Il est facile, dans le tourbillon de la vie, de devenir un réacteur – de répondre à tout ce qui se présente, au moment où cela se présente, et d’y accorder toute son attention jusqu’à ce que la chose suivante se présente.

C’est, bien sûr, une recette pour la folie. Le sentiment de perte de contrôle sur ce que vous faites et quand vous le faites suffit à vous pousser à bout, et si cela ne suffit pas, l’épave des projets inachevés que vous laissez dans votre sillage ne manquera pas de vous rattraper.

Le fait d’avoir une boîte de réception et de la traiter de manière systématique peut vous aider à reprendre un peu le contrôle. Mais une fois que vous avez traité votre boîte de réception et dressé la liste de toutes les tâches auxquelles vous devez vous atteler, il vous reste à déterminer ce que vous devez faire l’instant d’après. Sur lesquelles de ces tâches votre temps sera-t-il le mieux utilisé, et lesquelles peuvent attendre ?

Lorsque nous ne fixons pas de priorités, nous avons tendance à suivre le chemin de la moindre résistance. (Et suivre le chemin de la moindre résistance, comme nous l’a rappelé le regretté et grand Utah Phillips, c’est ce qui rend la rivière tortueuse). En d’autres termes, nous choisissons et trions les choses que nous devons faire et travaillons sur les plus faciles, laissant les tâches plus difficiles et moins amusantes pour un « plus tard » qui, dans de nombreux cas, n’arrive jamais – ou, pire, arrive juste avant que l’action ne doive être terminée, nous jetant dans un tourbillon d’activité, de stress et de regrets.

C’est pourquoi il est si important de fixer des priorités.

3 approches efficaces pour définir les priorités

Il existe trois approches fondamentales pour fixer des priorités, chacune d’entre elles convenant probablement à différents types de personnalités. La première s’adresse aux procrastinateurs, c’est-à-dire aux personnes qui remettent à plus tard les tâches désagréables. La deuxième s’adresse aux personnes qui s’épanouissent dans l’accomplissement, qui ont besoin d’un flot de petites victoires pour passer la journée. Enfin, la troisième est destinée aux personnes plus analytiques, qui ont besoin de savoir qu’elles travaillent sur la chose objectivement la plus importante possible à ce moment précis. Dans l’ordre, les voici :

1. Manger une grenouille

Un vieux dicton dit que si l’on se réveille le matin et que l’on mange une grenouille vivante, on peut passer la journée en sachant que la pire chose qui puisse nous arriver ce jour-là est déjà passée. En d’autres termes, la journée ne peut que s’améliorer !

Popularisée dans le livre Eat That Frog ! de Brian Tracy, l’idée est de s’attaquer à la tâche la plus importante, la plus difficile et la moins attrayante à la première heure chaque jour, afin de pouvoir passer le reste de la journée en sachant que le pire est déjà passé.

Quand on a une grosse grenouille dans son assiette, il faut vraiment s’y mettre. Un autre proverbe dit que lorsqu’on doit manger une grenouille, il ne faut pas passer trop de temps à la regarder ! Cela vaut la peine de s’en souvenir si vous êtes du genre à procrastiner en « planifiant votre attaque » et en vous « préparant » pendant la moitié de la journée. Ouvrez grand les yeux et croquez la grenouille, mon pote ! Sinon, vous vous empêcherez presque à coup sûr de faire quoi que ce soit.

2. Déplacer de grosses pierres

Peut-être n’êtes-vous pas tant un procrastinateur qu’un violoniste, quelqu’un qui passe son temps à s’occuper de petites tâches. Vous êtes constamment occupé, mais rien d’important ne semble jamais être fait.

Vous avez besoin de la sagesse du bocal à cornichons. Prenez un bocal à cornichons et remplissez-le de sable. Essayez maintenant d’y mettre une poignée de cailloux. Vous ne pouvez pas, n’est-ce pas ? Il n’y a pas de place.

S’il est important de mettre les pierres dans le bocal, il faut d’abord les y mettre. Remplissez le bocal avec des pierres, puis essayez d’y verser des cailloux. Tu vois comme ils roulent et remplissent l’espace disponible ? Maintenant, ajoute quelques poignées de gravier. Là encore, ils se glissent dans les fissures. Enfin, versez du sable.

