À notre époque, il semble qu’il n’y ait jamais assez de temps pour tout faire. Si les bavardages avec les collègues ou les réunions improductives semblent être les activités les plus courantes considérées comme des « pertes de temps », il existe d’autres habitudes et activités quotidiennes qui consomment également notre temps et diminuent notre productivité au travail.
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La plupart des activités considérées comme des pertes de temps ne sont que des routines qui n’ont que peu ou pas d’effet positif sur la vie. Il s’agit également d’occupations qui nous donnent l’impression d’être productifs sans pour autant nous faire progresser.
Que vous travailliez à domicile, au bureau ou de manière hybride, voici quelques habitudes qui vous feront perdre du temps.
La science derrière les habitudes de ceux qui perdent leur temps
Selon le dictionnaire de Cambridge, un gaspilleur de temps est « quelqu’un qui fait perdre du temps à une autre personne en faisant quelque chose qui n’aboutit pas à un bon résultat ». En d’autres termes, un gaspilleur de temps est une activité ou une personne qui nous empêche d’être productif[1].
Les pertes de temps peuvent prendre de nombreuses formes, du défilement sur les médias sociaux aux réunions improductives. Et bien que nous ayons tous des déclencheurs différents pour la perte de temps, il y a des coupables communs.
L’une des pertes de temps les plus courantes est le multitâche. Lorsque nous essayons de faire deux choses à la fois, notre cerveau travaille plus durement – et moins efficacement – que si nous nous concentrions sur une seule tâche. Cela peut entraîner des erreurs et une baisse de productivité pouvant aller jusqu’à 40 %[2].
Le perfectionnisme est une autre source fréquente de perte de temps. Essayer de répondre à des normes irréalistes peut nous amener à passer des heures sur des tâches qui auraient pu être accomplies plus rapidement et plus facilement. Cela peut également menacer le climat positif de l’équipe et nuire à la réussite du projet[3].
Selon certains experts, notre tendance à perdre du temps peut s’expliquer par des raisons psychologiques. Les personnes atteintes de TDAH peuvent avoir des difficultés à se concentrer sur des tâches et être plus enclines à s’engager dans des activités qui leur procurent une gratification immédiate. La procrastination peut également être un signe d’anxiété ou de dépression. Si vous perdez souvent du temps et que cela affecte votre capacité à fonctionner dans la vie quotidienne, il peut être utile d’en parler à un médecin.
Les 12 pertes de temps les plus courantes sur le lieu de travail
Dans un monde où tout va très vite, il est facile de tomber dans le piège de la perte de temps au travail. Qu’il s’agisse de consulter ses courriels personnels, de naviguer sur les médias sociaux ou de discuter autour d’une fontaine à eau, les distractions potentielles sont nombreuses.
1. Des collègues bavards
Les collègues bavards peuvent être un véritable frein à la productivité et ils perturbent souvent la concentration et l’attention. L’un des moyens de faire face aux collègues bavards est de bloquer le temps. Il s’agit de réserver des périodes spécifiques pour des tâches et d’informer les collègues que vous n’êtes pas disponible pendant ces périodes.
Vous pouvez ainsi minimiser les interruptions et maximiser votre productivité.
2. La désorganisation
L’impact de la désorganisation peut être encore plus important pour les travailleurs à domicile, qui ont souvent du mal à maintenir une séparation entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle. Les espaces de travail désordonnés peuvent surcharger nos sens de stimuli excessifs, ce qui rend la détente difficile et amplifie le stress[4]. [4]
Non seulement vous perdez du temps à essayer de vous recentrer, mais vous perdez aussi un temps précieux à chercher les éléments dont vous avez besoin pour votre travail.
3. Prouver que vous travaillez
Une étude récente a montré que les travailleurs à distance passent plus de temps à prouver qu’ils travaillent qu’à travailler réellement ; environ un tiers des employés ont l’impression que la pression est plus forte pour qu’ils soient plus visibles auprès de leurs responsables et de leurs dirigeants lorsqu’ils travaillent à domicile [5].
Ce « théâtre de la productivité » prend la forme de longues heures de travail, d’une communication excessive et d’un barrage constant de mises à jour. S’il est compréhensible que les cadres veuillent savoir si leur équipe progresse, cette culture du contrôle permanent peut s’avérer destructrice et contre-productive.
