Les femmes viennent de Vénus et les hommes vont droit au but. Ou comment dit-on ? Vous connaissez la situation : les femmes veulent être entendues et les hommes veulent résoudre un problème.

Je n’ai pas de tour de magie pour permettre aux hommes et aux femmes de communiquer sans effort, mais je peux vous faire part d’un petit truc qui vous aidera certainement à mieux comprendre comment communiquer avec n’importe qui. J’ai constaté que cette compréhension plus profonde de la communication m’a été très utile dans toutes les conversations de la vie.

L’information, c’est le pouvoir ?

Nous vivons à une époque où l’information est abondante et où la bonne information au bon moment peut constituer l’atout le plus précieux. Le nombre de technologies et de canaux de partage de l’information a explosé au cours des 20 dernières années et nous accordons encore peu d’attention à la vérification de la signification de l’information.

Parler d’information est en fait un peu délicat. Commençons donc par essayer de comprendre le concept d’information. La définition scientifique du mot est très différente de son utilisation courante. En science (théorie de l’information), l’information est une mesure de l’incertitude d’un résultat – en d’autres termes, une mesure du nombre de combinaisons sous-jacentes possibles de données qu’un message pourrait représenter, en excluant totalement le sens de ce qui est transmis.

D’autre part, dans l’usage quotidien du mot, l’information est une expression qui désigne la manipulation et l’organisation de données d’une manière qui ajoute de la connaissance au destinataire. Dans ce sens, il est important de comprendre qu’une caractéristique essentielle de la communication est la transmission d’informations à l’état réduit de données.

Le célèbre échange entre Victor Hugo et son éditeur après la publication des « Misérables » en 1861 en est un bon exemple. Après avoir terminé « Les Misérables », Hugo quitte Paris pour des vacances. Curieux de l’accueil réservé à son livre, il envoya une lettre à son éditeur en écrivant seulement  » ? ». L’éditeur lui répond par  » ! » – et en effet, « Les Misérables » est un succès. Malgré le peu d’informations échangées, les deux hommes se comprennent parfaitement.

Qu’est-ce que l’information ?

La compréhension commune de l’information est qu’il s’agit d’une expression pour la manipulation et l’organisation des données d’une manière qui ajoute de la valeur au destinataire. Il est courant de parler de Données – Information – Connaissance – Sagesse (DIKW). Dans la chaîne DIKW, les données sont le niveau de base, les symboles, non interprétés et « tels quels ». Lorsqu’elles sont manipulées, organisées et mises en contexte, les données deviennent des informations. Lorsque vous savez comment utiliser l’information, vous avez la connaissance, et enfin lorsque vous savez quand utiliser cette connaissance, vous avez la sagesse.

Dans cette explication, les données n’ont pas de sens et l’information est subjective. L’expéditeur et le destinataire des données décident tous deux de la manière de les manipuler, de les organiser et de les placer dans tel ou tel contexte. L’information peut être transmise sous diverses formes (journal, internet, courriel, photo, etc.). La connaissance n’existe que dans la tête des gens ; elle est très personnelle et est plus difficile à transférer car elle concerne la manière d’utiliser l’information et les possibilités sont infinies. Un document utilisé pour le transfert de connaissances peut couvrir les manières les plus plausibles d’utiliser l’information, mais pas toutes. Lorsque l’on parle de sagesse, on ajoute la morale et l’éthique pour savoir quand utiliser telle ou telle connaissance.

L’importance du non-dit

Nous pensons comprendre l’information, mais pour bien comprendre ce qu’est l’information, il est utile d’introduire l’exformation, un terme inventé par l’auteur danois de vulgarisation scientifique Tor Nørretranders.

L’exformation est produite lors de la création d’informations. Il s’agit de tout ce qui n’est pas communiqué. Néanmoins, on s’attend souvent à ce que le destinataire les comprenne. Cela présuppose que l’émetteur et le récepteur aient une compréhension commune du cadre contextuel dans lequel la communication a lieu.

Avant que l’expéditeur n’envoie le message, il supprime les informations inutiles. Ce processus s’appelle l’incitation. Il existe une incitation inconsciente dans laquelle les valeurs, l’éthique et l’humeur de l’expéditeur sont reflétées – ainsi qu’une incitation consciente basée sur l’expérience des conversations précédentes sur le sujet, des conversations précédentes avec le destinataire, de la situation actuelle et de la raison de l’envoi du message.

Lorsqu’il reçoit le message, le destinataire doit le placer dans un contexte pour l’interpréter. Ce processus, appelé excitation, consiste à ajouter des informations basées sur les valeurs individuelles, les expériences, la motivation, la situation et la perception de l’émetteur par le destinataire, afin de créer un sens pour ce dernier. Sur la base de cette interprétation du message, le destinataire devient l’émetteur d’une réponse et entame le processus d’incitation pour rendre l’information transmissible. Au cours d’un dialogue, il y a plusieurs cercles d’incitation et d’excitation, et beaucoup d’exformation – en d’autres termes, beaucoup d’occasions de malentendus.

Cette théorie s’applique également à la vie quotidienne. Dans l’art, la poésie, la fiction et la comédie, le degré de différence entre le processus d’incitation et le processus d’excitation fait la différence entre le succès et l’échec. Une différence non quantifiable mais distincte peut conduire à ce que nous appelons la créativité, une perspective inattendue sur les données transmises qui crée de nouvelles perspectives. Dans une œuvre d’art, il doit y avoir suffisamment d’exformation pour stimuler les associations du récepteur et créer du sens, mais avec trop d’exformation, si le cadre contextuel du récepteur est très différent de celui de l’émetteur, le récepteur ne comprendra pas et pourra considérer l’œuvre d’art comme un déchet.

Si l’on reprend l’exemple de Victor Hugo, il est très clair que lui et son éditeur se sont référés au même cadre contextuel, ce qui leur a permis à tous deux de créer beaucoup d’exformation ; ils ont réduit l’information transmise à des caractères uniques tout en conservant une parfaite compréhension du sens de l’un et de l’autre.

3 étapes pour des conversations plus constructives

Dans toute conversation où vous souhaitez créer une compréhension mutuelle, mais pas nécessairement un accord, essayez de garder à l’esprit les trois étapes suivantes.

1. Concentrez-vous sur la conversation afin d’être réceptif à tout ce qui se passe au-delà des mots transmis.
2. Posez des questions pour mieux comprendre le processus d’excitation du récepteur. Avez-vous un exemple ? Avez-vous une expérience en la matière ? Qu’en pensez-vous ? Qu’avez-vous appris de cette expérience ?
3. Aidez le destinataire à comprendre ce que vous voulez dire en partageant des éléments de votre processus d’incitation. Y a-t-il des informations qui devraient être réintégrées dans la conversation pour faciliter la compréhension ?

Cela ne fonctionnera pas si vous vous concentrez sur les trois étapes – rappelez-vous le point 1 ci-dessus – mais avec un peu de pratique, vous pouvez vous concentrer sur la conversation, créer un flux et injecter intuitivement les points 2 et 3 pour faciliter la conversation et créer une compréhension mutuelle.

J’espère que mon processus d’incitation à la rédaction de ce document m’a conduit (consciemment et inconsciemment) à transmettre ce message de manière à ce que votre processus d’incitation le place dans le contexte prévu.

Ai-je réussi ?