Voici la scène :

C’est le milieu d’une journée de travail typique dans une startup technologique très active. Tout le monde est occupé à travailler et à parcourir le web à la recherche de ressources importantes – tout le monde sauf moi. Au lieu d’écrire des courriels ou de m’occuper de tâches administratives, je suis complètement déconnecté d’Internet et je me concentre à 100 % sur l’élaboration de nouveaux projets.

C’est libérateur et absolument réjouissant.

Malgré tout le temps que je passe en ligne (plus que je ne veux l’admettre), je me rappelle constamment le temps précieux que quelques outils en ligne me font gagner chaque jour. Ils réduisent le temps que je passe à me convaincre de faire du sport, à chercher des informations importantes et à éplucher ma liste de choses à faire. Non seulement je passe moins de temps à effectuer les tâches subalternes et abrutissantes que nous détestons tous, mais je réaffecte ce temps à des activités plus agréables, comme trouver de nouveaux moyens de développer mon entreprise ou réfléchir à de nouvelles idées de livres.

Les applications web et mobiles se sont révélées incroyablement utiles dans ces trois domaines. Permettez-moi de vous faire part de mes préférées dans l’espoir que vous puissiez, vous aussi, libérer un peu de votre temps et de votre espace mental.

La maîtrise de la volonté

1. Freedom – L’outil ultime pour se déconnecter (pour Mac). Il y a quelque chose dans la volonté que l’on ne peut parfois pas vaincre. Dans ces moments-là, des applications comme Freedom vous aident à vous déconnecter complètement d’Internet, ce qui vous permet de redoubler d’efforts. J’utilise cette application lorsque j’ai vraiment besoin d’accomplir des tâches hors ligne en toute tranquillité.

2. SelfControl – Cette application est similaire à Freedom, mais elle se limite à une liste de sites web que vous souhaitez bloquer (également pour Mac). Je l’utilise pour bloquer les sites de réseaux sociaux (et surtout Quora !) lorsque j’ai vraiment besoin de travailler. Cela signifie que je peux toujours utiliser le web pour trouver des informations importantes, mais que je suis bloqué contre les sites qui me volent mon temps.

3. Batch Reply for Gmail – De nombreux outils vous aideront à gérer vos courriels, mais cet outil gratuit est génial pour traiter des quantités massives de courriels en une seule fois. Il vous suffit de sélectionner les courriels auxquels vous souhaitez répondre et de rédiger votre réponse à chacun d’entre eux en même temps. De nombreux courriels traités d’un seul coup, c’est génial. (Cette version est pour Chrome).

4. FancyHands – Le seul outil qui rend les « assistants virtuels » faciles à comprendre et sans problème. Ce service basé aux États-Unis rend les rappels plus difficiles à ignorer. Par exemple, vous avez du mal à appeler votre grand-mère ? Facile : demandez à un assistant de FancyHands de vous envoyer un courriel tous les jeudis pour vous rappeler de l’appeler, accompagné d’une photo de vous deux à Noël. Essayez de supprimer cet e-mail.

5. Journal de gratitude – Cette application iPhone (et beaucoup d’autres qui lui ressemblent) vous rappelle de noter ce pour quoi vous êtes reconnaissant. Le plus beau ? L’application vous rappellera par une fenêtre contextuelle de noter votre liste quotidienne. J’adore ne pas avoir à m’en souvenir. Lorsque l’application me le demande, je saisis ma liste.

6. Google Calendar – Se rendre à la salle de sport est plus difficile que vous ne le pensez. D’après mon expérience, c’est encore plus difficile lorsqu’il s’agit de savoir quel jour y aller. Nous dépensons tellement d’énergie mentale à négocier avec nous-mêmes :  » Aujourd’hui ou demain ? Aujourd’hui, je suis occupé, je vais y aller demain, n’est-ce pas ? » Au lieu d’épuiser vos batteries en prenant ces décisions et en faisant ces évaluations, évitez-les en inscrivant l’exercice à votre calendrier au début de chaque semaine. Essayez de répéter les rendez-vous de remise en forme pour une mise en place encore plus facile. (Je m’entraîne quatre fois par semaine à 6h30. Si le calendrier l’indique, je le fais. Aucune force mentale n’est nécessaire).

