On trouve des postes d’assistants administratifs dans presque tous les secteurs d’activité. Qu’il s’agisse de finance, d’exploitation minière, de droit, de cinéma ou de commerce de détail, ce poste peut être extrêmement exigeant et mérite certainement une certaine reconnaissance. Certains pourraient croire qu’il est facile d’être un assistant administratif, mais ce n’est pas le cas. Ce n’est pas le cas, car les assistants administratifs travaillent très dur. Ce sont des personnes instruites, qui ont une personnalité charmante et qui peuvent pratiquement tout faire.
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1. Ils peuvent être contraints de faire face à des personnalités difficiles
La plupart des assistants administratifs ont dû faire face à de nombreuses personnalités qui entrent et sortent de leur bureau. En général, ces personnes sont agréables, tandis que d’autres sont des bombes à retardement palpitantes de colère comprimée, prêtes à se déchaîner sur l’assistant administratif poli.
Lorsqu’il est confronté à une personnalité difficile, le personnel administratif a généralement un charme plein d’esprit. Il peut aider la personne échauffée à se calmer et à reprendre confiance dans l’entreprise, en lui faisant confiance et en la rassurant sur le fait que tout sera résolu dès que possible.
2. Ils peuvent être considérés comme des personnes de moindre importance
D’une manière ou d’une autre, le poste d’assistant administratif a été classé comme un poste de débutant dans la plupart des entreprises. Ce que la plupart des gens ne comprennent pas, c’est que le métier d’assistant administratif est une carrière professionnelle dans laquelle on peut exceller.
Les assistants administratifs sont tellement fiers de leur carrière, de leurs connaissances et de leur humilité qu’il leur est facile de balayer du revers de la main quiconque remet en question leur plan de carrière. Elles savent à quel point leur rôle est important et comment elles contribuent à la croissance de l’entreprise pour laquelle elles travaillent.
3. On peut s’attendre à ce qu’ils nettoient après tout le monde
On pourrait penser qu’avec un bureau rempli d’adultes, les gens sauraient comment nettoyer derrière eux. Le personnel administratif sait que son travail exige de nombreuses tâches d’éducation, mais il sait aussi qu’il a un problème lorsqu’il commence à trouver des peaux de banane laissées à l’abandon sur le sol de la salle de réunion.
Les assistants administratifs font face à des collègues malpropres en plaçant simplement des affiches et des panneaux reflétant l’absence d’éthique de leur collègue sur le lieu de travail. Ils n’interpellent pas toujours la personne directement, mais le message est clair : la vaisselle sale laissée sur le comptoir de la cuisine et les emballages de bonbons sur le sol ne seront pas tolérés.
4. On peut s’attendre à ce qu’ils réparent tout et n’importe quoi
Saviez-vous que les assistants administratifs sont également des techniciens informatiques ? On attend d’eux qu’ils résolvent les problèmes d’Internet, qu’ils connectent les employés aux imprimantes du réseau, qu’ils aident à l’utilisation des logiciels, puis qu’ils se remettent à classer des documents et à répondre à de multiples lignes téléphoniques. Sans parler du nombre de fois où ils ont dû transporter des sacs poubelles percés jusqu’à la benne à ordures, changer des bouteilles de toner qui explosaient dans le photocopieur, recharger des tampons encreurs et des stylos vides, sortir de vieilles boîtes de banquier d’un entrepôt poussiéreux, et bien d’autres choses encore.
Les assistants administratifs ne sont pas des plombiers, des électriciens ou des techniciens certifiés. Pourtant, ils trouvent un moyen de résoudre le problème grâce à leurs étonnantes compétences en matière de résolution de problèmes et à leurs aptitudes physiques.
5. On peut s’attendre à ce qu’ils sachent tout, même lorsqu’ils ne participent pas aux réunions et aux conversations privées.
Il y a des réunions et des conférences téléphoniques toute la journée, auxquelles ils ne participent pas. Pourtant, on attend d’eux qu’ils soient toujours au courant de ce qui se passe.
