Lorsque les gens commencent à explorer le monde de la productivité personnelle et de la gestion des tâches, ils ne savent pas par où commencer ou ne parviennent pas à trouver leurs marques. Si vous êtes l’une de ces personnes, j’ai rassemblé 35 conseils simples et rapides pour améliorer votre productivité – des conseils que vous pouvez mettre en pratique immédiatement et commencer à voir des résultats dans votre travail et dans votre vie. Il n’est pas nécessaire d’appliquer les 35 conseils (en fait, je vous recommande d’en appliquer beaucoup moins et de revenir à cet article lorsque vous vous sentez à l’aise pour en appliquer davantage), mais chacun d’entre eux peut être utilisé pour vous donner un exemple de ce qu’est une productivité améliorée.
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Commençons…
- N’utilisez pas le courrier électronique comme gestionnaire de tâches. Le courrier électronique est une forme de communication, pas un gestionnaire de tâches. Si nous nous sommes perdus dans nos boîtes de réception, c’est parce que nous les utilisons à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été conçues. Vous ne passez pas des heures à écouter votre boîte vocale ou à attendre que le facteur dépose une lettre, et vous ne collez pas de notes autocollantes sur votre téléphone pour représenter toutes les tâches associées à chaque appel téléphonique que vous recevez. Utilisez votre application de messagerie pour le courrier électronique ; utilisez une application de gestion des tâches pour gérer vos tâches.
- Notez certaines choses, mais pas tout. C’est une bonne idée de noter vos pensées, vos idées et vos tâches potentielles au fur et à mesure qu’elles se présentent, mais si vous pouvez faire quelque chose dans l’instant, ce n’est pas la peine de l’écrire. Certes, cela fait toujours plaisir de cocher une case, mais si vous n’avez pas besoin de créer la case à cocher parce que vous pouvez le faire tout de suite, pourquoi perdre votre temps ? C’est un faux sentiment d’accomplissement.
- Ritualisez régulièrement. En instaurant des rituels le matin, le soir, sur le chemin du travail et à d’autres moments réguliers, vous créez une habitude à laquelle il est plus facile de se tenir. Vous finissez également par libérer votre esprit pour qu’il se consacre à des tâches plus lourdes, car il sait déjà ce qu’il doit faire dans le cadre d’un rituel. Ritualisez ce que vous pouvez raisonnablement ritualiser. C’est un excellent moyen de gagner du temps.
- Gardez toujours un stylo et du papier sur vous. C’est peut-être pénible, mais lorsque vous aurez besoin de capturer quelque chose et que votre appareil électronique vous fera défaut, vous serez heureux de les avoir.
- Ne pas faire plusieurs choses à la fois. Travaillez sur une tâche à la fois. Le multitâche est un mythe, et essayer de le faire ne fait que diviser votre attention.
- Fermez la porte. Si vous avez besoin d’éliminer à la fois les nuisances et les distractions, fermez la porte de votre espace de travail. Si vous n’avez pas de porte, mettez des écouteurs et créez la tranquillité.
- Ouvrez la fenêtre. Cela peut sembler contre-intuitif compte tenu du dernier conseil, mais l’air frais n’est jamais une mauvaise chose. Tant que vous pouvez rester concentré et productif, offrez-vous un peu d’air extérieur pour respirer pendant que vous travaillez.
- Faites une promenade. Faire une promenade (sans les écouteurs collés aux oreilles) est un excellent moyen de se vider la tête et de se concentrer à nouveau pour se remettre au travail. Utilisez un tapis roulant si le temps n’est pas de la partie, mais il est toujours préférable d’aller à l’extérieur.
- Faites des pauses. Bien que je ne sois pas un adepte de la technique Pomodoro, je suis un adepte des pauses. Votre cerveau et votre corps ont besoin de se reposer et de se recharger pour que vous puissiez en tirer le meilleur parti au quotidien. Peu importe la manière dont vous choisissez de passer vos pauses, mais assurez-vous de les prendre toutes les quelques heures. Cela se verra dans votre travail si vous le faites – et si vous ne le faites pas.
- Prenez votre déjeuner loin de votre lieu de travail. Ne mangez jamais à votre poste de travail. Non seulement cela vous prive du temps de repos dont je viens de parler, mais cela donne aussi aux collègues l’occasion de vous distraire et peut-être même de vous donner plus de travail. Allez à la cantine ou sortez du bureau.
- Buvez beaucoup d’eau. Votre corps et votre esprit ont davantage besoin d’eau que de pauses. Tout comme l’eau est rafraîchissante, elle rafraîchit l’esprit et le corps afin qu’ils puissent continuer à fonctionner à un niveau élevé. Buvez la quantité recommandée par jour – qui peut varier en fonction de la personne, selon cet article de la Mayo Clinic.
