Combien de temps passez-vous chaque jour à gérer vos courriers électroniques ? 30 minutes ou quelques heures ?
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Bien que les courriels soient destinés à faciliter la communication, je soupçonne qu’ils deviennent parfois contre-productifs parce que nous passons tellement de temps à gérer notre boîte de réception ! Prenons l’exemple suivant :
- Vous arrive-t-il de cliquer sans cesse sur votre boîte de réception, alors que vous l’avez consultée il y a à peine 5 minutes ?
- Passez-vous beaucoup de temps à gérer vos courriers électroniques au quotidien, par exemple en recherchant les courriers passés, en les triant, en les organisant et en supprimant les anciens courriers ?
- Vous arrive-t-il souvent d’accorder la priorité aux courriels plutôt qu’à l’accomplissement de tâches concrètes ?
- Y a-t-il des jours où vous passez plus de temps dans votre boîte de réception qu’à faire du bon travail ?
En fin de compte, un courriel n’est qu’un outil qui vous permet d’accomplir vos tâches. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour améliorer la gestion de votre courrier électronique :
13 conseils pour améliorer votre gestion des courriels
1. Traitez votre courrier une fois par jour
Selon une enquête menée par Adobe, les travailleurs américains passent au total 5 heures de leur journée à consulter leurs courriels, qu’ils soient personnels ou professionnels[1].
L’experte en organisation préférée d’Oprah est une femme appelée Julie Morgenstern, auteur de Never Check Email in the Morning : And Other Unexpected Strategies for Making Your Work Life Work.
Selon Morgenstern, le fait de consulter son courrier électronique dès le matin en arrivant au bureau est problématique, car cela peut créer un faux sentiment d’accomplissement. Vous répondez à 40 courriels et vous avez l’impression d’avoir fait beaucoup de travail, mais en réalité, il vous reste probablement des piles de paperasse, des réunions et des appels téléphoniques à passer. Répondre aux courriels est essentiel pour faire votre travail, mais ce n’est pas toujours quelque chose qui vous rapporte activement de l’argent, à vous ou à votre entreprise.
Même si je consulte mon courrier plusieurs fois par jour pour être au courant (au cas où il se passerait quelque chose de bizarre, comme une panne de mon site web, ou s’il y avait une demande urgente), je ne le traite pas immédiatement. Je ne le fais qu’une fois par jour, soit en début de journée, soit le soir.
Ce qu’il faut faire :
Réservez une plage horaire quotidienne pour traiter vos courriels. Si vous n’avez pas terminé dans ce laps de temps, continuez le lendemain. Donnez la priorité aux messages les plus importants et laissez tomber les autres.
Si vous occupez un poste de travail où vous recevez beaucoup de courriels urgents, vous pouvez tout de même mettre ce principe en pratique. L’important est de ne pas laisser le courrier électronique envahir votre vie. Rappelez-vous qu’il s’agit d’un outil qui vous aide à faire votre travail, et non du travail lui-même.
2. Donner la priorité à 20 % des courriels et en reporter 80 %.
Tous les courriels ne sont pas identiques. J’aime la règle des 80/20 parce qu’elle s’applique à tous les domaines de notre vie, y compris les courriels. La règle des 80/20 est l’idée selon laquelle 20 % des apports sont responsables de 80 % des résultats dans une situation donnée. Par conséquent, pour être efficace, nous devons nous concentrer sur 20 % des apports qui conduisent à 80 % des résultats. De même, nous devrions nous concentrer sur 20 % des courriels à forte valeur ajoutée qui produisent un maximum de résultats.
Mes 20 % d’e-mails sont ceux qui me permettent de faire une nouvelle percée dans mon travail. Il peut s’agir de demandes de la part des médias, d’interviews, d’opportunités de réseautage, de pistes commerciales, d’opportunités de conférences et d’autres choses qui me permettent d’atteindre mes 20 % d’objectifs professionnels. Mes 20 % d’e-mails incluent également les personnes qui ont investi dans mon travail, comme mes clients de coaching individuel, mes engagements en tant que conférencier et les lecteurs qui ont acheté mes cours et mes produits. Enfin, les correspondances avec mes bons amis entrent également dans cette catégorie.
Tout le reste est envoyé dans le courrier à 80 %.
Ce qu’il faut faire :
Pour les 20 % de courriels, accordez-leur une priorité importante. En général, j’y réponds immédiatement (surtout s’ils répondent à la règle des 1 minutes du point 9) ; sinon, j’y réponds dans un délai de 1 à 3 jours. Pour 80 % des courriers, je mets plus de temps à répondre, voire je ne réponds pas (voir point 4).
3. Avoir un dossier « Réponse avant le XXème jour ».
Classez le courrier qui nécessite une réponse dans un dossier « Répondre avant XX jours », XX étant le jour de la semaine.