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Cette situation s’explique également par le fait que les employés ne veulent pas se voir retirer la possibilité de travailler à domicile.
4. Réunions inutiles
La plupart des gens ont connu la frustration d’assister à une réunion longue et inutile. Dans le monde des affaires actuel, où tout va très vite, le temps est toujours compté et il peut être difficile de justifier de passer des heures dans une réunion qui aurait pu être facilement gérée par courrier électronique.
70 % des réunions empêchent les employés de travailler sur les tâches à accomplir, ce qui freine leur progression, et les employés passent au moins quatre heures par semaine à se préparer pour les réunions de mise à jour[6].
5. Médias sociaux et autres distractions en ligne
Les médias sociaux et autres distractions en ligne constituent un énorme problème pour de nombreuses personnes. On estime que les gens passent environ deux heures et vingt-sept minutes par jour sur les médias sociaux, et ce chiffre ne fait qu’augmenter[7]. Non seulement ce temps perdu nuit à la productivité, mais il peut également entraîner des problèmes de santé mentale tels que l’anxiété et la dépression.
Des études ont montré qu’une personne moyenne passe environ deux heures par jour à surfer sur l’internet pour des raisons personnelles. Cela signifie qu’au cours d’une année, 500 heures sont perdues à naviguer sur le web[8].
6. Vérification des courriels
Il est facile de se laisser entraîner dans le cycle constant de vérification et de réponse aux courriels. Alors que notre culture d’entreprise évolue et que le travail à distance est courant, 86 % des professionnels utilisent le courrier électronique comme méthode de communication privilégiée[9].
7. Multitâches
Que nous jonglions avec nos responsabilités professionnelles et familiales ou que nous essayions simplement de nous divertir pendant un long trajet, le multitâche est devenu la norme. Mais si le multitâche peut nous aider à nous sentir plus productifs, des recherches récentes suggèrent qu’il peut entraîner une baisse des performances.
La prochaine fois que vous vous sentirez dépassé par tout ce que vous avez à faire, essayez de vous concentrer sur une seule chose à la fois. Vous constaterez peut-être que vous en ferez plus en moins de temps et avec moins de stress.
8. Absence de délégation
Souvent, nous ne déléguons pas parce qu’il est difficile de faire confiance à d’autres personnes pour accomplir une tâche aussi bien que nous pourrions le faire nous-mêmes. Il se peut que nous ayons eu de mauvaises expériences dans le passé où quelqu’un n’a pas effectué la tâche correctement, ou peut-être que nous aimons simplement avoir le contrôle. Cela peut également être dû au besoin d’être perfectionniste, ce qui réduit notre efficacité en tant que membre d’une équipe.
Quelle qu’en soit la raison, le fait de ne pas déléguer peut nous causer beaucoup de stress. Une bonne façon de commencer à déléguer est de confier des tâches simples à des personnes en qui vous avez confiance.
9. Prendre en charge les tâches d’un autre collègue
Le travail d’équipe est fortement encouragé dans un environnement professionnel, mais le fait d’assumer une charge de travail excessive peut en fait nuire à la productivité. S’il est vrai que le fait de s’acquitter de temps à autre de cette tâche renforce la camaraderie au sein de l’équipe, il est important de fixer une limite lorsque vous avez l’impression de vous surmener ou de ne pas progresser dans vos tâches. Finissez ce que vous pouvez et n’essayez pas de mordre plus que vous ne pouvez mâcher.
10. Micromanagement des employés
Personne n’aime être microgéré. C’est démotivant, humiliant et un moyen infaillible d’étouffer la créativité et l’innovation. Et pourtant, nous sommes nombreux à avoir fait l’expérience, à un moment ou à un autre de notre carrière, de la réalité écrasante de travailler pour un micro-manager.
Le micromanagement est un style de leadership inefficace et l’un des principaux responsables de la perte de temps au travail. Qu’il s’agisse d’un patron qui plane constamment sur nos épaules ou d’un collègue qui ressent le besoin de peser sur la moindre décision, les micro-managers peuvent faire de notre vie professionnelle un véritable cauchemar.
