La gestion du temps est la compétence qui débloque toutes les autres. De plus, si vous voulez mieux avancer, la gestion du temps vous aidera. Si vous voulez trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la gestion du temps est la solution. Si vous voulez vous sentir moins débordé et plus maître de la situation, une meilleure gestion de votre temps est la solution. Au cœur d’une gestion du temps plus efficace se trouve un système de gestion du temps et, à l’appui de celui-ci, un ensemble de listes. Ces modèles de gestion du temps peuvent vous aider à créer ces listes.

Si votre meilleur ami utilisait votre système de gestion du temps, que dirait-il ?

En lisant cet article, il est probable que vous fassiez partie de l’un des trois groupes suivants ;

• Ceux qui sont dans le déni – « Je suis tellement occupé que je n’ai pas le temps d’améliorer ma gestion du temps ».
• Ceux qui sont dans l’ignorance – « Mon système de gestion du temps fonctionne bien depuis 15 ans ».
• Les personnes dans le besoin – « Si cela peut aider, j’essaierai car je suis sûr que je peux améliorer les choses ».

Ces modèles de gestion du temps s’adressent au groupe des « personnes dans le besoin ». Ils sont simples, pratiques et vous pouvez les utiliser immédiatement. Si vous aviez le temps, vous auriez créé des modèles similaires. C’est difficile quand on est dans les tranchées.

Ma passion est d’aider les autres et, en tant qu’étudiant et formateur passionné de gestion du temps depuis 14 ans, j’ai voulu partager ce que j’avais appris. J’ai appris à la dure pour que vous n’ayez pas à le faire.

Comment utiliser chacun des 14 modèles de gestion du temps

Les modèles sont conçus dans l’ordre de leur utilisation. Le premier est le plus difficile, les domaines de résultats clés (KRA), puis ils deviennent progressivement plus faciles. Par exemple, la « Liste quotidienne des choses à faire », la « Liste des projets » et l' »Évaluation hebdomadaire ».

1. Domaines de résultats clés Modèle de gestion du temps

Imaginez l’équipe de football que vous supportez, ou si vous n’en avez pas, l’équipe que supporte un ami, ou simplement une équipe dont vous avez entendu parler. L’équipe que je supporte est Oxford United. Le KPI (Key Performance Indicator) d’Oxford United est probablement de gagner le championnat. Il s’agit d’un objectif d’équipe que tous les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre. Il ne s’agit pas d’un objectif individuel. Oxford United peut gagner le championnat, mais chaque joueur a-t-il « fait son travail » ? C’est là que les domaines de résultats clés sont importants. Un domaine de résultats clés (KRA) est un objectif individuel. L’idée est que si chaque personne s’efforce d’atteindre son domaine de résultat clé, l’équipe devrait atteindre son indicateur de performance clé. Pour en revenir à notre équipe de football, le domaine de résultats clés du gardien de but pourrait être une « feuille blanche ». L’ARK de l’attaquant est de marquer un but par match, et l’ARK du défenseur est de gagner 80 % des tacles. Quel est votre ARK ?

Action : Remplissez vos KRA en utilisant le modèle de gestion du temps n° 1 afin que vous sachiez pourquoi vous figurez sur la liste de paie – les KRA.

2. Liste des tâches quotidiennes Modèle de gestion du temps

Ce modèle de gestion du temps est le plus simple à comprendre, car il suffit de dresser une liste de ce que vous allez faire chaque jour. Le problème est que de nombreuses personnes rédigent une liste continue de choses à faire et non une liste de choses à faire pour chaque jour. Le fait d’avoir une liste de choses à faire chaque jour permet de se concentrer. Si vous n’avez pas de liste de choses à faire chaque jour, deux choses ont tendance à se produire. Premièrement, vous resterez bloqué dans votre boîte de réception d’e-mails, car cela nous fait penser que nous travaillons dur et que nous sommes donc « occupés ». Deuxièmement, quelqu’un d’autre remplira votre journée de tâches si vous ne les avez pas choisies vous-même. Ces tâches peuvent prendre la forme de courriels, d’une demande de votre patron ou d’actions que vous recevez lors d’une réunion. Ayez un plan chaque jour ou quelqu’un en aura un pour vous ». Une liste de tâches quotidiennes est la base de tout système de gestion du temps. Utilisez ce modèle chaque jour.

Action : Dressez une liste de ce que vous ferez demain à l’aide du modèle de gestion du temps n° 2 afin d’établir votre plan – la liste des choses à faire au quotidien.

3. Liste de projets Modèle de gestion du temps

Très peu de personnes disposent d’une liste de projets « vivante ». Certains en ont une, mais elle a été rédigée une fois et n’a pas été mise à jour depuis. Une liste de projets est un moyen de savoir ce qui est important. Ce sont les choses qui auront le plus d’impact positif sur nos indicateurs de performance clés. C’est le lien entre la liste quotidienne des choses à faire et la raison pour laquelle vous êtes employé, à savoir les domaines de résultats clés. L’établissement d’une liste de projets permet d’assurer la transparence des choses importantes. Les études montrent que chaque personne a entre 50 et 70 projets en cours à un moment donné (à la maison et au travail). Ce modèle n’en demande que 14.

