Vous cherchez à augmenter votre productivité ? Vous avez trouvé le bon article. Je ne prétends pas être un maître de la productivité (je pense toujours qu’il y a matière à amélioration), mais je suis très passionné par l’augmentation de la productivité. Je suis toujours à la recherche de nouvelles façons d’être plus productif – en volant du temps quand je le peux, en privant de priorité ce qui n’est pas important, en révisant mon système, etc. Et j’aime voir mes efforts récompensés par une augmentation des résultats à la fin de la journée.

Dans cet article, j’ai sélectionné 13 de mes meilleures stratégies de productivité – éprouvées, testées et validées. Si vous les suivez toutes à la lettre, je peux vous garantir que votre productivité doublera, triplera, voire plus. Personnellement, je m’efforce de suivre ces étapes tous les jours. Les jours où je ne le fais pas, ma productivité chute. Les jours où je le fais, ma productivité monte en flèche. La corrélation est évidente. J’ai également compilé une liste des meilleures ressources pour certaines de ces étapes afin de vous permettre de poursuivre votre lecture.

Les voici 😀

1. Fixez vos objectifs de productivité

Probablement la moitié des articles d’auto-assistance qui circulent nous disent de nous fixer des objectifs et des buts. Savez-vous pourquoi ? Parce que cela fonctionne vraiment. Lorsque vous vous fixez des objectifs, vous concentrez votre énergie sur les choses que vous voulez réaliser. Des choses que vous ne feriez pas par défaut. Cela vous rend automatiquement plus productif.

Je me fixe régulièrement des objectifs afin de maximiser ma production. Par exemple, l’un de mes objectifs pour le mois à venir est d’écrire 30 articles, soit une moyenne d’un article par jour. Ces articles comprendront des articles pour mon blog, The Personal Excellence Blog, et des articles invités pour d’autres grands sites, y compris LifeHack.Org. Ma production moyenne au cours des derniers mois n’était que de 1 à 2 articles par semaine, j’ai donc décidé de me fixer un objectif de 30 articles pour me pousser à écrire beaucoup plus que je ne le fais normalement. En me fixant cet objectif et en m’efforçant de l’atteindre, j’augmente naturellement ma production plus que si je ne l’avais pas fixé.

Déterminez clairement ce que vous voulez accomplir. Que voulez-vous accomplir au cours du mois à venir ? Quel est l’objectif qui vous rendra absolument exalté et débordant de fierté si vous l’atteignez ? Fixez-le comme objectif. Ensuite, fixez vos objectifs hebdomadaires. Enfin, vous pouvez fixer vos objectifs quotidiens, qui deviendront vos cibles quotidiennes.

Pour en savoir plus :

• Fixation des objectifs – Le POURQUOI derrière le QUOI
• Les dix commandements de la fixation d’objectifs
• 5 façons de graver vos objectifs dans le marbre

2. Maintenir un environnement de travail propice à la productivité

Votre environnement de travail vous encourage-t-il à travailler ? Ou vous distrait-il plus souvent qu’à son tour ? Votre environnement détermine le déroulement de votre travail, alors choisissez le bon environnement pour travailler. Quel est le type d’environnement qui vous encourage à travailler ? Cela peut nécessiter un peu d’expérimentation. Après avoir essayé différents endroits, j’ai découvert que je travaillais mieux dans des endroits calmes où il y a peu de monde, comme ma chambre, la bibliothèque, les cafés et mon quartier. Je ne travaille donc que dans ces endroits.

Ceux d’entre vous qui ont un emploi ne peuvent pas vraiment choisir l’environnement dans lequel ils travaillent. Si c’est le cas, modifiez votre environnement pour le rendre propice. Organisez votre bureau (étape suivante). Décorez-le avec vos photos préférées et des citations qui vous inspirent. Installez un ou deux cadres photo. Placez-y votre tasse préférée. Il peut arriver que vous n’aimiez pas tout le travail que vous avez à faire, mais cela ne veut pas dire que vous devez vous rendre malheureux. Si vous vous sentez comme chez vous, vous serez plus inspiré pour accomplir vos tâches.