7. GymPact – Si l’inscription de l’exercice dans votre calendrier ne fonctionne pas, essayez de parier sur l’exercice. Ce site Web vous permet de parier vos habitudes en matière d’exercice contre celles d’un ami. Vous déposez tous deux de l’argent sur un compte et vous êtes remboursés d’une partie de la cagnotte chaque fois que vous faites de l’exercice. L’utilisation de l’argent pour stimuler la volonté a aidé de nombreux adeptes de la gym au fil des ans. Je vous mets au défi d’essayer.

Télécharger votre mémoire

8. Evernote – L’un des meilleurs outils pour stocker des données, Evernote est également un endroit idéal pour capturer la créativité en déplacement. Que vous soyez sur le tapis roulant, en réunion ou simplement pressé, utilisez Evernote sur votre téléphone pour vous assurer de noter toute idée ou nouvelle pensée qui vous a traversé l’esprit. Vous n’aurez plus à vous en souvenir plus tard !

9) Dropbox – À l’heure actuelle, la plupart des lecteurs de cet article utilisent Dropbox ou en ont entendu parler. Il existe une multitude de façons d’utiliser Dropbox, mais le téléchargement de votre mémoire est une excellente façon de commencer. Ma méthode préférée consiste à utiliser l’application iPhone ou l’application Web (lorsque je suis sur d’autres ordinateurs) pour retrouver des informations importantes sur mon ordinateur. Pourquoi stocker des informations dans mon esprit alors qu’elles se trouvent sur tous les appareils technologiques que je possède ?

10. Google Drive – Le nouveau Google Docs est utile pour la collaboration, mais aussi pour archiver d’anciens projets lorsque vous ne voulez pas les avoir sous les yeux. De plus, il est très facile à consulter. J’ai récemment trouvé un modèle gratuit pour tenir un calendrier des flux de trésorerie – de l’or en barre et absolument gratuit.

11. Brewster – Cette application iPhone géniale est l’une des rares à remplacer une application iOS native pour moi. Elle rassemble tous vos contacts en un seul endroit, qu’il s’agisse de votre téléphone, de Facebook, de Twitter, de LinkedIn ou de bien d’autres choses encore. Le plus intéressant ? Il vous rappelle les personnes avec lesquelles vous ne vous êtes pas connecté depuis un certain temps! Merci, Brewster, d’avoir téléchargé mes capacités de réseautage.

12. Poche – Il est difficile de trouver du temps, mais pas un contenu génial. Partout où je regarde, il y a du bon contenu sur le web. Pocket me permet de les sauvegarder pour les lire ou les regarder plus tard, quand j’aurai plus de temps. En un clic, je n’ai plus à me soucier de me souvenir du lien que j’ai vu sur ce blog la dernière fois…

13) Instapaper – Ce que j’aime le plus dans Instapaper, ce n’est pas seulement le fait que l’on puisse enregistrer des liens pour les conserver plus tard. Ce que j’aime le plus, c’est le fait qu’il vous permet de réduire chaque écran à une expérience de lecture sans publicité. Il n’y a rien d’autre que du texte sur lequel se concentrer – c’est un vrai repos.

14. Dropbox à nouveau – Cette fois, pour les photos de téléphone. Dropbox sur votre ordinateur vous permet désormais de créer un dossier de photos qui se met automatiquement à jour chaque fois que vous branchez votre téléphone sur la clé USB de l’ordinateur. Pas besoin de réfléchir, il suffit de sauvegarder des souvenirs – génial.

Automatiser les tâches

15. TeuxDeux – Une application sans fioritures qui vous aidera à suivre votre liste de tâches. Ce que je préfère dans cette application, c’est que si vous ne faites pas quelque chose aujourd’hui, cette tâche sera automatiquement reportée au lendemain.

16. Things – Une application de tâches très simple mais très puissante. Avec Things, j’ai mis en place de nombreux rappels et tâches récurrents, principalement pour ne jamais avoir à me soucier de ce qu’il faut faire quand. Things me rappelle de payer le loyer, de payer le personnel, d’élaguer ma liste de clients, de vérifier Google Analytics, et bien plus encore.

17. Manilla – Imaginez que vous soyez informé de la date d’échéance de vos factures. Plus besoin de noter les jours où vous devez payer l’électricité et les jours où vous devez payer le câble. Manilla s’en chargera pour vous et vous préviendra si vous êtes sur le point d’être en retard.

