Il est préférable d’apprendre à gérer son temps de la manière la plus appropriée le plus tôt possible. Plus vous commencez tôt dans la vie, plus ces compétences vous resteront acquises. Maîtriser ces techniques de gestion du temps dès le plus jeune âge, c’est s’assurer le succès pour le reste de sa vie. Si vous n’avez pas encore acquis ces compétences, ne vous inquiétez pas.

Vous pouvez commencer dès aujourd’hui ! Choisissez un hack par jour et vous aurez fait le tour de la liste en moins d’un mois.

1. Utiliser une application de calendrier ou un carnet de notes tous les jours

Garder tous ses rendez-vous en tête est inefficace. C’est pourquoi les personnes qui réussissent utilisent des outils de calendrier.

Par exemple, je suggère d’utiliser Google Calendar. Il est gratuit et vous pouvez le configurer pour qu’il vous envoie des courriels de rappel pour les activités importantes. Recevoir un courriel de rappel pour un voyage quelques jours à l’avance est très utile.

2. Utiliser un outil de gestion des tâches

Oui, la tenue d’une liste de choses à faire est essentielle pour bien gérer son temps. Au début, vous pouvez vous contenter d’utiliser des bouts de papier (c’est ce que j’ai fait à une époque).

Il est cependant beaucoup plus efficace d’utiliser un outil de gestion des tâches dédié. Vous pouvez utiliser un carnet de notes bien conçu, comme un Moleskine, ou même un outil numérique (par exemple Remember the Milk, Microsoft Outlook ou Nozbe).

3. Respectez votre besoin de sommeil en dormant 7 à 9 heures par jour.

Se priver de sommeil pour s’amuser ou travailler davantage est une stratégie à courte vue. Bien qu’il soit possible d’appliquer cette stratégie à la vingtaine dans une certaine mesure, il s’agit d’une habitude destructrice.

Si vous êtes fatigué toute la journée, vous ne serez pas en mesure d’utiliser efficacement votre temps, quel que soit votre degré d’organisation. Prenez donc l’habitude de vous accorder ces sept à huit heures légitimes chaque nuit.

4. Faire un bilan hebdomadaire des 7 derniers jours

Apprendre à faire un bilan hebdomadaire est l’une des meilleures habitudes à prendre en matière de gestion du temps. Le bilan hebdomadaire est un concept créé par David Allen, auteur du livre classique de productivité Getting Things Done.

Pour commencer à faire un bilan hebdomadaire, suivez les étapes suivantes :

– Tout d’abord, passez en revue votre calendrier de la semaine écoulée et de la semaine en cours – recherchez les détails, les réunions et les autres questions qui nécessitent une attention particulière.

– Deuxièmement, passez en revue votre boîte de réception (comptes de messagerie personnels et de l’entreprise) et atteignez le niveau zéro.

– Troisièmement, passez en revue vos objectifs pour l’année et prévoyez d’y travailler au cours de la semaine à venir.

Cette pratique vous permettra de mieux planifier votre emploi du temps et d’éviter les mauvaises surprises.

5. Prévoir quatre heures de travail réel par jour

Saviez-vous que les chefs de projet partent souvent du principe que les personnes ne sont pas productives à 100 % par jour ? C’est vrai ! Vous pouvez avoir une journée de travail standard de huit heures, mais en réalité, seule la moitié de cette journée est susceptible d’être hautement productive.

Le reste de la journée sera consacré à des réunions, à la réponse au courrier électronique, à la navigation sur Internet et à d’autres activités connexes.

Conseil : programmez vos tâches les plus importantes et les plus utiles le matin, avant d’être fatigué.

6. Se concentrer sur une seule tâche à la fois (pas de multitâche !)

Le multitâche est une façon de travailler qui ne sert à rien. Au contraire, vous obtiendrez de meilleurs résultats en choisissant une seule activité à la fois. Par exemple, consacrez une heure le matin à l’élaboration d’une proposition pour un client, puis accordez-vous une courte pause.

7. séparer les tâches stratégiques et les tâches « mortes ».

Les tâches stratégiques à haute valeur ajoutée sont celles pour lesquelles les entreprises et les clients paient : trouver de nouvelles idées de produits, des moyens de réduire les coûts et d’autres améliorations. Cependant, il est difficile de fournir des idées créatives tout au long de la journée.

Lorsque la dernière heure de la journée arrive et que vous êtes fatigué, effectuez les tâches « mortes » comme l’installation des mises à jour de sécurité ou l’élimination des vieux papiers.

8. Réaliser de grands projets en les divisant en tâches plus petites

La capacité à mener à bien des projets de grande envergure est l’une des astuces les plus importantes en matière de gestion du temps. Par exemple, si vous êtes chargé d’organiser une conférence d’entreprise en six mois, l’effort peut vous sembler impossible.

Commencez par rédiger un plan et demandez conseil à des personnes qui ont réalisé des projets similaires.

9. Fixer un maximum de trois tâches prioritaires par jour

Au début de la journée, il est facile de dresser une liste de tâches comportant des dizaines d’éléments. Malheureusement, les appels téléphoniques imprévus, les demandes du patron et d’autres éléments viennent rapidement bouleverser les meilleurs plans.