Bien qu’ils ne soient pas en mesure de prendre des décisions exécutives, ils disposent de plus d’informations que l’employé typique. Ils sont une plaque tournante de l’information. En effet, ils sont passés maîtres dans l’art de lâcher du lest, de poser les bonnes questions et de rassembler des éléments d’information pour obtenir les bonnes réponses. En fait, ils sont tous des détectives.
6. Ils peuvent être blâmés pour tout ce qui va mal
Il n’est peut-être pas le décideur, mais lorsque tout va mal, tous les doigts le désignent comme le coupable, ou du moins c’est à lui qu’incombe la responsabilité de résoudre le problème.
Pour éviter d’être accusé ou blâmé pour quoi que ce soit, l’assistant administratif consigne sa journée de travail. Ils notent tout et se créent une trace écrite systématique pour couvrir leur emploi du temps du début à la fin, juste en cas de contretemps inattendu.
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7. On peut s’attendre à ce qu’ils soient toujours disponibles
Il arrive que les assistants administratifs mangent en travaillant. Ils peuvent être en train d’avaler leur déjeuner lorsqu’un collègue leur parle d’une réunion à venir, d’une connexion Internet défaillante ou même de toilettes inondées.
Savoir faire la part des choses, c’est la moitié de la bataille, car certains collègues peuvent rendre une situation beaucoup plus urgente qu’elle ne l’est en réalité. Dans leur propre intérêt, les assistants administratifs apprennent à faire preuve de discernement en fonction de la situation. Ils seront toujours d’accord pour régler le problème, mais ils décideront parfois qu’après le déjeuner, cela leur conviendra mieux.
8. Leur bureau peut servir de décharge
Ils aiment avoir le sentiment d’avoir fait une grosse entaille dans leur pile de travail, mais s’ils s’éloignent un instant, ils sont sûrs d’être accueillis à nouveau par de la paperasse supplémentaire dans leur boîte de réception.
Pour faire face à l’afflux constant de travail, ils trient et gèrent tout dans des catégories qu’ils classent ensuite par ordre de priorité. Les assistants administratifs sont extrêmement organisés et savent comment maintenir un flux de travail productif pour gérer de grandes quantités de travail.
9. Ils ne peuvent pas avoir de vie privée
Le fait d’être l’assistant de presque tout le monde signifie que son bureau est un lieu de rencontre pour tous ceux avec qui il travaille. Il est le gardien des clés, des mots de passe, de la papeterie, des fournitures et du grand tiroir à bonbons.
Pour garder leur espace à eux, ils développent des maisons pour tous les biens de l’entreprise à l’extérieur de leur bulle personnelle. Tout ce qui est personnel est gardé loin dans un coin opposé, comme les clés de voiture, le portefeuille et le téléphone portable.
10. Ils peuvent manquer d’activité physique
Un jour, il y a trop de courriels et trop de paperasse qui s’empilent dans leur boîte de réception pour qu’ils puissent s’en détacher. Parfois, ils sacrifient même leur pause ou leur déjeuner pour terminer un travail.
Les assistants administratifs ont une très bonne éthique de travail : ils peuvent facilement effectuer plusieurs tâches à la fois et travailler plus dur pour trouver du temps supplémentaire dans leur journée pour une promenade rafraîchissante à l’extérieur.
11. Ils sont parfois la cible des plaisanteries du bureau
Lorsque les assistants administratifs commettent une erreur, ce qui peut arriver, ils sont parfois la cible de toutes les plaisanteries pendant le reste de la journée.
Pour faire face aux moqueries, ils se contentent de se joindre à tous les autres et de rire de leurs propres erreurs. Ils savent qu’être capable d’admettre ses défauts et d’en tirer des leçons est le signe d’un grand leadership.
12. ils peuvent être sous-payés et ne pas se sentir appréciés
Le statut d’un poste d’assistant administratif est discutable selon le point de vue où l’on se place. Avec la charge de travail d’une centaine de personnes, ils sont parfois payés comme s’ils étaient au bas de l’échelle.
Parfois, les employeurs sont eux-mêmes tellement occupés que le personnel administratif doit soulever la question d’une augmentation de salaire. Parfois, les employeurs oublient tout ce que leurs assistants administratifs ont fait pour l’entreprise, et ils devraient être appréciés régulièrement.
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