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Ce qu’il faut faire :
Fixez trois jours par semaine pour répondre aux courriels. Je réponds le mardi, le jeudi et le samedi, ce qui me permet de ne pas être obligé de répondre immédiatement dès que je reçois le courrier. Je le lis, j’en prends acte mentalement et j’y réfléchis jusqu’à ce qu’il soit temps de répondre (en moyenne 3 à 8 jours à compter de la réception du courrier).
4. Réalisez que vous n’avez pas besoin de répondre à tous les courriels
Malgré ce que vous pensez, vous n’êtes pas obligé de répondre à tous les courriers. Parfois, l’absence de réponse après un certain temps peut également être considérée comme une réponse en soi.
Je reçois un grand nombre de courriers de lecteurs et, pendant un certain temps, j’avais l’habitude de répondre à tous les courriers qui m’arrivaient. Cela ne m’apportait rien. Je passais toute la journée à répondre au courrier et, à la fin de la journée, j’étais épuisé, incapable de faire du vrai travail. Il est intéressant de noter que la plupart des courriers auxquels je réponds ne reçoivent jamais de réponse (pas même un accusé de réception ou un remerciement), même lorsque je pose des questions de suivi pour les aider davantage.
Je soupçonne que la moitié du courrier n’est pas lu, et que l’autre moitié est constituée de courriels que les gens envoient de manière impulsive, et dont les réponses n’ont pas vraiment d’importance. Quoi qu’il en soit, je me suis rendu compte qu’il était beaucoup plus efficace d’utiliser ce temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme travailler sur des produits à forte valeur ajoutée et riches en contenu, soutenir mes clients de coaching 1-1, de nouveaux projets et écrire de nouveaux articles.
Ce qu’il faut faire :
Ne vous souciez pas trop de répondre à chaque courrier. Répondez si cela vous aide, mais si le coût de la réponse ne l’emporte pas sur les avantages, cela ne vaut peut-être pas la peine de s’en préoccuper. Laissez faire et les choses s’arrangeront d’elles-mêmes avec le temps.
5. Créez des réponses types si vous envoyez souvent des réponses similaires
Si vous regardez votre dossier d’envoi, vous trouverez probablement une tendance dans les messages auxquels vous répondez. Le courrier que je reçois sur mon site peut généralement être classé dans l’une de ces quelques catégories :
- Retour d’information / courrier de remerciement
- 1-1 Coaching
- Demandes de critiques de livres/produits
- Demandes d’intervention
- Autres
Pour les points un et deux, j’utilise des modèles que j’ai rédigés à l’avance et que j’utilise dans mes réponses. Au fur et à mesure que je réponds, je les personnalise en fonction des besoins du courrier original. Cela m’a permis de gagner énormément de temps par rapport à l’époque où je rédigeais des courriels à partir de rien.
Ce qu’il faut faire :
Examinez vos réponses aux courriels et composez différents modèles pour les avoir à portée de main.
6. Ne lire que les courriels pertinents
Je suis abonnée à plusieurs lettres d’information, notamment sur le fitness, le développement personnel, les blogs et les affaires, mais je ne lis pas tous les courriels qu’elles m’envoient. Je ne les supprime pas non plus, car je sais qu’ils contiennent des informations précieuses. Au lieu de cela, je configure Gmail pour qu’il les archive automatiquement dans différentes étiquettes (dossiers).
Les courriels concernant les blogs sont archivés dans le dossier blogs ; les courriels concernant la forme physique sont archivés dans le dossier santé et forme physique, et ainsi de suite. À l’heure actuelle, j’ai environ 30 dossiers. Je ne les consulte que lorsque je souhaite obtenir davantage d’informations sur le sujet.
Ce qu’il faut faire :
Vous n’avez pas besoin de lire tous les courriers qui vous parviennent. Choisissez et sélectionnez ce qui est pertinent pour vous.
7. Structurez vos messages électroniques en catégories
Les dossiers (ou étiquettes, si vous utilisez Gmail) sont là pour vous aider à organiser vos courriels. Tout d’abord, utilisez un système de dénomination adapté à vos activités. Si vos priorités actuelles sont l’écriture d’un livre et la perte de poids, nommez vos dossiers en conséquence. Deuxièmement, utilisez une structure hiérarchique.
Ce qu’il faut faire :
Les dossiers de premier niveau correspondent aux grandes catégories, les dossiers de deuxième niveau aux sous-catégories, et ainsi de suite. Par exemple, j’ai « Admin » comme dossier de premier niveau et « Back-Up », « Accounting », « Accounts », etc. comme dossiers de second niveau. Si nécessaire, j’ai des dossiers de troisième niveau pour les segmenter davantage. Gmail dispose d’un module complémentaire qui vous permet d’utiliser différentes étiquettes de niveau (Paramètres > Labs > Étiquettes imbriquées).
