Vous sentez-vous constamment dépassé par la quantité de tâches que vous devez accomplir au travail ? Si c’est le cas, il est peut-être temps d’envisager des techniques de formation aux compétences organisationnelles.

Les compétences organisationnelles sont un atout. Elles vous permettent de structurer votre journée afin de respecter les délais, d’assister à toutes les réunions et même d’avoir suffisamment de temps pour prendre vos pauses (imaginez cela !). En tant que compétences transférables, elles peuvent également apporter une valeur ajoutée à votre vie personnelle.

Si le fait d’être organisé et de pouvoir donner le meilleur de vous-même au travail, même lorsque vous êtes submergé de tâches, vous semble attrayant, lisez ce qui suit.

Pourquoi avez-vous besoin d’une formation en compétences organisationnelles ?

Selon le dictionnaire de Cambridge, les compétences organisationnelles se rapportent à :^[1]

« la capacité d’utiliser son temps, son énergie, ses ressources, etc. de manière efficace afin d’atteindre les objectifs que l’on s’est fixés ».

Lorsque vous vous sentez débordé au travail (ou ailleurs), tout semble impossible. C’est pourquoi la formation aux compétences organisationnelles est cruciale. Les compétences acquises peuvent vous aider à surmonter le sentiment de défaite afin que vous puissiez reprendre le contrôle de vos tâches.

Les avantages des compétences organisationnelles

Les compétences organisationnelles vous permettent non seulement d’être mieux organisé, mais aussi d’être plus productif et plus efficace. Vous maîtriserez mieux vos tâches et serez en mesure d’accomplir plus de choses. Elles peuvent également réduire le niveau de stress, et moins de stress est synonyme d’un mode de vie plus sain.

Voici quelques exemples de compétences organisationnelles :

• Planification
• Établir des priorités
• Déléguer
• Gestion du temps
• Avoir le sens du détail

Comme nous l’avons déjà mentionné, si elles constituent un avantage majeur sur le lieu de travail, elles sont également précieuses dans votre vie personnelle.

Pensez-y, notre vie personnelle est également remplie de nombreuses tâches et activités. Qu’il s’agisse d’aller à la banque ou de faire des courses, ou encore d’effectuer des tâches ménagères telles que passer l’aspirateur ou sortir les poubelles, chaque responsabilité est en fait une tâche qui doit être accomplie pour que notre vie à la maison se déroule le mieux possible.

Comment apprendre les compétences organisationnelles

De nombreuses entreprises et organisations proposent des formations aux compétences organisationnelles, qu’il s’agisse d’un atelier, d’une présentation de l’entreprise, d’un cours de formation en ligne ou d’une conférence. Participer à ces événements est un excellent point de départ pour acquérir des compétences organisationnelles. Ensuite, bien sûr, vous pouvez vous fixer vos propres objectifs.

Pour la plupart des gens, les compétences organisationnelles ne sont pas naturelles. Heureusement, comme toute autre compétence, elles s’apprennent. Une fois que vous avez acquis la compréhension d’une compétence, plus vous la pratiquez, plus vous vous améliorez.

Si vous êtes totalement novice en la matière, le mieux est de commencer modestement. Fixez-vous un objectif, choisissez une chose que vous aimeriez améliorer et répétez-le régulièrement jusqu’à ce que cela devienne une habitude. Une fois que vous êtes sûr de pouvoir maintenir cette habitude, vous pouvez compléter votre objectif ou l’élargir.

Commencer modestement et ajouter progressivement des éléments au fur et à mesure que l’on progresse est une bonne chose, car cela peut garantir que l’on atteindra réellement ce que l’on s’est fixé comme objectif. Si vous plongez directement dans le grand bain, vous risquez d’être encore plus débordé qu’avant et de ne pas répondre complètement aux attentes.

S’entourer de personnes qui ont des comportements particuliers est une autre façon d’acquérir des compétences organisationnelles. Le fait d’avoir un chef d’équipe, un manager ou un chef d’entreprise très organisé peut grandement influencer vos propres actions et comportements.

10 techniques de formation aux compétences organisationnelles

Si vous vous êtes récemment senti débordé et stressé au travail, vous pourriez peut-être essayer l’une des techniques d’entraînement aux compétences organisationnelles suivantes. Elles pourraient vous aider à reprendre le contrôle, à vous concentrer sur vos tâches et à réduire votre niveau de stress.

1. Dresser une liste

Si vous vous sentez submergé par les tâches, la création d’une liste de choses à faire est idéale pour reprendre le contrôle des choses que vous devez faire.

En écrivant vos tâches par ordre d’importance (veillez à les classer par ordre de priorité !), vous visualiserez ce qu’il vous reste à faire.

Vous éprouverez également un sentiment de soulagement lorsque vous pourrez rayer une tâche de votre liste de choses à faire une fois qu’elle sera terminée !

2. Ne vous fiez pas à votre mémoire

Même si vous avez une mémoire surhumaine, il est toujours bon de tout noter.

