Personne ne se réveille en espérant faire peu de choses dans la journée et se laisser distraire par un tas de choses qui n’ont pas vraiment d’importance. Pourtant, c’est ce que finissent par faire de nombreux employés de bureau.

Dans son livre Deep Work, Cal Newport parle du « trou noir métrique » dans lequel tombent tant de nos activités. C’est dans ce trou noir que tombent les mesures des coûts de nos activités. Le courrier électronique semble productif parce qu’il fait circuler des mots au sein de l’entreprise, mais la plupart du temps, il ne fait guère plus que vous donner l’impression d’être productif.

Voici 3 façons de réduire ces distractions et de sortir la productivité de ce trou noir.

1. Adopter une nouvelle approche du courrier électronique

Oui, le courrier électronique est le moyen de communication de la plupart des entreprises. Des messages rapides sont envoyés dans toute l’entreprise avec de nombreuses personnes en copie conforme. On a l’impression que l’on fait quelque chose, mais le plus souvent, il s’agit en fait de réorganiser l’entreprise sous prétexte de travailler dur.

Pour venir à bout de cette bête qui vole la productivité, vous devez prendre des mesures radicales. Tout d’abord, ne consultez votre courrier électronique que deux fois par jour au maximum et fixez une limite de temps. J’utilise la méthode de productivité Pomodoro et je n’autorise qu’un bloc de 25 minutes par jour pour consulter mes courriels. En imposant cette limite de temps au courrier électronique, je l’empêche d’envahir tout mon temps disponible.

Lorsque j’étais le dernier employé et la personne la plus basse du totem, même le PDG comprenait que je ne consulte mon courrier électronique que deux fois par jour. Une explication calme et rationnelle sur le fait que j’avais besoin de beaucoup de temps pour me concentrer sur mon travail lui convenait parfaitement. Il a même pris l’habitude de ne consulter son propre courrier électronique qu’à 11 heures et à 15 heures, et a apprécié le surcroît de concentration dont il bénéficiait.

Deuxièmement, commencez à programmer la quasi-totalité de vos courriels. J’utilise la boîte de réception droite pour n’envoyer des courriels qu’à 16 heures, quelle que soit l’heure à laquelle je la consulte. La seule exception est lorsque quelqu’un attend quelque chose de moi et qu’il a besoin d’une réponse immédiate. Cela vous permet de ne pas jouer au chat et à la souris lorsque vous essayez de vider votre boîte de réception et que les réponses continuent d’arriver.

Troisièmement, ne consultez jamais votre courrier électronique le matin à la première heure. Ce que les courriels savent faire, c’est vous dire ce que les autres pensent être important pour vous ce jour-là. Ils ont rarement un rapport avec ce que vous devez faire pour faire avancer vos projets. Vous devriez déterminer la veille au soir quelle est votre tâche la plus importante. Vous vous y consacrerez jusqu’à ce que vous ayez programmé votre bloc d’e-mails.

Quatrièmement, désactivez toutes les notifications sur votre courrier électronique. Des études montrent que ces notifications peuvent vous distraire de votre tâche. Si vous n’êtes pas concentré, vous ne faites pas bien votre travail. Habituez-vous à attendre l’heure prévue pour l’envoi de vos courriels. Rien ne prendra feu, et si c’est le cas, l’alarme se déclenchera ou quelqu’un s’arrêtera à votre bureau alors qu’il s’enfuit en courant, paniqué.

2. Désactiver les notifications pour Slack/Hipchat/Messagerie

Ces outils peuvent s’avérer très utiles et de nombreuses entreprises se lancent à corps perdu dans les outils de messagerie de groupe, supprimant ainsi le recours au courrier électronique. Le problème est que l’on attend des employés qu’ils aient le chat ouvert la plupart du temps et qu’ils répondent instantanément à n’importe quel message, aussi insignifiant soit-il. J’ai discuté avec un responsable qui estimait que les programmeurs les plus productifs étaient ceux qui disposaient d’un moteur de notification intégré à leur éditeur de code, de sorte qu’ils pouvaient passer instantanément au chat à partir de la tâche sur laquelle ils étaient concentrés.

Il s’agit tout simplement du problème de la notification par courrier électronique, qui s’est accru de manière exponentielle. Ce n’est pas parce qu’un outil présente des avantages qu’il est bon.

Comme pour le courrier électronique, désactivez toutes les notifications sur vos outils de discussion. Quittez ensuite l’application pour vous connecter à intervalles réguliers. Je consulte mes canaux Slack deux fois par jour – une fois juste après ma séance d’entraînement matinale et une fois juste après le déjeuner. Je ne suis déjà pas concentré sur quelque chose de particulier, donc je ne vole pas mon attention.

3. Éviter les réunions inutiles

Enfin, parlons des réunions. Souvent, quelqu’un peut facilement convoquer une réunion de 10 personnes pendant 2 heures, ce qui, en termes de salaire, coûte des milliers de dollars, mais il ne pourrait jamais approuver une dépense de la moitié de ce montant. Pourquoi personne ne sourcille-t-il à ce sujet ?

Pour mettre un terme aux réunions incessantes, commencez par refuser d’assister à toute réunion dont l’ordre du jour n’est pas clairement établi 48 heures à l’avance et qui ne comporte pas une seule décision claire à laquelle vous devez participer. Encore une fois, dans mon dernier emploi à temps plein, en tant que personne la plus basse de l’immeuble, j’ai mis cela en place et j’ai réussi à éviter la plupart des réunions.

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Lorsque votre patron vous demande de participer à une réunion, montrez-lui votre liste de tâches et demandez-lui quel point doit être supprimé de la liste pour la réunion. La plupart du temps, votre patron vous répondra que la réunion doit être supprimée. Lorsque j’ai utilisé cette tactique, une réunion de deux heures s’est transformée en une réunion où quelqu’un est venu me chercher pendant les 15 minutes où j’avais vraiment besoin d’être présent. J’ai pesé dans la balance et je suis parti.

Cette réunion super-importante n’est souvent pas si importante que cela – c’est juste que personne ne l’a encore remise en question. Face à un défi, les gens reconnaissent que l’interruption de la journée de travail vaut moins que l’avancement des projets.

Comme je l’ai dit au début, il y a tellement de distractions dans votre journée. En éliminant ces distractions et en prenant le contrôle de votre journée, vous parviendrez à faire plus de choses et vous n’aurez pas besoin de travailler tout le temps pour être aussi productif que possible.

Crédit photo : jpstjohn via flickr.com