18. Meeteor – Le réseautage demande beaucoup d’efforts, et j’adore Meeteor qui automatise le processus d’introduction chaque jour. Chaque jour où je me connecte, Meeteor me met en relation avec des contacts pertinents qui sont prêts à se connecter. Le réseautage sans les tracas – génial.

19. FancyHands à nouveau – Cette fois, pour externaliser des tâches importantes. Si vous n’avez pas le temps de réserver un hôtel ou de trouver un restaurant, laissez FancyHands s’en charger pour vous. Cela fonctionne aussi pour faire des recherches, si ce n’est pas vraiment votre activité préférée.

20. Asana – Ce formidable outil de gestion des tâches de l’équipe vous aidera à passer moins de temps à gérer et plus de temps à faire avancer les choses. De plus, il est gratuit pour les petites équipes et l’interface est magnifique.

21. Trello – Pour les plus visuels, Trello permet de déplacer les cartes de tâches d’une liste à l’autre. Il m’aide à visualiser tous mes projets et tâches sur un tableau de bord en fonction de leur état. Il m’aide également à visualiser mon flux de trésorerie ! Je recommande vivement cet outil gratuit.

20. IfThisThenThat – Le meilleur moyen d’automatiser les tâches banales et détaillées qui n’ajoutent pas beaucoup de valeur. Par exemple, pourquoi passer du temps à sauvegarder ou à suivre vos photos sur Facebook, Instagram ou Foursquare ? Laissez IFTTT s’en charger pour vous, en sauvegardant automatiquement toutes vos photos dans un dossier Dropbox. Et pourquoi ne pas consulter la météo ? C’est une recherche ennuyeuse chaque matin, alors soyez informé s’il va pleuvoir dans votre région ou s’il va faire froid/chaud, etc. Définissez vos recettes et oubliez le reste.

21. Zapier – C’est comme IFTTT mais plus orienté vers les utilisateurs professionnels. Il y a des recettes très puissantes comme les notifications de vente Paypal, la création de tâches dans Trello, le déplacement d’utilisateurs dans Aweber, et plus encore. Consultez-le pour automatiser votre vie professionnelle.

22. Buffer – La gestion des profils sociaux peut être difficile à retenir. Buffer est particulièrement puissant si vous le synchronisez avec IFTTT. Ma « recette » préférée est d’envoyer les articles étoilés de mon Google Reader à Buffer pour que mes abonnés Twitter puissent les lire. Partager des articles, c’est génial, et automatiser la partie partage est encore mieux.

23. Dragon Dictate – Parfois, on n’a pas le temps de s’asseoir et d’écrire. Parler, c’est plus rapide. Avec cette application, vous pouvez parler à votre téléphone et l’utiliser pour rédiger de longs documents ou même des courriels. Imaginez la rapidité avec laquelle vous pouvez faire les choses si vous n’avez pas à les taper à la machine ! Génial.

24. UsingMiles – Ce site web génial vous permet de gérer toute votre base de données sur les primes et les miles dans un tableau de bord. Vous pouvez également rechercher des vols en utilisant ces mêmes miles ! Je ne sais pas ce qu’il en est pour vous, mais s’il existe une application qui peut m’aider à me souvenir de ce que j’ai gagné et où, je suis prêt à l’utiliser – surtout si elle me permet de voyager gratuitement !

25. F.lux – Il est ennuyeux mais nécessaire d’intervenir sur la luminosité de l’ordinateur. Nous passons beaucoup de temps à regarder l’écran, et cette application permet de s’assurer que la luminosité est la meilleure possible pour que vos yeux se sentent bien plus longtemps. N’aimez-vous pas les applications qui vous rendent la vie plus facile ? (C’est le cas.)

J’espère que cette liste vous aidera à mettre de l’ordre dans votre volonté, vos tâches et votre mémoire en utilisant les dernières technologies. Ce sont les outils que j’utilise pour libérer mon cerveau des tâches banales et me concentrer sur ce qui compte vraiment pour moi et mon entreprise.

Maintenant que tout cela est réglé, à quoi allez-vous consacrer votre temps supplémentaire ?

(Crédit photo : Bras robotiques construisant « Done  » via Shutterstock)