Action : Dressez une liste des projets sur lesquels vous travaillez en utilisant le modèle de gestion du temps n° 3 pour garder une trace des « choses importantes » – la liste des projets.

4. Modèle de gestion du temps pour les actions de réunion

Les réunions sont le mal nécessaire de tout travailleur intellectuel. Nous ne pouvons pas nous en passer. Elles semblent être le lieu où les heures sont perdues et où rien n’est accompli. L’une des principales raisons en est que les actions ne sont pas saisies, ou pas assez bien saisies pour que quelque chose de substantiel se produise. Bien entendu, le respect des objectifs, le choix des participants, la concentration, etc. sont autant de raisons valables. Ce modèle commence par l’identification des actions. En effet, si les actions sont clairement consignées, les personnes concernées n’auront plus aucune marge de manœuvre pour dire : « Je pensais qu’il faisait cela », « Ou que signifiait cette action ? » ou « Je n’ai reçu les actions qu’hier. La réunion a eu lieu il y a deux semaines ».

Action : Complétez le modèle de gestion du temps n°4 afin d’augmenter la probabilité d’achèvement des actions – Actions de la réunion.

5. Modèle de gestion du temps pour les listes d’attente

Vous déléguez à des personnes. Des personnes au-dessus. Des personnes en dessous. Des personnes sur le côté. Comment garder une trace des personnes à qui vous avez demandé de faire quoi et à quel moment ? Une liste d’attente vous aide à le faire. Ce modèle vous permet d’enregistrer les tâches que vous avez demandées afin d’éviter de relancer la personne et de lui indiquer clairement la date à laquelle vous vouliez que la tâche soit accomplie. Et pour que, bien sûr, vous n’oubliiez pas. La clé d’une liste d’attente réussie est de l’évaluer. Cela peut se faire tous les jours, tant qu’il s’agit d’un nouvel élément de votre système de gestion du temps. Plus tard, ce sera peut-être seulement au début et à la fin de la semaine, lorsque vous serez plus à l’aise avec ce modèle.

Action : Complétez une liste d’attente à l’aide du modèle de gestion du temps n° 5 afin de contrôler ce que vous avez délégué – Liste d’attente.

6. Liste des distractions Modèle de gestion du temps

L’un des plus grands défis de la gestion du temps, en particulier dans un bureau ouvert, est de commencer une tâche et de la terminer. Les participants à notre formation à la gestion du temps nous disent que c’est la raison pour laquelle ils ont l’impression de ne rien faire. Cela s’explique en partie par le fait que les travailleurs intellectuels doivent jongler avec de nombreuses balles. C’est en partie parce que nous remettons les choses à plus tard parce que nous n’aimons pas la tâche. Mais c’est surtout parce qu’ils ne disposent pas d’une méthode structurée pour gérer les pensées vagabondes. Une « liste de distractions » est un modèle simple que vous pouvez conserver sur votre bureau. Ainsi, lorsque vous vous concentrez sur une tâche et que des pensées vous viennent à l’esprit, vous les notez, vous les sortez de votre tête, ce qui vous permet de revenir à la tâche en cours. Plus de 50 % du temps est ajouté à une tâche si on ne la commence pas et si on ne la termine pas en une seule fois. Imprimez et conservez ce modèle sur votre bureau ou gardez-le ouvert sur votre écran.

Action : Complétez le modèle de gestion du temps n° 6 de la liste des distractions afin de rester concentré sur l’accomplissement d’une tâche du début à la fin – la liste des distractions.

7. Objectifs hebdomadaires Modèle de gestion du temps

Imaginez une équipe de vente sans objectif de vente, ou l’équipe de football d’Oxford United jouant tous les samedis « juste pour le plaisir ». Il en va de même pour la gestion du temps. Vous avez probablement des objectifs (KPI et KRA) pour l’année ou le trimestre. Ces modèles vous incitent à vous fixer des objectifs pour la semaine. Au début de la semaine, ce modèle pose la question suivante : « Si vous deviez faire le bilan de cette semaine, que seriez-vous satisfait d’avoir accompli ? Le fait d’écrire nos objectifs pour la semaine nous aide à nous concentrer sur ce qui est important lorsque nous sommes « coincés » dans les courriels, les appels téléphoniques et les réunions. Dans l’idéal, les objectifs hebdomadaires devraient avoir un impact positif sur les projets prioritaires, qui à leur tour ont un impact sur les indicateurs de performance clés, qui ont un impact sur les indicateurs de performance clés. Si tel est le cas, vous disposez d’une chaîne de maillons en acier qui traverse votre gestion du temps et la maintient connectée et solide.

