Certains experts estiment que l’important n’est pas ce que l’on dit, mais la manière dont on le dit.
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Tant que vous restez professionnel, vous pouvez susciter l’inspiration ou faire passer les messages les plus gênants avec éloquence et conviction.
Nous pouvons parfois paraître brusques, insensibles et imposants à cause de notre façon de dire les choses, ce qui enlève leur sens et laisse une impression négative à nos interlocuteurs.
Garder son sang-froid et sa sérénité lors de la communication permet d’éviter les malentendus.
Vous pouvez utiliser certaines de ces phrases pour paraître plus professionnel :
1) « Je comprends votre point de vue. Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour améliorer votre situation ? »
Nous nous trouvons parfois dans des situations cruciales où notre interlocuteur nous fait part de ses pensées et de ses émotions.
Dans ces moments, notre réaction peut avoir un effet positif ou négatif sur notre relation en tant que collègue, ami ou partenaire.
Au lieu de rationaliser ou de justifier leur expérience, vous pouvez simplement exprimer de l’empathie et offrir votre soutien pour les aider en prononçant cette phrase.
2) « Je ne pense pas que nous soyons sur la même longueur d’onde. Pouvez-vous la réexpliquer ? »
Agir sur la base d’informations dont vous n’êtes pas sûr peut parfois faire plus de mal que de bien.
Au lieu de jouer à des jeux d’esprit et de lire entre les lignes, vous pouvez toujours lui demander de réitérer son point de vue et vous assurer que vous vous comprenez mutuellement en lui posant des questions.
Mais demander est une autre histoire – certaines personnes commettent l’erreur d’imposer ce qu’elles savent, ce qui les fait paraître arrogantes aux yeux des autres.
Les vrais professionnels reconnaîtront qu’il peut y avoir un malentendu.
Ils donneront l’occasion de comprendre l’autre personne en lui demandant de s’expliquer à nouveau.
3) « J’aimerais avoir votre avis sur cette question quand vous aurez une minute ».
Avant, j’étais plutôt timide, je ne voulais pas vraiment être une nuisance pour les autres.
J’ai commencé à poser des questions avec des phrases comme « Je suis désolé de vous déranger, mais… » chaque fois que je n’étais pas sûr de quelque chose.
Mais je me suis rendu compte qu’ils me traitaient différemment des autres – ils ont tendance à m’engueuler plus souvent ou à me demander des faveurs qui n’ont rien à voir avec mon travail.
C’est alors que mon patron m’a dit d’éviter de parler comme si les autres étaient au-dessus de moi.
La vérité est que nous sommes tous égaux et que nous devons avoir une relation de collaboration.
Au lieu d’utiliser des phrases faibles, vous vous devez de reconnaître votre valeur et de dire des mots comme « J’aimerais avoir votre avis sur cette question quand vous aurez une minute ».
Vous serez peut-être surpris de constater que nombre de vos collègues peuvent trouver 15 minutes dans leur emploi du temps pour répondre à vos questions.
4) « Permettez-moi de soumettre cette conversation à quelques personnes avant de poursuivre ».
Des phrases telles que « Permettez-moi de discuter de cette conversation avec quelques personnes avant de poursuivre » vous donnent l’air plus professionnel.
Il donne l’impression d’être un collaborateur fiable et un excellent joueur d’équipe qui peut également penser par lui-même.
D’autres ont tendance à dire qu’ils demanderont d’abord à leur patron ou à une autre personne, ce qui donne l’impression qu’ils s’isolent de la question.
5) « Je me réjouis de travailler avec vous ».
Vous pouvez briser la glace et laisser une bonne impression en prononçant des phrases telles que « Je me réjouis de travailler avec vous » au lieu de ne pas saluer les autres.
Cela donne l’impression d’être un grand joueur d’équipe qui est enthousiaste à l’idée de collaborer avec les autres.
6) « Faites-moi savoir si je peux vous aider ».
Nous ne pouvons pas toujours contrôler la façon dont les autres nous perçoivent et réagissent à ce que nous disons.
C’est pourquoi, chaque fois que je veux offrir mon aide, je dis simplement : « Faites-moi savoir si je peux vous aider. »
Cela donne l’impression que vous croyez en leurs capacités tout en les rassurant sur votre présence au cas où ils auraient besoin de soutien.
Même si vos intentions sont bonnes, vous risquez de paraître condescendant ou condescendante en disant : « Avez-vous besoin de mon aide ? ».
7) « J’aimerais vous faire part de certaines préoccupations concernant vos actions et la façon dont elles m’ont affectée ».
Une personne véritablement professionnelle fait preuve de maturité émotionnelle – elle ne perd pas de temps à tolérer un comportement mauvais ou régressif et à le laisser entraver sa productivité.
Cela ne s’applique pas seulement à la réalisation d’une tâche avec d’autres personnes, mais aussi à l’établissement de relations saines.
Mais au lieu d’être trop conflictuels ou accusateurs, ils communiquent leurs émotions de manière saine avec des phrases telles que « Je voudrais vous faire part de mes préoccupations concernant vos actions et la manière dont elles m’ont affectée ».
8) « J’apprécierais que vous essayiez de comprendre ma situation ».
Je sais que nous avons tendance à être frustrés lorsque les autres ne comprennent pas notre point de vue.