Au lieu de cela, choisissez simplement trois tâches importantes par jour.

Ressource : Vous voulez faire de cette activité une habitude ? Utilisez le Journal de cinq minutes pour vous concentrer sur ce qui compte dans votre vie.

10. Apprendre à déléguer efficacement des tâches au travail

Les managers efficaces (et les professionnels qui réussissent) délèguent régulièrement des tâches afin de pouvoir mieux se concentrer sur leur travail. Les étapes de base d’une délégation efficace : décrire la tâche et le délai, l’expliquer à la personne qui effectuera la tâche et demander à être tenu informé.

11. Déléguez les tâches ménagères dès que vous pouvez vous le permettre

Au cours de la vingtaine, vous traverserez des années difficiles au moment où vous commencerez votre carrière. Lorsque vous disposerez de ressources supplémentaires, recherchez des activités domestiques que vous pourrez déléguer.

Par exemple, vous pouvez faire appel à un service de nettoyage à sec pour maintenir vos vêtements professionnels en bon état.

12. Réexaminer le passé pour s’améliorer, et non pour blâmer.

Répéter les erreurs du passé est l’une des pires façons d’abuser du temps qui vous est imparti. C’est pourquoi il est judicieux de revoir régulièrement vos projets, les résultats de votre travail et vos habitudes.

Par exemple, si votre smartphone est toujours à court d’énergie pendant la journée de travail, achetez un câble de recharge pour le bureau. La mise en œuvre de cette amélioration vous permettra d’économiser du temps et de la frustration à l’avenir.

13. Fixer des délais pour chaque tâche

Se fixer des échéances est l’un des meilleurs moyens de rester organisé. Une tâche sans date limite risque en effet de vous frustrer.

Si votre patron vous donne une date limite pour le vendredi, il serait préférable que vous fassiez votre travail le jeudi afin d’avoir le temps de le réviser.

14. Planifiez le temps de déplacement sur votre calendrier

Le temps de déplacement est une réalité que nous devons apprendre à gérer. Par exemple, vous pouvez vous rendre compte qu’il vous faut 10 minutes pour vous rendre de votre bureau principal au bâtiment d’un client situé à proximité.

Cela signifie que vous ne pouvez pas vous permettre de planifier des réunions consécutives et d’être toujours à l’heure.

Conseil : Prévoyez le temps de trajet en fonction du scénario le plus défavorable (par exemple, un trafic intense) – vous aurez ainsi plus de chances d’arriver à l’avance.

15. Mettre en œuvre un système de productivité éprouvé tel que « Faire le nécessaire ».

Vous n’êtes pas obligé de trouver tout seul tous les aspects de la gestion du temps. Prenez plutôt le temps de lire un excellent livre sur la gestion du temps, comme Getting Things Done de David Allen, et mettez les idées en pratique.

Conseil : réservez du temps chaque mois pour acquérir de nouvelles connaissances et devenir plus efficace en lisant de bons livres : 11 livres pour vous permettre de mener une vie beaucoup plus productive.

16. Inscrivez le repos personnel et la détente sur votre calendrier

Lorsque l’on veut obtenir des résultats, il est facile de se négliger et de travailler en permanence. C’est pourquoi il faut toujours prévoir du temps dans son emploi du temps pour des activités agréables.

Par exemple, vous pouvez réserver le samedi après-midi pour lire un bon livre à la maison ou faire du sport avec des amis.

17. Faire des pauses pendant la journée de travail

Selon Popular Science, rester assis toute la journée à son bureau est mauvais pour la santé. Pour préserver votre santé et votre concentration – éléments clés d’une bonne gestion du temps – faites des pauses de 5 à 10 minutes toutes les heures pour vous promener.

Le simple fait de boire un verre d’eau et de s’étirer pendant quelques minutes fera des merveilles pour votre corps.

Ressource : 29 exercices que vous pouvez faire à votre bureau (ou à proximité).

18. Apprendre à dire non efficacement

Dire oui à de nouvelles responsabilités est un excellent moyen de faire évoluer votre carrière lorsque vous débutez. Cependant, il s’agit d’une habitude qui peut aller trop loin. Si vous aimez plaire aux gens et que vous avez du mal à dire non, lisez The Power of No : Because One Little Word Can Bring Health, Abundance, and Happiness de James Altucher et Claudia Azula Altucher.

19. Utilisez vos valeurs pour prendre des décisions concernant votre temps

Il est essentiel de se comprendre soi-même pour gérer son temps. Par exemple, si votre valeur principale est la famille, vous devrez gérer vos exigences professionnelles en fonction de cette valeur.

Découvrir ses valeurs est un défi si l’on n’a jamais réfléchi à ce domaine auparavant.

20. Admettre rapidement ses erreurs et passer à autre chose

Masquer ses erreurs fait perdre du temps à tout le monde, y compris à soi-même. Vous pouvez obtenir beaucoup plus dans la vie si vous admettez vos erreurs, résolvez le problème et allez de l’avant.

La plupart des directeurs sont prêts à pardonner les erreurs, surtout si vous êtes honnête et que vous vous efforcez d’éviter que l’erreur ne se reproduise.

Crédit photo : Luke Chesser via unsplash.com