L’utilisation de filtres (#8) pour organiser le courrier en dossiers fonctionne automatiquement à merveille.
8. Utiliser des filtres
Actuellement, mon Gmail dispose d’environ 20 filtres différents pour différentes adresses électroniques, titres d’objet, corps de texte, etc. En fonction du filtre, le courrier est automatiquement trié dans un dossier ou archivé. Cela minimise le nombre d’actions administratives que je dois effectuer.
Ce qu’il faut faire :
Les filtres sont des outils qui vous aident à trier automatiquement le courrier lorsqu’il arrive dans votre boîte aux lettres. Deux éléments de base sont nécessaires pour un filtre : le terme à rechercher et l’action à appliquer en cas de correspondance avec le terme.
9. Utiliser la règle des 1 minutes pour répondre
S’il faut moins d’une minute pour répondre, répondez-y immédiatement et archivez-le. Ne le laissez pas traîner dans votre boîte aux lettres pendant des heures. Cela vous demandera encore plus d’efforts de le laisser traîner dans votre esprit et de vous rappeler constamment que vous devez y répondre.
Ce qu’il faut faire :
Respectez le délai d’une minute lorsque vous répondez, afin de ne pas prendre plus de temps que nécessaire. Cela m’aide à traiter de grandes quantités de courrier en peu de temps.
10. Fixer une limite de temps
Au-delà de la règle de la minute, limitez le temps total que vous passez dans votre boîte de réception. La prochaine fois que vous consulterez votre courrier, chronométrez-vous. Voyez combien de temps il vous faut pour traiter, lire, répondre et trier votre courrier. Demandez-vous ensuite si ce temps est bien utilisé. Il y a de fortes chances que la majeure partie de ce temps n’ait servi à rien.
Il arrive que vous receviez des courriels d’une longueur alarmante. Parcourez-les, voyez s’ils sont pertinents pour vous et traitez-les en conséquence.
Ce qu’il faut faire :
Répondez si nécessaire (et utilisez la règle de la minute) ; archivez-le si vous n’avez pas l’intention d’y répondre. Si vous avez l’intention de répondre, ne vous sentez pas obligé de renvoyer un long message simplement parce que la personne a écrit un long message. La dernière chose que vous souhaitez, c’est un échange d’essais par courrier électronique, qui vous fera tomber par inadvertance dans un trou noir de courrier électronique. Connectez-vous à votre boîte de réception, faites ce que vous avez à faire et sortez immédiatement.
Fixer des limites de temps pour les tâches nous permet de nous concentrer davantage sur la tâche et de mieux utiliser notre temps[2].
11. Se désabonner (impitoyablement) de ce que vous ne lisez pas
Au cours de votre navigation sur le web, vous vous êtes probablement inscrit à un grand nombre de bulletins d’information et de flux de données sur un coup de tête, et vous vous en êtes désintéressé par la suite. Si vous vous apercevez que vous supprimez régulièrement le courrier de vos abonnements, c’est le signe que vous devriez vous désabonner immédiatement.
Ce qu’il faut faire :
Fixez un moment précis dans la semaine et passez en revue votre boîte de réception avec l’intention de vous désabonner.
12. Utiliser les raccourcis clavier
Vous devriez prendre l’habitude d’utiliser des raccourcis clavier, du moins tant que vous travaillez dans le domaine des technologies de l’information. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps sur les courriels et pourrez utiliser ce temps pour faire quelque chose de créatif.
Ce qu’il faut faire :
Si vous souhaitez rédiger un courriel sans appuyer sur le bouton de composition, il vous suffit d’appuyer sur les touches de raccourci appropriées, ce qui devrait faire l’affaire.
13. Un message instantané vaut mieux qu’un courrier électronique
Vous me direz peut-être que je manque de professionnalisme en recommandant la messagerie instantanée (IM) plutôt que les courriels professionnels. Mais si l’envoi d’une messagerie instantanée peut vous épargner le casse-tête d’un long courrier électronique, n’est-ce pas préférable ?
Ce qu’il faut faire :
Si quelqu’un vous demande un peu d’aide, il est parfois préférable d’envoyer un message instantané plutôt qu’un courrier électronique formel. Google propose cette fonctionnalité dans sa boîte aux lettres électronique.
Dernières paroles
Faire défiler des courriels peut prendre une grande partie de votre temps au quotidien. Cependant, en essayant les conseils mentionnés ci-dessus, vous pouvez gérer efficacement vos courriels, économiser le temps inutile que vous perdez à les parcourir et investir ce temps dans quelque chose de plus productif.
Crédit photo : Sigmund via unsplash.com