En faisant preuve d’une grande efficacité, vous montrez à votre employeur que vous êtes dévoué à votre rôle et désireux de développer vos compétences. Mais qu’est-ce que l’efficacité ?

L’efficacité est la capacité d’accomplir une tâche avec peu ou pas de gaspillage, d’effort ou d’énergie^[1].

La productivité est une mesure de l’efficacité d’une personne. Nous pensons souvent que la productivité consiste à faire plus de choses chaque jour – ce qui est faux. La productivité consiste à faire les choses importantes de manière cohérente.

Quel que soit le sujet sur lequel vous travaillez, il n’y a que quelques éléments qui sont vraiment importants. Pour être productif, il faut maintenir une vitesse moyenne et régulière sur quelques points, et non une vitesse maximale sur tout.

Il s’agit de travailler plus intelligemment, et non plus durement. Il s’agit d’affiner les processus, d’accélérer les flux de travail et de réduire les risques d’interruption.

Si certaines compétences peuvent être spécifiques à une carrière, les 13 moyens suivants peuvent accroître notre efficacité au travail, quel que soit le secteur d’activité.

13 façons d’améliorer l’efficacité au travail

1. Fixer des objectifs réalisables

Se fixer des objectifs est une bonne chose. C’est un moyen efficace d’améliorer notre efficacité au travail, car les objectifs façonnent nos actions et nos décisions. Cependant, tous les objectifs ne se valent pas.

En travaillant avec des entrepreneurs, j’ai constaté que beaucoup d’entre eux aiment se fixer des objectifs qui ne sont que des rêves déguisés. C’est Napoléon Hill qui a le mieux expliqué la différence entre les deux lorsqu’il a déclaré : « Les objectifs sont des rêves assortis d’une échéance. »

La clé pour fixer des objectifs est de se souvenir de l’acronyme S.T.A.G., qui signifie  » objectifs réalisables àcourt terme » , lemot clé étant « réalisable ». Les objectifs inatteignables, en revanche, conduisent à la déception. Un objectif doit également être clair afin que toutes les personnes concernées comprennent précisément comment l’atteindre.

2. Moins, c’est plus

Beaucoup d’entre nous sont obsédés par l’idée de tout faire – c’est presque comme si nous nous sentions obligés de nous assurer que tout n’est pas dans notre assiette. Récemment, j’ai regardé un épisode de MasterChef : The Professionals. Un chef ayant 20 ans d’expérience y créait des assiettes incroyables. Un seul problème : il y avait trop de choses dans l’assiette. En conséquence, le plat n’était pas homogène et cela lui a coûté sa place en demi-finale.

La leçon à en tirer est la suivante : parfois, il faut savoir s’arrêter. En en faisant moins, nous pouvons nous concentrer davantage sur les choses qui requièrent notre attention. Par conséquent, la qualité de ces choses s’améliore radicalement.

3. Faire une pause, se promener

Nos vies sont devenues de plus en plus sédentaires, et ce n’est pas une bonne chose. De nombreuses personnes sont assises devant des écrans d’ordinateur, collées à leur chaise pendant des heures – ce n’est pas bon pour la santé.

Selon la recherche, les longues heures passées assis ont été associées à plusieurs problèmes de santé. Il s’agit notamment de l’obésité et du syndrome métabolique, un groupe de maladies caractérisées par une tension artérielle élevée, une glycémie excessive, un excès de graisse autour de la taille et un taux de cholestérol dangereux[2]. Globalement, le risque de mourir d’une maladie cardiovasculaire ou d’un cancer semble augmenter en cas de position assise excessive ou prolongée^[2].

Faites donc des pauses et des petites promenades de temps en temps. Il est étonnant de constater à quel point une petite promenade toutes les 90 minutes environ peut améliorer notre efficacité au travail. Elle rafraîchit à la fois nos yeux, notre esprit et notre corps.

4. Le courrier électronique est notre ennemi

Dans un podcast, Brendon Buchard a partagé quelque chose que je n’ai jamais oublié. Il a dit : « Notre boîte de réception n’est rien d’autre qu’un système d’organisation pratique pour les agendas des autres ». Cela a changé la donne pour moi.