Pour en savoir plus

• 10 étapes pour un environnement de travail zen
• Environnements de travail présentés sur Lifehacker.com (Excellent moyen de trouver de l’inspiration pour votre espace de travail)

3. Avoir un espace de travail organisé

Un bureau de travail bien organisé vous permettra sans aucun doute d’améliorer votre productivité. Si votre espace de travail est en désordre, vous vous sentirez désorganisé et léthargique. Vous n’aurez même pas envie de faire quoi que ce soit tant il est désorganisé. En revanche, si votre espace de travail est bien rangé et organisé, vous serez inspiré pour travailler. Vous pouvez retrouver facilement vos affaires plutôt que de perdre de précieuses minutes à fouiller dans votre pile de papiers pour trouver quelque chose que vous avez vu il y a quelques instants. Si, comme moi, vous travaillez à votre compte, il est particulièrement important d’être organisé et de garder le contrôle.

J’ai un petit bureau de travail dans ma chambre que je m’efforce de garder propre et bien rangé. Mes rapports, dossiers et autres papiers sont rangés dans un porte-revues (que j’ai acheté chez Ikea il y a trois ans pour quelques dollars seulement – l’un de mes meilleurs investissements). Les stylos et la papeterie sont placés dans les porte-papier. Je laisse suffisamment d’espace pour mon ordinateur portable et une zone d’écriture sur mon côté droit. Au fil des jours de travail, ma table s’encombre naturellement, c’est pourquoi, tous les deux ou trois jours, je fais un peu de nettoyage et de rangement pour remettre les choses en ordre. Même mon ordinateur portable est considéré comme faisant partie de ma table de travail – et j’utilise des post-it et des feuilles Excel pour organiser mes listes de tâches. Tout cela crée un espace accueillant qui me permet de travailler à tout moment de la journée.

Pour en savoir plus :

• Comment désencombrer votre espace de travail
• 12 conseils pour un bureau bien organisé
• 10 conseils pour garder votre bureau propre et bien rangé

4. Faire passer les choses en premier

Habitude n° 3 des 7 habitudes des personnes très efficaces de Stephen Covey. L’habitude « First Things First » consiste à faire passer les choses importantes avant tout le reste. Pourquoi est-ce important ? Parce que nous disposons de 24 heures par jour et qu’il y a environ un million de choses différentes que nous pouvons choisir de faire. Certaines seront importantes et feront la différence. Les autres seront des choses sans importance qui, en fait, ne font aucune différence. Parmi ce million de choses, nous devons choisir, sinon nous nous noierons toujours dans le travail et nous n’arriverons jamais à rien. Concentrez-vous sur ce qui est important, et dépriorisez ce qui ne l’est pas.

Une question que j’utilise pour filtrer les tâches sans importance est la suivante : « Cette tâche fera-t-elle une différence dans les six prochains mois ? » Si la réponse est non ou un petit oui, je la mets de côté. Si c’est un grand oui, je lui accorde une attention disproportionnée. Bien sûr, nous ne pouvons jamais donner une évaluation précise à 100 % puisque nous ne pouvons pas voir l’avenir, mais nous avons suffisamment de connaissances pour donner une bonne évaluation. Par exemple, mon objectif principal pour cette année est de développer mon blog, qui est un élément essentiel de mon activité de développement personnel. Lorsque j’applique cette question à ma liste de tâches liées à mon blog, je me concentre automatiquement sur des tâches telles que (1) la publication d’articles en tant qu’invité, qui me permet d’atteindre un nombre beaucoup plus important de lecteurs et de gagner de nouveaux lecteurs et abonnés à long terme pour mon blog (2) la rédaction de nouveaux articles de qualité pour mes lecteurs et (3) l’écriture de mon livre, qui constituera une étape personnelle importante et établira une nouvelle source de revenus en même temps. Les autres tâches diverses, comme la vérification et le tri des courriels, l’édition du site et la lecture des messages Facebook/Twitter, sont reléguées à des moments ultérieurs de la journée.