Action : Complétez vos objectifs hebdomadaires pour cette semaine afin d’identifier ce que vous souhaitez réaliser en utilisant le modèle de gestion du temps n° 7 – Objectifs hebdomadaires.

8. Modèle de gestion du temps pour l’évaluation hebdomadaire

Au début de la semaine, vous avez rempli le modèle « Objectifs hebdomadaires » avec les 7 choses que vous voulez réaliser cette semaine-là. À la fin de la semaine, il est logique de voir ce que vous avez fait. Le modèle d’évaluation hebdomadaire vous demande si vous avez atteint ces objectifs hebdomadaires à l’aide d’un outil simple appelé « PMI » (Positif, Moins et Intéressant). À la fin de la semaine, vous écrivez trois points positifs, trois points négatifs et trois points intéressants. Par exemple : « P : excellente réunion avec le nouveau client ABC », « M : n’a atteint que 4 objectifs sur 7 », et « I : deux membres de mon équipe sont en congé de maladie ». La dernière case vous demande de prendre une mesure de gestion du temps après avoir évalué votre semaine, par exemple : « Je vais programmer dans mon agenda une heure par semaine pour le projet XYZ ».

Action : Remplissez l’évaluation hebdomadaire afin de savoir si vous avez atteint vos objectifs hebdomadaires en utilisant le modèle de gestion du temps n° 8 – Évaluation hebdomadaire.

9. Objectifs mensuels Modèle de gestion du temps

Similaire aux « objectifs hebdomadaires ». Ce modèle vous invite à écrire les grandes choses que vous souhaitez réaliser au cours du mois.

10. Modèle de gestion du temps pour l’évaluation mensuelle

Le modèle de gestion du temps « Évaluation mensuelle » vous demande d’évaluer les objectifs que vous avez inscrits sur le modèle « Objectifs mensuels ».

11. Objectifs annuels Modèle de gestion du temps

Le modèle « Objectifs annuels » complète la série des objectifs : hebdomadaires, mensuels et annuels. La difficulté de fixer des objectifs annuels est de les rendre suffisamment importants pour qu’ils soient considérés comme des objectifs annuels, mais pas trop pour qu’ils ne soient pas considérés comme des « objectifs de vie ». Les objectifs de vie ne sont pas abordés dans ces modèles.

12. Modèle de gestion du temps pour l’évaluation annuelle

Réalisée en janvier, l' »évaluation annuelle » consiste à faire le bilan de l’année écoulée. Il s’agit d’identifier ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et les enseignements tirés pour la rédaction des objectifs annuels de l’année suivante.

13. Liste d’un jour peut-être Modèle de gestion du temps

Ce modèle est essentiel pour parvenir à l’un des principaux états d’esprit d’un gestionnaire du temps efficace. Cet état d’esprit est parfaitement résumé par la phrase suivante : « Les personnes qui réussissent le mieux sont celles qui ont la tête vide ». La liste quotidienne des choses à faire et la liste des projets sont d’excellents modèles pour gérer nos tâches immédiates et importantes. La liste « Un jour, peut-être » est un endroit où vous pouvez mettre toutes les choses que vous voulez faire, mais qui ne sont pas urgentes ou importantes pour l’instant. Voici quelques exemples : « Classer tous les documents de la maison », « Obtenir une pension », « Rédiger un plan de succession pour l’entreprise ».

Action : Complétez la liste des « Peut-être un jour » afin de disposer d’un endroit où mettre « tout le reste » en utilisant le modèle de gestion du temps n° 13 – Liste des « Peut-être un jour ».

14. Modèle de gestion du temps d’un projet

Le travailleur intellectuel moyen gère des projets et, s’il est honnête avec lui-même, son expérience de la gestion de projets se résume à ce qu’il a appris de manière autodidacte. Ils ont peut-être entendu parler de grands projets informatiques gérés à l’aide de diagrammes de Gantt ou de qualifications telles que Prince2. Pourtant, ils aspirent à quelque chose de simple qui leur donne le contrôle sans être trop lourd à utiliser. Ce modèle d’une page vous aide à mieux gérer vos projets importants en les préparant mieux et en évitant les principales raisons pour lesquelles les projets échouent.

Action : Complétez le modèle de gestion du temps de projet n° 14 pour mieux vous préparer aux projets importants et les maintenir sur la bonne voie – Modèle de projet.

Téléchargez et utilisez ces modèles de gestion du temps

Téléchargez ces 14 modèles de gestion du temps à utiliser avec un stylo et du papier.

Téléchargez ces 14 modèles de gestion du temps à compléter à l’écran.

Commencez par intégrer l’un de ces modèles dans votre système de gestion du temps. Puis un autre une semaine plus tard, jusqu’à ce que vous utilisiez le modèle de manière habituelle. Il faut 21 fois pour créer une habitude. Vous pouvez maintenant mieux vous organiser. Bonne chance !

Crédit photo : Sonovate via sonovate.com