11. Ne pas organiser les tâches à l’avance
L’un des principaux facteurs de perte de productivité au travail est le fait de ne pas prendre le temps d’organiser les tâches à l’avance. Selon une étude récente, les employés passent en moyenne au moins deux heures par jour (25 % de leur semaine de travail) à chercher les documents, les informations ou les personnes dont ils ont besoin pour faire leur travail[10].
En vous organisant à l’avance, vous serez mieux préparé à l’approche des échéances et votre travail se fera sans précipitation.
12. Travail occupé
Le travail occupé est défini comme un travail qui semble généralement productif ou d’une valeur intrinsèque, mais qui ne fait qu’occuper l’individu. L’organisation de documents, les courses et le codage couleur des feuilles de calcul en sont des exemples courants.
La raison pour laquelle nous nous laissons souvent tenter par le travail intensif est qu’il peut nous donner l’impression d’être productifs alors que nous n’accomplissons rien de significatif. C’est particulièrement vrai dans le monde des affaires, où la pression pour paraître occupé et productif peut être intense.
Cependant, une activité trop intense peut conduire à l’épuisement et nous empêcher de nous concentrer sur les tâches importantes. C’est pourquoi il est important d’abandonner la mentalité d’occupation et de se concentrer sur la qualité plutôt que sur la quantité.
Des outils surprenants qui stimulent la productivité et qui sont considérés comme des pertes de temps
Il est facile de tomber dans le piège de penser que tout ce qui ne fonctionne pas est une perte de temps. Pourtant, il existe un certain nombre d’activités qui peuvent stimuler votre productivité, même si elles semblent vous éloigner de votre travail.
1. Écouter de la musique en arrière-plan
Selon une étude, écouter de la musique en arrière-plan peut aider à améliorer la concentration et la productivité. Ce que l’on appelle « l’effet Mozart » fait référence à la découverte que la musique classique peut aider à stimuler les capacités cérébrales, en particulier dans le domaine du raisonnement spatial[11].
Les scientifiques pensent que cela est dû au fait qu’écouter de la musique et raisonner dans l’espace sont des tâches connexes qui utilisent certaines des mêmes régions du cerveau. Par conséquent, écouter de la musique en travaillant sur une tâche peut aider à améliorer la concentration et les performances.
Bien que l’effet Mozart soit plus prononcé avec la musique classique, d’autres genres peuvent également être bénéfiques. Si vous avez besoin d’un petit coup de pouce pendant que vous travaillez sur un projet difficile, pensez à mettre de la musique en fond sonore.
2. Temps d’arrêt
Ce n’est un secret pour personne que le stress peut avoir un impact négatif sur notre santé, tant mentale que physique. Mais ce que beaucoup de gens ne réalisent pas, c’est que même un petit temps d’arrêt peut contribuer à atténuer le stress et à améliorer notre bien-être général.
Selon une étude récente, six minutes de lecture seulement peuvent réduire le niveau de stress de 68 %.[12] Et bien que faire de l’exercice à l’heure du déjeuner puisse sembler être une source de stress supplémentaire, les recherches montrent que l’exercice en milieu de journée peut contribuer à réduire le stress sur le lieu de travail.
Alors, la prochaine fois que vous vous sentirez débordé, faites une pause et faites quelque chose que vous aimez. C’est peut-être la clé qui vous permettra d’augmenter votre productivité.
3. Partir en vacances
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les vacances peuvent avoir des effets si positifs sur les carrières. Tout d’abord, les vacances constituent une pause bien nécessaire dans la vie professionnelle. Cela peut contribuer à réduire le stress et l’épuisement professionnel, ce qui peut à son tour améliorer la concentration et la clarté mentale.
Les vacances offrent également l’occasion de se ressourcer et de se réinitialiser, ce qui peut vous donner l’énergie nécessaire pour relever les défis à venir. En outre, prendre du temps libre peut vous aider à avoir une nouvelle perspective sur votre travail et à trouver de nouvelles façons d’aborder des problèmes familiers.
Si vous vous sentez coupable de ne pas prendre de vacances, ne le soyez pas ! Les avantages sont évidents : les vacances peuvent vous rendre plus heureux, en meilleure santé et plus performant.