Pour en savoir plus :

• Faire passer les choses en premier (Matrice de gestion du temps)
• Faire passer les choses en premier (site de Stephen Covey)
• Les premières choses d’abord (Wiki)

5. Délimitez vos tâches à l’aide d’une boîte temporelle

L’organisation temporelle consiste à organiser vos tâches dans des créneaux horaires fixes. Par exemple, la tâche A de 9 à 10h30, la tâche B de 10h30 à 13h et la tâche C de 14h à 16h. Le découpage temporel est une bonne chose car il permet d’éviter que votre tâche ne s’éternise. Un dicton dit que votre travail prendra le temps que vous voulez, et je trouve que c’est tout à fait vrai. Vous est-il déjà arrivé d’avoir une date limite pour un projet et de devoir brûler l’huile de minuit pour achever le travail ? La plupart d’entre nous pensent que nous n’aurions pas besoin de nous presser ainsi si la date limite était plus tardive. Le fait est que la date d’échéance n’a pas d’importance. Même si elle est fixée à une semaine, deux semaines ou un mois plus tard, la même précipitation de dernière minute se produira. Nous prenons ce temps pour faire le travail parce que c’est le délai que nous nous donnons.

C’est pourquoi les tâches sont encadrées dans le temps. Si vous fixez une période de temps spécifique et que vous vous y tenez strictement, vous trouverez un moyen d’accomplir votre travail. Bien entendu, fixez une durée qui soit à la fois ambitieuse et réalisable. Si une tâche nécessite 3 heures, ne fixez pas 4 heures car vous utiliserez toutes les 4 heures. Fixez plutôt 3 heures – de préférence moins – afin que vous puissiez apprendre à optimiser votre production pendant cette période (à condition, encore une fois, que vous fassiez respecter la limite de temps avec fermeté).

Pour en savoir plus :

• Le timeboxing
• 15 stratégies pour gagner du temps et faire avancer les choses

Bien sûr, il peut être difficile pour les perfectionnistes névrosés d’entre nous de limiter le temps passé, car cela se traduirait par un compromis sur la qualité. Cela nous amène à notre principe suivant, qui est…

6. Utiliser la règle des 80/20

80/20 fait référence au phénomène selon lequel 80 % des résultats sont obtenus grâce à 20 % des efforts. Les 20 % restants ne peuvent être obtenus qu’en déployant 80 % d’efforts.

Supposons que vous ayez un rapport à rendre et que, pour produire le meilleur rapport possible, vous ayez besoin d’environ 100 heures. Selon la règle 80/20, vous pouvez obtenir 80 % de la qualité en consacrant 20 heures (20 % de 100 heures). D’autre part, les finitions nécessaires pour faire passer ce rapport d’une qualité de 80 % à 100 % exigent que vous y consacriez 80 heures (80 % du temps). Du point de vue de l’efficacité, cela ne suffit pas. La règle des 80/20 nous dit de nous contenter des 80 % de qualité et de nous débarrasser des 20 % restants, car le temps nécessaire ne justifie pas l’augmentation de la valeur que nous obtenons.

C’est pourquoi, selon la règle des 80/20, nous devons apprendre à nous détacher de l’essentiel. Oubliez les petits détails que personne d’autre que vous ne remarque. Vous pouvez continuer à réviser quelque chose jusqu’à la perfection, mais ce temps est probablement mieux utilisé à travailler sur une toute nouvelle tâche. L’essentiel est de concentrer votre énergie sur la production des 80 % de chaque chose que vous faites – qui sont aussi les 80 % qui comptent. Fixez-vous une limite mentale et laissez tomber tout ce qui se trouve en dehors de cette limite.

