes clients se mettent à la place de leurs victimes : Comment vous sentiriez-vous ? Certains clients m’ont dit que leurs victimes leur disaient souvent : « Ce n’est pas grave, ne t’inquiète pas d’être en retard ». Mais en privé, elles peuvent se sentir au moins un peu rabaissées si vous ne répondez pas à leur courriel ou si vous êtes en retard.
D’un point de vue pragmatique, il peut également être utile de se rappeler que le manque de respect peut avoir des conséquences sur la carrière et la vie personnelle d’une personne.
Souhaitez-vous essayer l’un de ces outils pour améliorer l’une des quatre composantes de la gestion du temps – la prise de conscience, l’organisation, l’adaptation ou le respect ?
Je l’ai lu à haute voix sur YouTube.