Il a ensuite expliqué que si nous ne faisions rien d’autre que de ne pas consulter nos courriels pendant les deux premières heures suivant notre réveil, nous améliorerions notre productivité de 30 %. Il n’y a rien de plus simple.

5. Créez votre espace

Ne mettez sur votre bureau que ce dont vous avez besoin ; enlevez tout ce qui n’est pas important. Avec le temps, les choses ont tendance à s’accumuler, ce qui peut nous distraire ou créer un sentiment d’accablement.

Un espace de travail désorganisé et encombré peut limiter votre capacité de concentration. Selon les chercheurs, le désordre physique peut avoir un impact négatif sur votre capacité à vous concentrer et à assimiler des informations. C’est pourquoi il est important de garder son environnement de travail bien ordonné et sans désordre.

Comment être plus efficace au travail ? Gardez votre bureau propre.

Lire la suite : Comment se libérer du désordre pour plus de bonheur et de productivité

6. Les notifications se comptent sur les doigts de la main

Selon un sondage Gallup, plus de 50 % des propriétaires américains de smartphones admettent consulter leur téléphone plusieurs fois par heure^[3].

Si vous n’êtes pas un chirurgien qui doit être de garde parce qu’il s’agit d’une situation de vie ou de mort, désactivez vos notifications. Nous sommes distraits en moyenne toutes les 4 minutes. Ces distractions sont de véritables tueurs de productivité, car elles nous font perdre le fil de nos pensées.

Selon une étude scientifique réalisée par Harvard, les gens passent 47 % de leur temps éveillé à se distraire^[4].

Un autre bon conseil est de vous déconnecter de vos comptes de médias sociaux. Ainsi, lorsque vous aurez envie de les consulter, vous serez peut-être influencé par le fait que votre page n’est pas si facilement accessible.

7. Développement personnel

Le développement personnel fait référence aux activités qui visent à améliorer les talents, le potentiel, l’employabilité et même la richesse d’une personne.

Jim Rohn avait l’habitude de citer ces sages paroles dans toutes ses conférences :

« Ne souhaitez pas que ce soit plus facile, souhaitez que vous soyez meilleur ».

C’est une chose que tout le monde devrait prendre en considération lorsqu’il s’agit de trouver des moyens d’accroître l’efficacité au travail. Plus nous acquérons d’expérience et de connaissances, plus les tâches deviennent faciles, c’est pourquoi nous devrions toujours travailler à l’amélioration de nos propres capacités.

8. La méditation

Alors que la plupart des gens pensent que la clé de la réussite d’une entreprise réside dans un marketing astucieux et des produits géniaux, on oublie souvent l’impact que le stress peut avoir sur nous. Je connais plus d’un millionnaire qui a plus qu’assez d’argent pour le reste de sa vie, mais cela a un prix : sa santé.

Le stress y est pour beaucoup, c’est pourquoi il est plus important que jamais de se changer les idées une fois par jour, de faire taire le bruit et de recalibrer nos pensées. La méditation est un excellent moyen de réduire le stress et de s’accorder du temps pour soi.

9. Utiliser la matrice d’Eisenhower

La plupart des gens ne sont pas paresseux ; le problème est qu’ils ne veulent pas faire ce qu’ils devraient faire. Au lieu de cela, ils passent une grande partie de leur journée à faire des activités qui leur donnent un sentiment d’accomplissement tout en ne progressant jamais vraiment dans ce qu’ils devraient faire.

La matrice d’Eisenhower est un outil qui permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

Voici comment se décompose la matrice :

• Urgent et important: tâches que vous devez accomplir vous-même immédiatement ou conversations et décisions que vous devez prendre rapidement.
• Non urgent et important: projets nécessitant une planification et une stratégie, mais qui peuvent être reportés à plus tard. Vous devrez toujours fixer une date limite pour ces projets et réserver du temps sur votre calendrier pour y travailler spécifiquement, mais vous n’aurez peut-être pas besoin de vous y atteler aujourd’hui.
• Urgent et pas important: tâches qui doivent être accomplies, mais que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre. Pensez à des fichiers, des documents ou des processus qui doivent être mis à jour – des tâches qui doivent être accomplies rapidement, mais qui n’exigent ni vous ni votre meilleur ingénieur.
• Pas important et pas urgent: Idées qu’il est préférable d’éliminer complètement de votre liste de choses à faire. Ou, à tout le moins, les tâches qui devraient être reportées jusqu’à ce que tous les autres éléments importants aient été cochés. Il peut s’agir de tâches « agréables », mais qui ne sont ni urgentes ni critiques.