Pour en savoir plus :

• Obtenir plus avec moins dans la vie grâce au principe 80/20 (série en 3 parties)
• 20 façons d’appliquer la règle 80/20 dans votre vie
• Les 4 principales erreurs d’application de la règle 80/20

7. Disposer d’une liste séparée pour les tâches entrantes

Si vous êtes comme moi, vous allez avoir toute une liste de tâches diverses et aléatoires à effectuer tout au long de votre journée de travail. J’avais l’habitude d’accorder de l’attention à ces tâches lorsqu’elles se présentaient immédiatement. Si la tâche supplémentaire n° 1 arrive maintenant, je l’exécute immédiatement car elle ne prend que 5 à 10 minutes. Il en va de même pour la tâche supplémentaire n° 2, n° 3…. jusqu’à la n° 15. Au bout d’un certain temps, je me suis rendu compte que ces tâches me prenaient beaucoup de temps et que je n’en retirais aucun résultat significatif. En plus, je n’arrive jamais à terminer mon vrai travail de la journée parce que je suis trop occupé par ces choses aléatoires. Je peux penser que je suis très productif lorsque je les termine, mais en réalité, ce n’est qu’une fausse productivité.

Aujourd’hui, j’utilise donc une liste séparée pour ces tâches urgentes. Je déverse toutes les tâches entrantes dans cette liste et je me concentre sur ma liste d’objectifs quotidiens. Puis, à la fin de la journée, j’alloue un créneau horaire à l’élimination de ces tâches. Je regroupe les tâches urgentes similaires, puis je les élimine en une seule fois. Il s’avère que je parviens toujours à les éliminer en moins d’une heure, alors qu’il m’aurait fallu plusieurs heures si je m’en étais occupé dans la journée.

8. Améliorer ses compétences

Nos limites en termes de rendement proviennent de nos limites en termes de compétences. Améliorez vos compétences et vous augmenterez votre production. C’est comme si nous mettions à jour nos logiciels informatiques avec des versions plus récentes pour pouvoir créer davantage. Nos compétences sont les outils qui nous aident à créer. Nous avons besoin de meilleurs outils pour créer de meilleurs matériaux.

Par exemple, maintenant que je veux écrire en moyenne un nouvel article par jour, je dois apprendre à maintenir/augmenter la même qualité d’écriture qu’auparavant, tout en écrivant en moins de temps. Pour m’y préparer, je lis davantage de blogs de développement personnel de premier plan (pour être plus en phase avec les écrits de premier plan) et des blogs d’écriture comme Copyblogger et Write To Done pour acquérir des techniques et des compétences en matière d’écriture. Cela m’aidera sans aucun doute à écrire plus vite.

Quelles sont les compétences clés que vous utilisez dans votre travail ? Comment pouvez-vous les améliorer pour devenir plus productif ?

9. Connaître les déclencheurs de motivation

Vous savez qu’il y a des moments où nous sommes vraiment inspirés pour travailler, et d’autres où nous avons l’impression d’être des paresseux ? C’est normal. Les périodes de paresse surviennent lorsque nous perdons le contact avec notre muse intérieure. Si vous connaissez vos déclencheurs de motivation, vous pouvez vous y connecter et relancer votre productivité.

Par exemple, je suis généralement inspirée pour travailler sur mon blog, et je trouve que je suis encore plus inspirée lorsque j’ai un objectif à atteindre (comme obtenir X abonnés par mois), ou lorsqu’il y a une concurrence (amicale) (comparer mon trafic à celui de blogs de développement personnel plus importants), ou lorsqu’il y a une cause plus grande que moi (reconnaître qu’il y a beaucoup de gens qui ont tout à gagner de mes articles). Lorsque j’élimine ces déclencheurs et que je les intègre à ma vie quotidienne – par exemple en m’abonnant au flux de ces blogs de premier plan, en ayant des canaux de communication ouverts avec mes lecteurs (zone de commentaires, facebook, twitter, courriel) et en discutant avec d’autres blogueurs, mon élan augmente de façon spectaculaire. Cela devient une spirale ascendante qui se renforce d’elle-même.

Et vous ? Quels sont vos déclencheurs de motivation ? Quels sont les moments où vous vous êtes senti inspiré ? Comment pouvez-vous intégrer ces déclencheurs dans votre vie quotidienne pour renforcer votre motivation ? Ce faisant, vous augmenterez sans aucun doute votre productivité.