Dans cet état, certains d’entre nous ne peuvent s’empêcher de crier sur les autres, d’imposer involontairement leurs idées ou même de dire des paroles désobligeantes.
Nos sentiments sont toujours valables, mais tout le monde ne peut pas donner la priorité à nos émotions sur les siennes, ce qui entraîne des malentendus et des conflits supplémentaires.
Au lieu de perdre votre sang-froid, essayez de respirer profondément et de dire des phrases qu’un vrai professionnel dirait, comme « J’apprécierais que vous essayiez de comprendre ma situation ».
9) « Faites-moi savoir si je dois poursuivre ».
J’avais aussi l’habitude de dire des phrases comme « C’est bon ? » au bureau lorsque je voulais confirmer quelque chose.
J’avais l’habitude de me demander pourquoi certains de mes clients préféraient parler à mes autres collègues plutôt qu’à moi.
C’est alors que j’ai réalisé que cela donnait l’impression que je ne savais pas ce que je faisais, ce qui leur faisait perdre leur confiance en moi.
Lorsque j’ai évité cette phrase et que j’ai utilisé des termes tels que « Faites-moi savoir si je dois plutôt procéder », j’ai commencé à avoir des communications plus réactives avec les clients.
10) « Je comprends ce dont vous avez besoin. Je les préparerai en un rien de temps. »
Toutes les personnes vraiment professionnelles que je connais sont très fiables.
C’est pourquoi ils ont toujours une façon de vous mettre à l’aise avec leur travail, rien qu’avec leur façon de dire les choses.
Un exemple est de dire des phrases comme « Je comprends ce dont vous avez besoin. Je vais les préparer en un rien de temps » au lieu de dire simplement « D’accord ».
Ces mots vous donnent l’air d’un professionnel, car ils reconnaissent fermement les instructions et les idées de l’autre personne sur un projet et vous rassurent sur le fait que vous y parviendrez.
11) « Tu ne peux pas me parler comme ça. J’apprécierai que tu t’excuses maintenant ».
Je comprends à quel point nous pouvons nous sentir blessés ou en colère lorsque d’autres nous manquent de respect.
Si les ignorer peut être une bonne solution, cela ne donne pas toujours les résultats escomptés.
Lorsque j’ai essayé cela, j’ai commis l’erreur de ne pas me surveiller. J’ai refoulé toutes les émotions négatives jusqu’à ce que je craque.
Des phrases comme « Tu ne peux pas me parler de cette façon » ou « J’apprécierais que tu t’excuses maintenant » peuvent vous donner l’air d’un vrai professionnel, qui prend des mesures proactives pour établir des limites saines.
12) « Je pense que nous n’arriverons à rien si nous nous rejetons la faute les uns sur les autres ».
J’ai remarqué que lorsque les gens sont stressés et déçus que les choses ne se passent pas comme prévu, ils ont tendance à rejeter la faute sur les autres.
Cela engendre la méfiance, ce qui finit par ruiner votre travail d’équipe ou votre relation.
Des phrases telles que « Je ne pense pas que nous parviendrons à quelque chose si nous nous rejetons la faute les uns sur les autres » peuvent vous donner une allure professionnelle.
Les professionnels sont souvent d’excellents leaders et joueurs d’équipe parce qu’ils peuvent gérer des situations de ce type sans invalider qui que ce soit ni prendre parti.
Ils le font en rappelant à tous l’objectif qu’ils partagent.
13) « Je comprends que ce soit important pour vous ».
Des phrases telles que « Je comprends l’importance que vous accordez à cette question » peuvent vous donner une allure professionnelle.
Cela vous permet de valider les pensées et les émotions de votre interlocuteur, renforçant ainsi la confiance et le respect mutuels.
Cela vous donne l’air équilibré et empathique, et vous dites exactement les mots qu’ils ont besoin d’entendre.
14) « Je vois que tu es contrarié en ce moment. Je serai là quand tu seras prêt à en parler ».
Je comprends que peu d’entre nous puissent réagir de manière appropriée face à des personnes qui traversent une période difficile ou qui ne sont pas elles-mêmes ces derniers temps.
Certaines personnes ont recours à la confrontation, ce qui fait que la personne se sent acculée et menacée, tandis que d’autres choisissent de l’ignorer.
Mais parfois, il suffit de faire confiance à leur rythme et de les rassurer sur le fait qu’ils peuvent compter sur vous.
Des phrases comme « Je vois que tu es contrarié. Je serai là quand tu seras prêt à en parler » peut montrer que vous vous souciez d’eux et que vous leur prêtez une oreille attentive lorsqu’ils ont besoin de soutien.
15) « Voici ce que nous devrions faire. Qu’en pensez-vous ? »
Lorsque je me passionne pour quelque chose, je remarque que je peux paraître insistant.
Les gens se contentaient de me suivre sans rien dire. Cela me mettait parfois mal à l’aise, car je voulais aussi entendre ce qu’ils avaient à dire.
C’est pourquoi, lorsque je veux suggérer quelque chose, je consulte également leur opinion à ce sujet avec des phrases telles que « Voici ce que nous devrions faire. Qu’en pensez-vous ? »
J’ai remarqué que les gens étaient plus ouverts à partager leurs idées lorsque je reformulais mes propos de cette manière.