- Se concentrer sur les tâches, pas sur le temps. Il existe une grande différence entre la gestion des tâches et la gestion du temps. Lorsque vous vous concentrez sur le temps, le nombre d’heures dont vous disposez dans la journée vous semble faible par rapport à ce que vous avez à accomplir. En revanche, si vous vous concentrez sur les tâches, vous examinez les choses que vous devez faire et les classez par ordre de priorité, et le temps devient un facteur moins important – surtout si vous évitez de vous retrouver pris dans une « dette de délais ». Vous finirez également par faire les choses les plus importantes plus souvent lorsque vous vous concentrez sur les tâches à accomplir plutôt que sur le temps dont vous disposez.
- Utilisez un objet significatif pour vous maintenir sur la bonne voie. Au moment où j’écris ces lignes, j’ai sous les yeux une plaque métallique que j’ai reçue dans mon livre à édition limitée « Do The Work » de Steven Pressfield. J’ai également ma figurine Vision à côté et je porte ma bague Green Lantern au doigt – que je ne porte que lorsque j’écris – tout cela parce que ces objets ont une signification pour moi et ajoutent un sens aux tâches et aux projets sur lesquels je travaille en tant qu’écrivain et « productiviste ». Bien sûr, mes choix d’objets peuvent être incroyablement geeks, mais ce sont les miens et ils me conviennent. Trouvez celui ou ceux qui vous conviennent et ils pourraient bien jouer un rôle dans l’amélioration de votre productivité.
- Faire preuve d’agilité. La rigidité est l’ennemie de la productivité. Vous devez être capable de suivre le courant. Sinon, vous finirez par être malheureux, car tout ne se passera pas comme prévu.
- Ne luttez pas contre votre horloge biologique. N’essayez pas de devenir un lève-tôt si vous avez l’habitude d’être un oiseau de nuit. Et ne vous couchez pas tard pour faire des choses si vous savez que votre esprit et votre corps s’éteignent tôt pour que vous puissiez vous lever au moment où le soleil se lève. Tout comme vous devez faire preuve d’agilité face à ce que la vie vous réserve, vous devez être capable de travailler avec ce que vous êtes. Je suis un oiseau de nuit. J’ai essayé de devenir un lève-tôt (surtout depuis que j’ai des enfants) et cela n’a pas très bien fonctionné. Jouez avec vos forces et écoutez votre horloge biologique. Il vous connaît très bien.
- Reposez-vous bien. Ce conseil va de pair avec le précédent. Si vous vous couchez à 1 heure du matin, ne vous levez pas à 5 ou 6 heures le lendemain. Dormez, comme vous le pouvez et quand vous le pouvez. Votre corps et votre esprit en ont besoin pour s’épanouir.
- Soyez sociable. Sortez et côtoyez régulièrement des gens. Ils vous donneront de bonnes idées, vous passerez un bon moment et cela peut être une forme de relaxation.
- Faites de l’exercice et mangez bien. Si vous voulez que votre corps et votre esprit travaillent dur, vous devez les préparer en conséquence. Faites de l’exercice régulièrement et mangez bien, et votre corps et votre esprit vous en récompenseront.
- Rire. Le rire soulage le stress et peut même stimuler la productivité, selon cet article d’AOL Jobs. C’est drôle, non ?
- Explorer. Apprenez de nouvelles choses et explorez-les ainsi que vous-même. Regardez autour de vous, soyez attentif. L’informatique vous permettra non seulement de vous libérer de votre liste de tâches, mais aussi d’avoir un aperçu de votre travail que vous n’auriez pas trouvé vous-même.
- Lisez souvent. Pas seulement des blogs comme Lifehack, mais des livres (peut-être même des livres en papier). (Qu’il s’agisse de fiction ou de non-fiction, lisez des ouvrages variés. Cela permet d’élargir l’esprit et de grandir en tant que personne. Et c’est aussi une excellente chose à faire pendant l’une des pauses que j’ai mentionnées.
- Écrivez souvent. Consignez vos pensées à la fin de la journée ou de la semaine. Tenez un journal. Tout comme la lecture, l’écriture favorise la croissance.
- Utilisez un système. Vous devez disposer d’un système ou d’une structure pour être le plus productif possible. Cela vous donne un point de repère – quelque chose à quoi vous pouvez revenir lorsque vous vous écartez de la bonne voie. Il existe de nombreuses méthodes, mais choisissez-en une (ou un hybride de plusieurs) qui vous convient et tenez-vous-y. Aaron Mahnke et Dave Caolo ont parlé des systèmes de productivité dans un épisode récent de leur podcast Home Work – écoutez-le pour y trouver des idées qui pourraient vous aider à mettre en place un système et une structure qui vous soient propres.