Qu’il s’agisse des échéances d’un projet, des coordonnées d’un client ou du prix d’un produit, le fait de noter les choses peut servir de rappel pour ne pas oublier les éléments importants lorsque vous vous sentez débordé.

Et comme la plupart d’entre nous ont un smartphone à portée de main, vous n’êtes jamais loin d’un outil vous permettant d’écrire quelque chose.

3. Calendrier

Une grande partie de l’organisation consiste à savoir planifier, et une planification experte implique beaucoup d’horaires.

La planification va plus loin que la création d’une liste de choses à faire. Non seulement vous avez enregistré les choses que vous devez faire, mais vous avez également établi un calendrier pour les réaliser. Cela vous aide à développer vos compétences en matière de gestion du temps, car on attend de vous que vous coordonniez les tâches et les activités de manière à ce que les délais soient respectés et que tout soit fait à temps.

4. Apprendre à déléguer

Apprendre à déléguer des tâches est une compétence précieuse qui vous aidera à rester organisé. Non seulement cela allègera votre charge de travail, mais cela aiguisera vos compétences en matière de planification et d’établissement de priorités, car vous devrez apprendre quelles tâches doivent être effectuées par vous et quelles tâches peuvent être confiées à quelqu’un d’autre.

5. Éviter le multitâche

Si l’idée d’essayer d’accomplir plusieurs tâches simultanément peut sembler brillante, en pratique, c’est tout le contraire. Le multitâche est connu pour réduire votre productivité, car il diminue votre concentration et votre attention, ce qui rend les choses plus difficiles et plus longues à réaliser.

6. Minimiser les interruptions

Il est impossible de contrôler tous les aspects de votre environnement, mais cela ne fait pas de mal d’essayer. En réduisant au minimum les interruptions pendant votre travail, vous avez plus de chances de le mener à bien de la manière la plus efficace possible.

Investir dans un casque anti-bruit ou installer un bloc de médias sociaux sur votre bureau sont des exemples de moyens de réduire les distractions.

7. Réduire le désordre

La création d’un système de classement pour vos documents est une technique de formation remarquable en matière d’organisation. Que ce soit au travail ou à la maison, nous accumulons tous des documents dont nous n’avons peut-être pas besoin actuellement, mais que nous n’osons pas jeter au cas où nous en aurions besoin plus tard.

Un système organisé vous permet de retrouver les documents nécessaires à chaque fois que vous en avez besoin. Il permet également de les sauvegarder, ce qui réduit le risque de perdre quelque chose d’important. Ce système de classement s’applique aussi bien aux documents papier qu’aux documents numériques.

8. Organisez votre espace de travail

L’endroit où nous travaillons influence grandement notre façon de travailler. Si votre espace de travail est encombré et désordonné, il y a de fortes chances que vous travailliez de manière désorganisée.

Un espace de travail bien organisé vous permet d’être le plus productif possible. Vous ne perdrez pas de temps à chercher des objets qui ont été égarés et travailler dans un environnement sans désordre peut être apaisant pour votre esprit.

9. Débarrassez-vous de ce dont vous n’avez pas besoin

Le désordre est connu pour être un facteur de stress et d’anxiété.^[2] Si vous vous sentez déjà débordé, la vue du désordre peut accroître ce sentiment.

Se débarrasser des objets dont on n’a plus besoin permet d’assainir son environnement et, on l’espère, son esprit.

Vous en avez fini avec cette note autocollante? Jetez-la ! Votre boîte de réception est remplie à ras bord d’e-mails non lus ? Désabonnez-vous des lettres d’information que vous ne lisez plus ! Débarrassez-vous de tout ce dont vous n’avez plus besoin dans votre vie physique et numérique.

Voici un guide pour vous aider à désencombrer : Comment désencombrer votre vie et réduire le stress (Le guide ultime)

10. Ranger régulièrement

Lorsque vous travaillez, il est facile de laisser votre bureau en désordre. Vous êtes concentré sur votre travail et le rangement de votre bureau n’est probablement pas une priorité. Mais c’est une chose à laquelle il faut penser. En rangeant régulièrement votre bureau, vous éviterez que le désordre n’y prenne trop d’ampleur.

Qu’il s’agisse d’un petit nettoyage quotidien ou d’un grand nettoyage mensuel. Le fait de prendre conscience de l’importance du rangement et de l’intégrer à votre routine vous aidera à rester organisé et moins stressé.

Le bilan

Les compétences organisationnelles vous permettent de reprendre le contrôle de vos tâches lorsque vous vous sentez débordé et d’être plus performant au travail. Elles peuvent vous rendre plus productif, plus efficace et, bien sûr, plus organisé.

N’oubliez pas qu’elles ne sont pas seulement utiles au travail ! Parce qu’elles sont transférables, elles peuvent être bénéfiques dans d’autres domaines de votre vie. Et vraiment, il n’y a pas de mal à être organisé à la maison et dans sa vie sociale, ainsi qu’au travail.

Crédit photo : Jeff Sheldon via unsplash.com