10. Utiliser les poches de temps

Les poches de temps font référence aux petites poches de temps dont vous disposez entre un événement et le suivant. Les poches de temps apparaissent généralement pendant les périodes d’attente ou de déplacement, comme l’attente d’un bus ou d’un train, les trajets domicile-travail, l’attente d’un rendez-vous, etc. Préparez des activités à réaliser pendant ces périodes. Vous serez étonné de voir tout ce qu’il est possible de faire en peu de temps. J’écoute par exemple des podcasts d’auto-assistance et je tape mes articles sur mon ordinateur portable. En général, je m’assure d’avoir une place dans le bus en prenant les bus les plus tôt. En 40 minutes de trajet, je peux taper environ 20 % de mes articles, soit 400 à 500 mots. C’est une bonne quantité de travail par rapport à ce que j’aurais fait si j’avais dormi pendant le trajet.

Pour en savoir plus :

• Comment faire bon usage des pochettes temporelles

11. Tenez-vous responsable de vos objectifs

Le suivi des progrès est essentiel pour savoir où l’on en est. Nous pouvons travailler frénétiquement pour augmenter notre productivité, mais si nous savons que nous n’avons pas de comptes à rendre, nous finirons par ralentir. Chaque samedi matin, je fais le point avec moi-même sur mes progrès par rapport à mes objectifs de la semaine précédente. Si j’ai atteint mes objectifs, je me fais un gros câlin et je me félicite. Dans le cas contraire, je comprends ce qui n’a pas fonctionné. À partir de là, je planifie mon plan d’action pour la semaine suivante afin d’atteindre les objectifs de la semaine suivante. Ces objectifs hebdomadaires s’ajoutent aux objectifs mensuels à la fin du mois, où je fais un bilan mensuel.

Pour en savoir plus :

• Comment atteindre vos objectifs avec succès : Révision
• Prendre l’habitude du bilan hebdomadaire
• Révisez vos objectifs chaque semaine
• 12 façons d’améliorer votre bilan hebdomadaire

12. Se réveiller tôt

Cela peut être spécifique à certaines personnes, mais je vais partager cela avec vous parce que c’est vrai pour moi. En me levant tôt, je travaille vraiment plus vite et mieux. Personnellement, je ne pense pas qu’il y ait de justification scientifique au fait de se lever tôt et d’être plus productif. Je pense qu’il s’agit plutôt d’un facteur psychologique de bien-être – puisque vous êtes debout avant 99,99 % du monde, vous voulez conserver votre avance, ce qui vous incite à travailler rapidement. Lorsque vous travaillez vite, vous terminez plus de choses, ce qui vous motive à maintenir l’avance et à faire encore plus de choses.

Une autre raison pour laquelle il est utile de se lever tôt est que le calme du matin est un environnement propice à l’accomplissement d’un plus grand nombre de tâches. J’adore me lever tôt (5 heures du matin) et ne rien entendre dans mon quartier. Les oiseaux n’ont pas encore chanté, les voitures ne circulent pas et ma famille n’est pas levée non plus. C’est le moment idéal pour faire avancer les choses.

Pour en savoir plus :

• Stimulation de la productivité : comment commencer sa journée à 5 heures du matin ?
• Comment devenir un lève-tôt
• 21 conseils pour se réveiller tôt
• Créer un rituel d’écriture le matin

13. Ne pas oublier de se reposer

Nous ne sommes pas des machines ou des robots. Nous ne pouvons pas maintenir le même rendement à l’infini sans nous reposer. Le moment venu, nous devons nous reposer ou dormir pour récupérer notre énergie, afin de pouvoir continuer le lendemain. N’oubliez pas que ce qui compte, c’est la qualité du travail produit, et non la quantité d’heures passées. Je constate que lorsque je choisis de continuer alors que je suis fatigué, je suis toujours capable de produire des choses, mais à un rythme médiocre. En revanche, lorsque je me repose, je peux accomplir beaucoup plus de choses, même si le nombre total d’heures passées est en fait inférieur.

Pour en savoir plus :

• Comment obtenir le repos dont vous avez besoin
• L’importance de planifier les temps d’arrêt

Faites-moi savoir comment ces 13 stratégies fonctionnent pour vous. Si vous avez d’autres principes de productivité, j’aimerais les connaître. Je serai ravi d’en discuter dans la zone des commentaires.

Images : rberteig, aheram, danseprofane

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