Outils pour mieux gérer son temps au travail
Dans le monde actuel où tout va très vite, il est plus important que jamais de gérer son temps de manière judicieuse. Heureusement, il existe un certain nombre d’applications utiles qui peuvent vous aider à rester sur la bonne voie.
1. La forêt
Application d’amélioration personnelle, Forest suit et limite votre utilisation des médias numériques. Telle une baby-sitter numérique, elle vous aidera à faire ce que vous avez à faire. L’objectif de ce programme est de vous encourager à effectuer une activité à la fois et de vous empêcher d’utiliser d’autres applications.
L’application est simple et procure un sentiment de satisfaction et de récompense lorsque la tâche est accomplie sans distraction. Son édition premium vous permet de suivre les résultats des membres de votre équipe tout en plantant des arbres ensemble. Vous pouvez également définir une période autorisée pour certaines applications en les ajoutant à la liste des applications autorisées à être utilisées pendant cette période.
2. La liberté
L’internet est un énorme obstacle à la pensée productive et innovante. Bien que les médias sociaux aient leur utilité pour la recherche et le divertissement, il est difficile d’accomplir un véritable travail si vous continuez à être détourné pour vérifier vos flux (qu’il s’agisse de Facebook, Twitter, Instagram ou même du courrier électronique).
L’application Freedom fonctionne essentiellement comme une zone sans distraction. Elle fonctionne comme un réseau privé virtuel (VPN) qui se superpose à votre réseau actuel et empêche l’accès à des sites web spécifiques à des intervalles prédéterminés. Une fenêtre contextuelle verte s’affiche chaque fois que vous tentez d’accéder à un site web potentiellement distrayant sur votre PC ou votre appareil mobile.
Une fois que vous avez fait votre choix et que vous l’avez confirmé, vous devez redémarrer l’ordinateur ou attendre que le temps imparti soit écoulé avant de pouvoir accéder à nouveau à l’ordinateur.
3. Notion
Bien qu’il ait le potentiel de concurrencer Evernote, le logiciel de prise de notes Notion n’en est qu’à ses débuts. Il prétend être à la fois un outil de prise de notes et un organisateur de tâches, mais il ne dispose pas d’une interface directe pour ces deux fonctions. Toutefois, pour les débutants, il peut s’agir d’une excellente application de gestion des tâches.
4. L’étincelle
Spark est un client de messagerie puissant qui peut être téléchargé gratuitement pour l’iPhone et l’iPad. Il dispose d’une boîte de réception améliorée, de la possibilité de personnaliser les actions, d’une meilleure fiabilité des notifications et d’une connexion transparente avec le stockage en nuage et d’autres services.
Spark reste l’une des meilleures alternatives gratuites à Apple Mail, et sa dernière version consolide sa place au sommet avec de nouvelles fonctionnalités, notamment des actions personnalisables dans la barre d’outils, des avatars de contact et la prise en charge du mode sombre.
5. 1Mot de passe
1Password est considéré par beaucoup comme un excellent gestionnaire de mots de passe grâce à son ensemble complet d’options de sécurité standard et avancées.
Vous pouvez créer autant de coffres-forts de mots de passe distincts que vous le souhaitez, et cela fonctionne sur n’importe quelle plateforme ou appareil.
L’enregistrement automatique et le remplissage de formulaires ne sont que quelques-unes des fonctions de gain de temps incluses dans 1Password, ainsi que le 2FA. Les coffres-forts peuvent également être utilisés pour stocker des documents et des notes de sécurité, ce qui en fait un système extrêmement flexible.
Conclusion
Les pertes de temps sont des activités telles que les corvées, les réunions inutiles et d’autres tâches. Il peut s’agir de n’importe quoi, du défilement inutile sur les médias sociaux aux tâches administratives sans intérêt. Le fait que vous puissiez être la proie de ces distractions ne fait pas de vous un mauvais artiste, homme d’affaires ou écrivain. Une fois que vous avez pris conscience de ce qui vous fait perdre du temps, vous pouvez prendre des mesures pour y mettre fin.
Crédit photo : Tristan Gassert via unsplash.com