10. Suivi du temps

L’une des principales erreurs commises par les gens est de penser qu’ils savent gérer leur temps, alors qu’ils n’ont jamais pris le temps d’analyser la manière dont ils utilisent leur temps.

L’une des premières choses que je demande à mes clients, c’est de faire un audit de leur temps à l’aide des meilleures applications de suivi du temps. Je veux savoir combien de temps ils passent et où. Cette démarche ouvre souvent les yeux des clients. Quelle que soit la façon dont nous pensons utiliser notre temps, nous pouvons toujours nous améliorer.

11. Le trajet

Nous passons beaucoup de temps dans nos voitures (ou nos trains, selon l’endroit où vous vivez). Qu’il s’agisse d’un voyage, d’un déplacement au travail, d’un rendez-vous avec un client ou d’un simple passage au supermarché.

Le temps de trajet moyen (aller et retour) aux États-Unis est de 52,2 minutes par jour, mais dans de nombreuses régions du pays, les conditions sont bien pires. Cela représente 4,35 heures par semaine passées à faire la navette en une seule semaine^[5].

Parfois, il ne s’agit que de 10 minutes, mais d’autres fois, c’est une heure – tout s’additionne. Nous passons un temps fou dans des véhicules que nous n’utilisons pas efficacement. Le temps de trajet est un temps d’apprentissage ; oubliez Taylor Swift et mettez Tony Robbins. Éteignez Metallica et essayez plutôt d’apprendre une langue ou d’écouter un podcast.

12. Séances de bachotage de 90 minutes

Darren Hardy est l’un des plus grands experts en productivité au monde. En tant qu’éditeur du magazine Success, il a interviewé des centaines d’entrepreneurs, d’athlètes et d’artistes parmi les plus performants. L’un des secrets qu’il m’a appris est ce que j’aime appeler le « sweet spot » de la productivité : 90 minutes.

Nous devons apprendre à concentrer notre énergie sur des « jam sessions » de 90 minutes – comme il aime les appeler – car elles nous permettent de rentabiliser au mieux notre énergie.

13. Le chiffre magique de l’efficacité est un

Se concentrer sur une seule tâche transformera votre productivité comme aucune autre. Malheureusement, la plupart d’entre nous ne réalisent pas à quel point nous ne sommes pas habitués à cela et pensent que le multitâche est la clé de la réussite. Le multitâche nous empêche de nous concentrer et notre efficacité au travail en souffre.

Des études ont montré que le fait d’essayer de faire plusieurs choses en même temps nuit à la productivité et que le passage d’une tâche à l’autre peut coûter jusqu’à 40 % du temps d’une personne. En effet, l’attention et la concentration sont constamment entravées par la nécessité de passer d’une tâche à l’autre^[6].

Si vous avez beaucoup de tâches à accomplir, déterminez vos priorités et consacrez suffisamment de temps à chacune d’entre elles. De cette façon, vous pouvez travailler sur ce qui est urgent en premier et disposer de suffisamment de temps pour accomplir le reste de vos tâches.

Le bilan

Augmenter votre efficacité au travail n’est pas une science exacte. En fait, c’est très simple.

C’est la simplicité qui fait trébucher les gens. Trop souvent, les gens cherchent de nouveaux jouets brillants alors que les réponses sont juste devant eux. Ces concepts ont transformé ma vie et celle de nombreux entrepreneurs dans le monde entier, et il serait stupide de ne pas leur accorder au moins une chance.

N’oubliez pas que, comme pour tous les concepts, il ne suffit pas de les appliquer une seule fois et d’attendre de grands résultats pour qu’ils se concrétisent. Mais au fil du temps, des concepts simples appliqués de manière répétée peuvent donner des résultats incroyables.

Crédit photo : XPS via unsplash.com