Pour les personnes souffrant d’un handicap métaphorique, le bocal à cornichons représente tout le temps dont vous disposez dans une journée. Vous pouvez le remplir de petites tâches insignifiantes, sans laisser de place pour les choses importantes, ou vous pouvez d’abord faire les choses importantes, puis les plus petites, et enfin remplir les moments libres avec les choses inutiles.

Pour le mettre en pratique, asseyez-vous ce soir avant de vous coucher et écrivez les trois tâches les plus importantes que vous devez accomplir demain. N’essayez pas d’y faire figurer tout ce que vous devez ou pensez devoir faire, mais seulement les trois plus importantes.

Le matin, sortez votre liste et attaquez le premier « gros caillou ». Travaillez-y jusqu’à ce qu’il soit terminé ou que vous ne puissiez plus progresser. Passez ensuite à la deuxième, puis à la troisième. Une fois que vous les avez tous terminés, vous pouvez vous attaquer aux petites choses, sachant que vous avez bien progressé sur toutes les grandes. Et si vous n’arrivez pas à faire les petites choses ? Vous aurez la satisfaction de savoir que vous avez accompli trois grandes choses. En fin de compte, personne n’a jamais regretté d’avoir passé plus de temps à ranger son tiroir à crayons qu’à écrire son roman, ou à imprimer des étiquettes de publipostage qu’à décrocher un gros client.

3. Quadrants de Covey

Si vous ne pouvez pas vous détendre à moins d’être absolument certain que vous travaillez sur la chose la plus importante à laquelle vous pourriez travailler à chaque instant, le système des quadrants de Stephen Covey, tel qu’il est décrit dans The 7 Habits of Highly Effective People : Powerful Lessons in Personal Change est peut-être fait pour vous.

Covey suggère de diviser une feuille de papier en quatre sections, en traçant une ligne transversale et une ligne de haut en bas. Dans chacun de ces quadrants, vous placez vos tâches en fonction de leur nature :

1. Important et urgent
2. Important et non urgent
3. Pas important mais urgent
4. Pas important et pas urgent

Les quadrants III et IV sont ceux où l’on s’enlise dans le trivial : appels téléphoniques, interruptions, réunions (QIII) et activités, conversations et autres pertes de temps (QIV). Bien que certaines de ces choses puissent avoir une certaine valeur sociale, si elles vous empêchent de faire ce qui est important pour vous, elles doivent disparaître.

Les quadrants I et II correspondent aux tâches qui sont importantes pour nous. Les QI sont les crises, les échéances imminentes et les autres tâches qui doivent être accomplies immédiatement, faute de quoi des choses terribles se produiront. Si vous gérez bien votre temps, vous pouvez minimiser les tâches Q1, mais vous ne pouvez jamais les éliminer. Un accident de voiture, une personne qui tombe malade, une catastrophe naturelle, toutes ces choses exigent une action immédiate et sont rarement planifiées.

Vous aimeriez passer le plus de temps possible dans le quadrant II, à vous atteler à des tâches importantes en disposant de suffisamment de temps pour vous y consacrer pleinement et faire le meilleur travail possible. C’est de ces tâches que les tâches des quadrants QIII et QIV vous privent de temps. Par conséquent, après avoir réparti vos tâches sur la grille des quadrants de Covey, en fonction de votre propre perception de ce qui est important et de ce qui ne l’est pas, travaillez autant que possible sur les tâches du quadrant II (et sur les tâches du quadrant I lorsqu’elles se présentent).

Apprendre à vous connaître

Prenez le temps d’essayer chacune de ces approches. Il est difficile de dire ce qui convient le mieux à une personne donnée – ce qui va à l’un comme un gant sera trop contraignant et restrictif pour un autre, et trop lâche et non structuré pour un troisième. Vous découvrirez que vous devez également passer du temps à déterminer ce qui est important pour vous – quels sont les objectifs que vos actions sont censées vous faire atteindre.

En fin de compte, la définition des priorités est un exercice de connaissance de soi. Vous devez savoir quelles sont les tâches qui vous procurent du plaisir et celles qui vous torturent, quelles sont celles qui vous mènent à vos objectifs et celles qui vous égarent ou, au mieux, vous font tourner en rond et n’aboutissent à rien.

Ces trois stratégies sont les plus connues et les plus éprouvées, mais peut-être avez-vous une autre idée à partager ? Dites-nous comment vous fixez vos priorités dans les commentaires.

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Crédit photo : Mille Sanders via unsplash.com