- Passez du temps seul. Il n’y aura pas de meilleure occasion de se concentrer, d’être plus clair et d’être plus tranquille que lorsque l’on est seul. Passez du temps avec vous-même et vos pensées. Cela vous aidera à prendre conscience de ce que vous voulez vraiment – et à trouver le moyen d’y parvenir de la manière qui vous convient le mieux.
- S’évader. Il s’agit d’une grande pause – des vacances. Sortez de votre ville et allez dans un endroit qui vous plaira pour recharger vos batteries. Vous serez ainsi plus motivé et prêt à repartir à votre retour.
- Visualisez l’endroit où vous voulez être. Vous ne parviendrez pas à atteindre votre objectif si vous ne savez pas de quoi il s’agit. Travailler à être plus productif juste pour la productivité n’est pas le but ; vous devez avoir une vision globale à l’esprit. Vous devez avoir une vision globale à l’esprit. Mettez-la en tête et travaillez à partir de là, et vous vous mettrez dans une bien meilleure position pour arriver là où vous voulez vraiment être.
- Planifier à l’avance. Afin d’éviter de gérer le temps et de gérer les tâches à la place, chaque date doit être une « date d’action ». La seule façon d’y parvenir est de planifier à l’avance. Prenez le temps de le faire (idéalement après avoir défini la vision à laquelle vous aspirez) et vous serez non seulement en mesure de produire avec moins de stress dans votre vie, mais aussi d’être beaucoup plus agile que si vous ne le faites pas.
- Répertoriez vos notifications. Examinez attentivement les notifications que vous recevez et déterminez celles qui sont vraiment importantes. Ensuite, regardez-les à nouveau et évaluez-les encore une fois. Désactivez ensuite celles qui ne requièrent pas votre attention immédiate afin de minimiser les perturbations et de maximiser la productivité.
- Consultez moins souvent votre courrier électronique. Le facteur ne passe qu’une fois par jour pour livrer votre courrier, n’est-ce pas ? Je ne dis pas qu’il faut consulter son courrier électronique une seule fois par jour, mais il est préférable de le faire trois fois. Rappelez à ceux qui utilisent le courrier électronique comme une messagerie instantanée ou un téléphone portable qu’ils devraient plutôt utiliser ces plates-formes puisque vous ne consultez pas votre courrier électronique aussi souvent. Un service comme AwayFind est parfait pour s’assurer que vous ne manquez pas d’e-mails importants tout en évitant que votre boîte de réception ne vous domine.
- Lorsque vous avez installé une nouvelle application censée rendre les choses plus efficaces ou que vous avez lu un article sur une nouvelle stratégie qui pourrait faire la même chose, ne commencez pas à l’utiliser sans l’avoir d’abord configurée correctement.En négligeant le processus d’installation, vous vous faites plus de mal que de bien. Consacrez le temps nécessaire à la mise en place initiale afin de gagner encore plus de temps par la suite.
- Écouter des émissions en baladodiffusion. Tout comme les livres, il existe des podcasts très instructifs. Écoutez-les pendant votre trajet ou pendant que vous effectuez une tâche banale comme tondre la pelouse ou faire la vaisselle (comme je le fais). Vous apprendrez probablement quelque chose tout en vous divertissant.
- Profitez des temps morts. Ne rien faire peut souvent améliorer la prochaine fois que vous ferez quelque chose. Lorsque vous avez un temps d’arrêt, profitez-en. N’essayez pas de les remplir.
- Établissez un budget. Faites-le pour votre argent et votre esprit. Soyez honnête avec ce que votre esprit peut absorber sur un mois (ou même une année) et budgétisez l’espace mental en conséquence. C’est un excellent moyen d’éviter d’être submergé et d’obtenir les meilleurs résultats dans ce que vous faites réellement.
- Ne lâchez pas prise, même si vous pensez le contraire. Parfois, vous penserez que l’utilisation d’un gestionnaire de tâches est une perte de temps, qu’il n’est pas utile de faire un bilan régulier et vous vous persuaderez même que vous ne faites pas plus de choses qu’avant. C’est absurde. D’autres essaieront de vous en convaincre de temps en temps. Tenez ces pensées à distance. Tenez bon et vous récolterez les fruits d’une meilleure productivité à court et à long terme.
- Gardez une trace. Utilisez des listes et relisez-les. Vous devez savoir où vous avez été et où vous êtes, afin de mieux savoir comment vous rendre là où vous voulez aller.
Crédit photo : ian dooley via unsplash.com